虛擬化信息技術在社區管理中的引入和應用

李 鵬 劉仲文

隨著城市化進程的加快,全國大部分城市已基本完成了社區的改造工作。如何實現對現代社區的有效管理是一項新的課題。我們在管理社區的過程中,傳統信息管理制度的弊端日漸暴露,表現為信息在社區改造過程中不能及時的進行更新,又不能準確的反映現代城市人口快速流動的變化。虛擬化信息技術作為一種新的社區信息管理模式,值得我們參考和應用。

一、虛擬化信息技術的相關特征

(一)傳統信息管理模式跟不上現代信息的更新速度

隨著社會經濟的不斷發展,全國城市社區建設的差異性逐漸減小。現代意義上的社區,是指若干社會群體或社會組織聚集在某一個領域里所形成的一個生活上相互關聯的大集體,是社會有機體最基本的內容,是宏觀社會的縮影。在社區中,社會成員的流動和賴以生存的生產資料的信息不斷變化更新,使社區的信息管理的難度增加,對于傳統的信息管理模式已經跟不上信息更新的步伐,虛擬化信息技術作為一種新型的社區信息管理模式便由此產生。

(二)傳統信息管理模式不能使信息靈活高效的應用

在構建和諧社會的過程中,各社區的基礎設施建設取得了一定成就。然而,傳統的檔案信息管理模式已經跟不上時代的步伐,不能在社區管理中進行靈活的應用。例如,當外來人員進入社區時,傳統的檔案信息管理模式下,社區工作人員只是對外來人員所表述的有關個人信息進行簡單登記,并不能及時的核對其所登記的信息的真實性。如果此人是在逃嫌疑犯或危險犯,在小區工作人員沒有核實其真實身份的情況下,便允許其進入該社區,那么可能會對該小區的安全造成一定的潛在威脅,同時也容易助長犯罪分子僥幸心理,增加社區的不穩定因素。

虛擬化信息技術則不同,它能利用互聯網把個人檔案信息共享在網絡數據庫上,當對外來人員進行登記時,社區工作人員能夠及時將個人信息反饋到網絡上,并通過數據庫的已存信息來查詢外來人員登記信息是否真實,以便對外來人員的真實情況更好地掌握和進行管理。這樣既維護了社區的安定,促進社區和諧,也是對犯罪分子的有效打擊。

(三)檔案信息管理模式不能及時實現信息共享

虛擬化信息技術是在終端電子儲存設備上所進行運作的過程。它是區別于一些客觀存在的檔案實體,是將實體的信息以字節、比特形式表示,并使之在電腦網絡上流動,只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細節,這些字節與比特方可隨即定位到用戶所在的網絡終端,由可被理解的文字、數字、圖像、圖標、符號等顯示用戶所需求的實體,也即是原先已錄入的相關真實信息。

相對于虛擬化信息技術,傳統的檔案信息管理模式則是把信息記錄在紙張上進行分類管理,當需要相關信息時,需要花費大量時間進行查找,信息比較陳舊。在社區快速變遷過程中,極易遺失,重新分類又需要消耗大量人力物力。當然,在進行社區管理過程中,傳統的檔案管理是必不可少的,但是在發揮信息的及時性、有效性作用的方面,虛擬化信息技術有著不可比擬的優勢。

二、虛擬化信息技術的應用價值

虛擬化信息技術作為信息管理模式的亮點,在日常社區管理的運作過程中作為決策層的指導備忘錄與參考資料,有如下幾方面的特點。

(一)革新了信息管理的觀念

傳統的信息管理模式是建立在統計、錄入、修改這一過程中的。但是統計、錄入、修改等工作耗費大量人力物力,且最后成型的資料紛繁復雜,查找十分不便。虛擬化信息管理則給人一種由“繁”到“簡”的感覺。建立信息數據庫的初期工作量相同,但它的后期維護和查找簡單易行,只需輸入相關條目,便可從虛擬化信息管理系統的數據庫找到自己需要的內容,十分簡易。

(二)推動了社區的動態化管理

虛擬化信息管理系統的信息是及時更新的。它需要社區的管理者對社區的變化及時掌握并對社區數據的及時更新。這也是社區日常工作必不可少的。社區管理人員在社區進行深入的、系統化的了解,更有利于社區管理工作的進行,能避免管理決策高高在上,脫離實際的窘狀。通過信息及時獲取,可使管理者及時了解社區動態,并根據自己社區的實際情況,及時調整自己的工作重心和管理方向,這對社區的健康發展是有益的。

(三)實現信息的高度應用性及共享性

在虛擬化信息管理系統中,信息的應用與共享都是即時性的。即在信息數據庫建立伊始,便可實現信息的提取,并根據外部輸入信息的請求,數據庫便相應地給予。數據庫內原先錄入的相關信息,由于信息的及時更新,其可被采納的概率也會上升。陳舊過時的信息是任何查找者不需要的。各個社區的虛擬化信息通過一定的技術進行內部聯網,整合成為一個以子信息庫集合而成的共同信息庫,最終實現系統內部信息的高度共享。

虛擬化信息技術同時包含了小區各方面的相關電子檔案信息,如各戶居民的成員、相關照片簡介以及家庭成員關系、外來人口住址及身份登記、高危人群(如刑滿釋放人員等)的分類管理條目等等,既能直觀進行了解,又能在小區日常運作過程中提供相關可靠信息。

三、虛擬化信息技術在社區管理中的具體實踐

社區管理,主要是指一定的社區內部各種機構、團體或組織,為了維持社區的正常秩序,促進社區的發展和繁榮,滿足社區居民物質和文化活動等特定需要而進行的一系列自我管理或行政管理活動。其特點表現為:社區管理的地域和人群相對固定;社區管理的組織形式多樣化,以街道黨工委和辦事處為主,其它政府職能機構的派出機構為輔;社區管理的性質側重于群眾性的自我管理和自我服務,強調社區群眾的參與。

(一)有利于實現信息共享,促進社會流動

虛擬化信息技術是基于電子地圖與電子檔案基礎上發展而來的。它綜合了電子地圖與電子檔案的優勢,虛擬化信息技術是由當今社區現狀構建而成,它借鑒了當今網絡普遍流行的二維電子地圖技術(如圖2),便于直觀的進行小區居民信息的分類管理,并記錄了社區相關管理人員日常行為計劃安排,如保安的巡邏路線,公共區域的監控等等。

在各社區的信息虛擬的數據庫構建完成后,各社區可在現有的條件下,根據網絡傳輸協議(TCP/IP),對數據庫內部信息進行聯網,從而實現信息共享。利用VF等基礎的數據庫軟件,實現各社區資料的動態更新管理,甚至實現不同部門之間的信息互動。

當政府部門想獲取某小區詳細資料時,可在政府內部建立的網絡上搜索相應社區的IP地址,并運用現在電子口令卡來獲取訪問許可,進入其相應社區信息資料后,即可獲取該社區的詳細信息。

(二)有利于打擊違法犯罪,維護社區穩定

虛擬化信息技術在社區管理中引入和應用,由于信息更新的及時性,社區管理階層基本能夠做到治安問題的“早發現,早處理,防患于未然”。如青島市某社區,在一次社區信息的更新普查過程中,抓獲了3名網上通緝的犯罪分子。通過信息的及時更新,相關人員能及時發現居住在本社區的可疑人員,并及時進行網上核實,使流竄分子無處藏身。社區虛擬化信息技術對預防犯罪也起了至關重要的作用。通過對本社區登記在數據庫內閑散無業人員、刑滿釋放人員以及其他具有人身危險性人員的及時調查跟蹤,掌握其日常動向,可有效減少社區犯罪率。如今年以來,社區管理中心進一步健全完善打擊社區盜竊犯罪長效機制,充分發揮企業住戶聯合共管作用,將專職保衛、住戶協管、專題嚴打有機結合,收到了良好的效果。

如廣東某地,針對當地流動人口多,治安形勢復雜的現狀,社區管理中心進一步加大“110”接處警、值班備勤和巡邏力度,堅持24小時值班,安排專人接聽“110”報警電話,在10個物業服務站(所)成立了專職巡邏隊伍,配備巡邏設備,采取徒步和機動的方式在轄區進行晝夜不間斷巡邏。為防止晝間盜竊分子進入家屬區踩點、搞破壞,他們還發揮當地住戶熟悉本區人口和地形的特點,在41個小區聘選了215名樓長,負責樓道間巡邏工作,隨時跟蹤和盤問進入小區的陌生可疑人員,從源頭上遏制了盜竊案件發生。另外,在重大節日、活動、“兩會”等特殊時期,他們還有針對性地開展了嚴打整治斗爭,抽出業務骨干,制定工作措施,分時段在案件多發地點進行蹲點守候,重點打擊盜竊犯罪活動,確保小區長治久安。今年上半年,共抓獲犯罪嫌疑人20多名,接警、群眾救助、維護治安200多次,保障了社區住戶的人身財產安全。(以上數據皆來源于作者在社區實習期間統計所得。)

(三)有利于實現決策科學化,促進社會發展

在社區的管理中,管理人員的決策具有決定性作用。但在以往日常社區的管理過程中,決策者往往忽視了社區的實際情況,茫目的遵從上級文件,使制定的決策片面化、泛泛化,使決策得不到很好的執行,如在計劃生育的管理過程中,明知本社區的計劃生育情況良好,決策者還是茫目的進行計劃生育規劃與檢查,這種工作方式是不可取的。在虛擬化信息技術過程中,決策者作出決策之前都會參照本社區的實際情況進行可行性判斷。如某地社區在進行棚戶區改造的過程中,決策人員通過對數據庫中本社區相關情況的了解,發現本社區內失業人員、低保人員、老人較多,無力支付相關的社區改造費用,遂決定用以新居換舊房的措施來代替原有的政府部分資金,原住戶出部分資金的棚戶區改造政策。同時政府又撥出專項資金培訓下崗人員和低保人員,并聯系農村信用社對有意自主創業的人員發放小額貸款等多項優惠政策,對于孤寡老人則由民政部門進行相應安置和管理。

在改造過程中,沒有出現“釘子戶”或者上訪事件發生。居民積極配合,政府形象上升,最終圓滿解決了棚戶區改造的問題。這在“釘子戶”“上訪戶”頻現于報端的今天,政府在關于民生的決策中,相關社區信息借鑒的必要性,給我們提供了一個很好的佐證。

社區內部管理活動需要各種信息輔助協調來完成。筆者曾在具有虛擬化信息技術雛形的社區進行過相關統計,創建工作。只要統計信息正確,虛擬化信息技術的構建是相當快的,而且在處理日常工作具有很有效的輔助作用。如在日常社區民警的工作過程中,主要工作是對小區安全的巡邏以及對于犯罪的震懾和預防,通過社區虛擬的電子地圖,可以不定期的進行更新,既可隨時改變巡邏路線,又可以有相關詳細記錄。同時,對于社區內的人身危險性比較大的人(如具有暴力傾向的精神病人、累犯、慣犯,及需要被進行社區矯正的人員)建立完整的檔案、住址、家庭情況,能夠詳細掌握其具體情況和關注其動態,對于及時預防犯罪,打擊流竄的犯罪分子是很有效的。

參考文獻:

[1]崔嵬.在虛擬與現實之間——一塌糊涂BBS虛擬社區研究.北京大學碩士研究生學位論文,2001.

[2]周德明等.虛擬社區:傳統社區概念的拓展.湖湘論壇2003,第1期.

[3]何嘉蓀.辦公自動化系統與電子檔案管理.浙江大學出版社.2003,第一版.

[4]眾行管理資訊研發中心.文書檔案管理技巧.2003-4-1文書檔案管理技巧,第一版.

[5]張興杰.社區管理.華南理工大學出版社,2007.

(作者簡介:李鵬(1987—)男,山東青島人,中央司法警官學院2006級社會學專業本科生。劉仲文(1988—)男,廣東惠州人,中央司法警官學院2006級社會學專業本科生。)