巡回項目的監控管理

巡回活動是按照一定路線到各地進行的系列性、持續性項目，具有投資大、時間短、場次多、風險高等特點。巡回活動的監控管理應該以目的為導向，強調全局統籌以及嚴謹的操作步驟。筆者認為，一個成功的巡回活動應該嚴格遵循明確范圍目標、設定時間推進、統一執行標準、預估項目風險、完善匯報體系、堅持評估總結六個步驟，缺一不可。

>明確范圍目標

巡回項目的籌備必須精準確定范圍和目標，此環節是成功監管的第一步，能夠幫助項目管理者鎖定客戶需求，抓住項目主次，避免功虧一簣。

確定范圍

確定范圍是指對項目的時間、地點、規模、內容、受眾進行清晰界定，通過對各方面影響因素進行多維度分析與考量，以判斷這些因素對項目范圍的要求和可能的影響。大致來說，我們對一個巡回活動的范圍界定，需要明確和分析的因素主要有客戶需求、商業目標、資源能力、資金預算、競爭形勢、地域特點和受眾習慣等等。

以每年一度的NBA大篷車為例，它分南線北線24個城市巡回，4-6月在南方執行。在項目頭腦風暴會上，項目組要對氣候、節慶、場地、行業、安全等相關因素進行綜合考慮:4月左右剛好是華南地區的梅雨季節，項目在戶外舉行是否會遭遇雷雨天氣?是否會影響物料材質的選擇?是否會影響參與人數，甚至造成安全隱患?另外，這一時期是舉行活動的高峰期，是否能預訂到場地?是否有競爭對手的活動?是否會影響參與人數?

確定目標

確定目標要使用換位思考的方式分別對客戶、受眾兩方面進行考慮。通常，巡回項目的目標為提高銷售、發布信息、強化溝通、提升形象、塑造品牌，它們是層層遞進、相輔相成的。

例如，周大福從2005年就一直堅持打造完美愛情(Perfect Love)婚嫁品牌，每年的情人節都斥資在不同城市同時舉辦時尚的絕配愛情主題活動。對于周大福而言，其直接目標在于VIP客戶的成功維護;對于周大福的VIP客戶而言，參與活動要感受到尊尚、重視和愉悅。綜合客戶和受眾的需求，就能分清主次，抓住重點。

>設定時間推進

周密的時間推進計劃可以說是項目管理者最得力的左右手。制定一份完善的計劃要對項目所需的物料、人員、設計、視頻、音頻、文案、運輸等諸多工作細節爛熟于胸。在此環節可以借助“重要/緊急坐標”來安排工作主次先后，并及時追蹤項目進度。

制定推進計劃

項目推進計劃要根據時間合理預設每項工作的內容、時間、人員等，即明確工作內容，明確工作期限，明確人員分工，明確工作重點。此計劃在籌備期就應人手一份，作為每日工作提醒。

安排工作主次

項目管理者要根據重要/緊急坐標對工作進行安排，完美狀態下的工作安排為既緊急又重要→不緊急但重要→緊急但不重要→不緊急不重要(圖1)。

不過項目過程多有變數，執行團隊往往會將精力放在處理緊急但不重要的工作內容，而忽略不緊急但重要的工作，這是項目管理者必須及時對執行團隊進行有效指導和管理的方面。

>統一執行標準

巡回項目的難度在于異地執行的標準化、一致性。執行團隊往往是一個脈動型組織，人數時多時少，人員更替更是家常便飯，因此項目管理者必須為項目制定統一標準，讓執行團隊有標準可循，利于意見的統一，最大限度地增強項目可行性，降低風險性。

標準的制定應滿足以下三個要求:一是符合項目定位，能解決時間、地點、規模、內容、受眾等相關問題;二是覆蓋主要工作領域，如場地、物料(制作/音響/燈光/視頻等)、人員、交通、后勤、設計(平面/3D/音樂/影像等)、文案等，并以文字、樣板(Demo)兩種方式呈現;三是經過客戶認可，能成為項目驗收的標準。

標準制定后，項目管理者應對執行團隊進行系統培訓，并進行模擬彩排，確保標準被理解、被執行、被貫徹。各地執行人員在籌備期間，則可根據項目標準進行供應商、資源的審核，并通過文本、視頻、音頻、圖像等向項目管理者及時匯報。

>預估項目風險

在籌備充分的前提下，巡回項目還要面對兩大不可控制的風險:一是天氣、交通、意外等不可抗因素;二是地域差異導致的水平差異。

不可抗因素

對于不可抗因素，無絕對解決的方法，只能防范于未然，并制定緊急應急計劃。應急計劃的制定有三大依據:一是過往經驗總結;二是發散性思考;三是專業顧問協助。

地域差異

對于地域差異導致的水平差異解決之道是抓大放小，就近解決，客我協商。抓大放小，就是抓住項目成敗的重點，如瑪花纖體全國新店開業盛典的賣點是鐘麗緹出席帶來的名人效應，成本控制就應該傾向于人而適當減少制作投入;就近解決，即遇到舉辦城市資源稀缺，如演出形式或制作工藝無法達到要求，就要按照就近解決原則，從最近的城市調運資源解決問題;客我協商，即必須提前告知客戶地域差異的情況，讓其有足夠心理準備，要么適當調整標準，要么提高費用。必須注意地域差異帶來的水平差異，這是很難通過人力解決的。因此，要根據項目成本、要求等選擇供應商和執行方式。一般的巡回活動的預算有限，可以安排專業人員提前到執行城市進行物料和人員的培訓、指導和監督。這種情況下，執行團隊必須有兩個以上的備份供應商，以防意外發生，部分工藝要求高的物料，可直接從大城市統一發運。如此一來，不僅保證質量，而且還省時省力，將地域差異導致水平差異的風險減到最低。

>完善匯報體系

巡回項目涉及的團隊成員較多，極容易造成信息傳達的不及時或失真的情況發生，所以還需要有完善的匯報體系。

圖2是項目匯報體系建立的基本方法，在建立的時候要遵循實用、便捷的原則，注意點、線、面的結合。同時，郵箱、郵件、短信、電話、會議等是項目執行過程中必不可少的溝通工具，在某些巡回項目中可能還會使用SNS、blog等交流平臺。

在整個溝通匯報過程中，項目管理者要特別注意以下三點:

1. 提醒執行團隊可能出現的風險或問題;

2. 鼓勵團隊成員進行經驗分享。這對于分場次非同時進行的巡回項目尤為重要，“前車之轍，后車之鑒”，先完成者的總結和提醒，有利于后執行者避免同類問題的發生;

3. 鼓舞執行團隊的士氣。漫長繁瑣的巡回項目往往很容易消磨團隊自信和激情。

>堅持評估總結

評估和總結，要秉持公平、公正、公開的態度，分別從客戶、公司、自我三方面對個人、團隊、項目進行綜合的評定。

項目評估

項目的評估，要立足于全局性、開放性、遠瞻性，主要對質量、時間、費用、團隊協作、溝通管理五個方面進行評估。

·質量:是否達到客戶要求?是否達到公司標準?

·時間:總體項目時間提前或延后?階段時間提前或延后?加班是否頻繁?

·費用:總體預算超支或節約?

·團隊協作:項目團隊合作是否緊密?團隊是否如期完成項目?

·溝通管理:客戶是否投訴或表揚?是否與客戶建立持續性合作關系?供應商選擇正確與否?是否與供應商建立良好合作關系?

通過上述五個方面的評估，召開項目總結會議，對項目籌備執行期間的經驗、教訓進行剖析。

項目總結

項目管理者應從屬性、規模、類型、內容等進一步分析此巡回項目是否具有普遍性，若是，則可將其相關文件、執行步驟、操作方式等編撰成經典個案，一來可以用于專業培訓，二來再執行類似項目時則可套用此模式進行管理，有效地節省時間和精力。

作者系溫迪傳播機構活動經理