如何做一名優秀的高校教學秘書

摘要： 高校教學秘書的現狀如何？高校教學秘書工作在整個教學過程中重要性如何，現實中如何做好一名合格的教學秘書?本文從這三個方面講述了現在高校教學秘書的特點。

關鍵詞： 高校 教學秘書 重要性 素質

高校教學秘書是聯系院領導和師生、院與學校關系之間的紐帶，是各種信息加工處理的一個中心，起著上連下接、反饋信息、出謀獻策和服務師生的作用。［１］作為一名高校教學秘書，應該認清現狀，定位好自己的位置，做好自己的本職工作。

一、高校教務秘書的工作現狀

1.高校教務秘書在實際工作中，并不被重視。主要體現在人員的配備上，比其他的教師學歷要求要低。工作晉升，學習的機會也比同學歷的人員要少。［２］

2.對于高校教學秘書的工作評價，也總是高校教學秘書只是做一些簡單的復印、打印、收發文件的工作，認為是一項任何人都能勝任的工作。

3.教學秘書是基層的教學管理人員，有一定的處理事務的要求。而實際上，教學秘書有責而無權，職責權無法統一，只是“做事”不是“管理”，所以很多工作很難到位。［３］

二、高校教學秘書的重要性

1.在實際操作過程中，高校教學秘書并不僅僅是做一些簡單的事務性工作，更要從事教學計劃實施過程中的常規管理工作。例如在開學初，要聯系各系、專業部落實各項教學工作：教學計劃的制定、審核、落實，任課任職的安排，老師、學生教材的征定。在期末的時候，又要聯系好各專業部做好期末考試的安排工作。在平時的工作中，更要做好排課、學生選課等各項工作。

2.高校教學秘書在學期中還要維護好正常的教學秩序：教師的調課、學生的各類證書的報名工作、畢業班級學生畢業證書的網上核對、教師課時費用的核算、多媒體教室的借用和調用，等等。各種事情繁雜而瑣碎。

3.期末的時候，在各老師都已經放假了，教學秘書還必須把本學期的所有資料進行歸檔、存放：包括學生的考試試卷、教師的聽課筆記、點名冊、各課程組的活動記錄。所有這些必需按照專業、年份進行歸檔。

總之，教學秘書從開學初直至期末，一直緊緊圍繞為教學服務、為師生服務這一中心環節，負責處理具體的教學事務，保證教學活動的正常開展。

三、如果做一名優秀的教學秘書

1.文化素質

文化素質，顧名思義就是一個人的文化底蘊和專業素質。它不僅僅體現在一個人學識學歷，同時作為一個專業的高校教學秘書，更應具備跟本職工作相關的專業知識。即平常意義上講的作為一個秘書所應該具備的知識；不僅僅要有秘書的專業知識，而且要知道所服務對象的專業知識。比如，你們學校有計算機專業，那平常的排課、排考、選課等工作中就會碰到與計算機相關的知識。作為一名合格的高校秘書，也必須相應懂得一些這方面的知識。

2.能力素質

（1）溝通能力。作為一名高校教學秘書，所要接觸的人上至學院領導，下到學生，整個學院的方方面面都有可能接觸到。所以必須要求高校教學秘書有較強的交流、溝通能力。在書面表達上，能清晰、清楚、簡明地傳達通知，能整理出嚴謹、概括的報告。在口頭表達上，要能簡潔、準確、生動、流暢地傳達意見。

（2）應變能力。在整個教學過程中，會不時有突發事件的發生，然而這時候匯報領導，再等待批復需要一段時間。這就需要秘書根據平時的經驗，以及處理問題的應變能力，及時給予處理，比如，教師的臨時調代課。

在處理日常的突發事件以外，秘書也必須懂得隨著學院的不斷發展，要不斷地調整自己，跟上學院的步伐。這同樣也是一種應變能力，大的環境改變，自己也必須跟著改變。

3.情感素質

（1）要有積極向上的精神。雖然現實中，秘書比同學歷教師獲得進修的機會少，但是作為高校教學秘書，要具有積極向上的精神，抓住每個可以發展的機會。

（2）要有服務意識。教學秘書的工作其實是一個服務性工作：服務于領導、服務于教師、服務于學生。所以教學秘書必須要有犧牲精神，要甘于吃苦、樂于奉獻，要有服務意識。

（3）要有專業操守。例如誠實守信，教學秘書處于領導身邊，待人處事一定要誠實守信。關于一些正在討論的文件要有專業素質，不到處宣揚，不散布小道消息。同時，要對自己有一個專業的定位，對領導要擺正自己的位置，雖然處在領導左右，但是要做到有事情多匯報、多請示，不越權越位。對教師要態度謙虛，積極友好地服務。對待學生，要一視同仁，熱情服務。

（4）要有團隊合作意識。作為社會的人，群體意識是最基本的屬性之一，個人只有在團體中，在追求共同事業的同時才能更好地發展自己、完善自己。高校教學秘書，作為高素質人才，更需要有團隊合作精神，在處理日常事務時不斷聽取大家的意見，顧全大局。這樣才能得到大家的鼎立支持。

教學秘書工作的特殊性，決定了我們每一個做秘書的同志必須具備良好的工作作風，方能優質高效地完成領導交辦的每一項工作。［４］

總之，高校教學秘書在整個高校的教學過程中，起著舉足輕重的作用。作為每一個高校的教學秘書都應該擺正自己的位置，做好本職工作，維護好正常的教學秩序，服務好各個階層的人員，加強自身能力和提高自身的素質。

參考文獻：

［1］李麗虹.淺談高校系級教學秘書的能力結構［J］.青海師范大學學報，2002，（3）.

［2］許伍霞，張璐.論高校教務秘書在教學管理中的作用［J］.湖南農業大學學報，2007，（3）.

［3］崔新，王爭鳴.高校院系級教學管理干部隊伍建設亟待加強［J］.西北工業大學學報，2002，（4）.

［4］張敏.淺談如何做一名合格的高校教學秘書［J］.湖北師范學院院報（哲學社會科學版），2003，（2）.