將ＥＲＰ變成企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力

近幾年，隨著信息化的快速發(fā)展，一個(gè)新的名稱——ERP出現(xiàn)在我們的面前，那么什么是ERP？人們又是怎么利用ERP為企業(yè)服務(wù)的呢？這個(gè)新名詞對(duì)企業(yè)會(huì)帶來(lái)怎么樣的效益呢？等等，一個(gè)個(gè)問(wèn)號(hào)出現(xiàn)在我們面前。首先我們來(lái)了解一下，什么是ERP？

一、什么是ERP

ERP(Enterprise Resources Planning)即企業(yè)資源計(jì)劃。這是一整套以供需鏈（Supply Chain)為模式，對(duì)企業(yè)的人、財(cái)、物等各種資源進(jìn)行合理計(jì)劃和有效控制的集成的管理信息系統(tǒng)。

ERP的一個(gè)重要特點(diǎn)就是管理信息的高度集成，這是ERP同手工管理的主要區(qū)別。具體體現(xiàn)：1.信息必須規(guī)范化，有統(tǒng)一的名稱、明確的定義、標(biāo)準(zhǔn)的格式和字段的要求，信息之間的關(guān)系也必須明確定義；2.信息的處理程序必須規(guī)范化，處理信息要遵守一定的規(guī)程;3.信息的采集、處理和報(bào)告有專人負(fù)責(zé)，責(zé)任明確，保證信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性；4.在范圍上，集成了供需鏈上所有環(huán)節(jié)的各類信息；5.在時(shí)間上，集成了歷史的、當(dāng)前的和未來(lái)的各類信息；6.各類管理信息來(lái)自統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，為企業(yè)各有關(guān)部門的管理人員所共享；7.企業(yè)各部門按照統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)所提供的信息和管理事物處理的準(zhǔn)則進(jìn)行管理決策，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的總體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

二、ERP的關(guān)鍵

ERP的實(shí)施又是ERP的一個(gè)重要步驟。一般分為：

第一階段：建立實(shí)施策略 主要從商務(wù)和技術(shù)上來(lái)計(jì)劃項(xiàng)目的范圍，并確定項(xiàng)目的目標(biāo)。這一階段的工作，包括建立由公司主要領(lǐng)導(dǎo)為首的項(xiàng)目實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)小組和各部門有關(guān)人員參加的項(xiàng)目實(shí)施小組，并開(kāi)始對(duì)員工進(jìn)行初步的業(yè)務(wù)管理觀念和方法培訓(xùn)。具體制定出企業(yè)實(shí)施應(yīng)用管理的策略和目標(biāo)。

第二階段：業(yè)務(wù)流程分析 主要是定義項(xiàng)目的內(nèi)容，即對(duì)現(xiàn)行的管理進(jìn)行仔細(xì)地回顧和描述，從而認(rèn)識(shí)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)和技術(shù)上的具體要求。一般在這個(gè)分階段要編寫一個(gè)項(xiàng)目定義分析報(bào)告，可以更多地是借助于IPO圖的形式來(lái)描述目前的流程，并從中找出希望改進(jìn)的地方，為進(jìn)一步解決方案的設(shè)計(jì)創(chuàng)造條件。為此，需對(duì)項(xiàng)目實(shí)施小組的成員進(jìn)行比較系統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理的概念和系統(tǒng)軟件功能層次的培訓(xùn)。

第三階段：設(shè)計(jì)解決方案 主要是對(duì)上階段形成的業(yè)務(wù)分析流程，結(jié)合業(yè)務(wù)管理的基本概念和具體的軟件功能，逐項(xiàng)進(jìn)行回顧、分析，以便對(duì)目前每個(gè)管理業(yè)務(wù)流程，提出解決方案。解決方案也許是直接可以套用應(yīng)用系統(tǒng)中某些功能，也許是對(duì)現(xiàn)行管理流程作一些改進(jìn)，也可能是對(duì)軟件系統(tǒng)作一些必要的二次開(kāi)發(fā)。這時(shí)一般應(yīng)編寫項(xiàng)目說(shuō)明書之類的文檔，作為一個(gè)里程碑，也作為建立系統(tǒng)的設(shè)計(jì)任務(wù)書。

第四階段：建立應(yīng)用系統(tǒng)本階段需根據(jù)前一階段擬訂的方案，對(duì)管理上（或組織上）需改進(jìn)之處制定改進(jìn)方案，包括調(diào)整分工、規(guī)范流程、統(tǒng)一方法、標(biāo)準(zhǔn)信息編碼等。從軟件來(lái)講，系統(tǒng)初始化設(shè)計(jì)及二次開(kāi)發(fā)工作可開(kāi)始進(jìn)行。這樣建立起一個(gè)符合企業(yè)管理思想的應(yīng)用系統(tǒng)。此時(shí)大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作也將著手進(jìn)行。

第五階段：文檔編碼在建立應(yīng)用系統(tǒng)的同時(shí)，除了必須對(duì)軟件進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，按軟件工程要求提供必須的文檔以外，對(duì)管理要改進(jìn)的流程及方法等方面，也必須編寫或修改原來(lái)的制度、職責(zé)、流程圖。這時(shí)，系統(tǒng)一旦已建立起來(lái)，可著手對(duì)最終用戶的主要應(yīng)用進(jìn)行培訓(xùn)。

第六階段：系統(tǒng)切換在這個(gè)階段，為了減少系統(tǒng)實(shí)施時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)，各職能部門分別按照自己的日常業(yè)務(wù)活動(dòng)，參照已文檔化的流程，運(yùn)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試，以證實(shí)其系統(tǒng)是基本可行的。這時(shí)才開(kāi)始正式向新系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)、創(chuàng)建初態(tài)、定義參數(shù)、開(kāi)始運(yùn)行。為了保證切換的成功，這時(shí)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組要求及時(shí)地發(fā)布許多指令，來(lái)逐步地進(jìn)行系統(tǒng)地切換。一般來(lái)講，能有一個(gè)新老系統(tǒng)并行的運(yùn)行期間，風(fēng)險(xiǎn)可更小些。

第七階段：運(yùn)行維護(hù) 在并行一段時(shí)間后，事實(shí)證明系統(tǒng)是安全、可靠、可行的，那么可以正式投入運(yùn)行。并在運(yùn)行中作好有關(guān)的記錄和報(bào)告，并及時(shí)地發(fā)現(xiàn)運(yùn)行中的問(wèn)題，以便進(jìn)行維護(hù)和提高。

三、ERP的風(fēng)險(xiǎn)及控制

ERP項(xiàng)目絕非一試就靈的靈丹妙藥，ERP實(shí)施有很大風(fēng)險(xiǎn)，風(fēng)險(xiǎn)管理控制工作尤其重要。ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在軟件風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)和轉(zhuǎn)變風(fēng)險(xiǎn)。基于這些風(fēng)險(xiǎn)有可能導(dǎo)致項(xiàng)目失敗或中途流產(chǎn)，ERP顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)和企業(yè)管理層從項(xiàng)目開(kāi)始就必須作好項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制工作。完整細(xì)致的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的必須建立在長(zhǎng)期的企業(yè)研究分析的基礎(chǔ)上，并在與企業(yè)管理層充分溝通，密切協(xié)作后得出。

基于企業(yè)原有管理模式存在的合理性以及企業(yè)在轉(zhuǎn)變過(guò)程出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)切忌純粹以“完美理論”決定實(shí)踐。

在實(shí)施最初，顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)必須與管理反復(fù)確認(rèn)“需求”；并根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，制定分步實(shí)施的策略，以降低實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。

ERP軟件的選擇也必須建立對(duì)目前以及將來(lái)企業(yè)業(yè)務(wù)流程分析的基礎(chǔ)上，軟件功能不僅能夠滿足企業(yè)目前流程的需要，對(duì)于新流程以及未來(lái)企業(yè)發(fā)展可能產(chǎn)生的新業(yè)務(wù)模式也必須有清楚的認(rèn)識(shí)。

顧問(wèn)公司在面向不同地區(qū)企業(yè)、不同行業(yè)企業(yè)服務(wù)的時(shí)候，必須快速面對(duì)客戶特殊需要和實(shí)際情況針對(duì)服務(wù)模式做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。世界上沒(méi)有一樣的企業(yè)，也沒(méi)有亙古不變的產(chǎn)品服務(wù)。那么實(shí)施ERP給企業(yè)帶來(lái)什么效益呢？定量：1.降低庫(kù)存；2.合理利用資源，縮短生產(chǎn)周期，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率；3.按期交貨提高客戶服務(wù)質(zhì)量；4.降低成本；5.集成財(cái)務(wù)系統(tǒng)，可減少財(cái)務(wù)收支上的差錯(cuò)或延誤，減少經(jīng)濟(jì)損失。定性：1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)管理人員可隨時(shí)掌握市場(chǎng)銷售、生產(chǎn)和財(cái)務(wù)等方面運(yùn)行狀況，不斷改善經(jīng)營(yíng)決策；2.企業(yè)員工素質(zhì)和精神面貌明顯變化，團(tuán)隊(duì)精神得到發(fā)揚(yáng)；3.管理人員從事務(wù)主義中解脫出來(lái)，致力于實(shí)質(zhì)性的管理工作，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理；4.規(guī)范的管理對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量起了一定的保證作用。

ERP不僅僅是一個(gè)信息系統(tǒng)，它更是一種企業(yè)管理思想。企業(yè)在實(shí)施ERP過(guò)程中，不僅僅需要信息技術(shù)人員的參與，各個(gè)相關(guān)業(yè)務(wù)職能部門在實(shí)施過(guò)程中起相當(dāng)關(guān)鍵的作用。ERP實(shí)施顧問(wèn)必須清晰了解企業(yè)業(yè)務(wù)流程及ERP管理思想，他必須是管理專家，而不僅僅是計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的顧問(wèn)。在實(shí)施ERP過(guò)程中，不僅需要設(shè)計(jì)企業(yè)信息系統(tǒng)，同時(shí)要設(shè)計(jì)企業(yè)的管理模式。實(shí)施成功的ERP系統(tǒng)能為企業(yè)提供集成的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和資料的共享，同時(shí)能夠使企業(yè)在短時(shí)間內(nèi)促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)的集成協(xié)調(diào)運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，促進(jìn)管理的提升。