探討系統化模型在工程項目管理領域的應用

陸元慶

摘要：文章運用系統論相關研究方法，探討了項目內部各構成要素及其之間的關系，在此基礎上提出了三維空間項目管理任務統一化，并舉例來分析在實踐中的應用。

關鍵詞：系統化模型；工程項目；工程項目管理

中圖分類號：F224.5

文獻標識碼：A

文章編號：1006－8937(2009)16－0066－02

如今，信息技術(IT)在建筑、設計、建設和設備管理(AEC／FM)領域項目管理(PM)任務中的應用現已成為項目信息管理研究領域集中關注的焦點，隨著信息技術的迅速發展，貫通AEC／FM項目生命周期的信息來源和工具方法的集成綜合成為主題，但是這一成果對行業實踐的影響微乎其微，究其原因，主要集中在現有技術和工具在在項目管理中未發揮實質性的作用，表現為兩者之間不匹配，或是不能為項目管理服務，或是技術存在缺陷，因此，現有的技術還需進一步優化來成為項目管理實踐中有力的操作工具。此外，項目管理實踐領域也隨著環境的變化而改變，怎樣將高速發展的IT技術更全面的應用于項目管理方法中，首先應明晰項目管理實踐存在的缺陷和發展的潛在機會。

1AEC／FM項目管理實踐的不足之處

①通常，我們把AEC／FM項目視為較大型的項目，并且其日益復雜化。要找到該項目管理實踐中的缺陷，就必須對其復雜性有深刻的認識，國內外研究發現，任何一個復雜系統均呈現出以下特點：復雜性系統具有秩序與混沌的雙重的特點。首先它有一定的秩序，一個復雜性系統不管表現出如何復雜的行為，它總是有著潛在的秩序，盡管有時它們可能不為人知。其次，復雜性系統還具有混沌的特點：一個復雜性系統的復雜行為并非出自復雜的基本結構，而是由許多獨立的甚至相當簡單的單元的相互作用形成的，它的控制力是相當分散的。由此看來，每個復雜性系統都具有某種動力，這種動力使最簡單的底層的規則產生極其復雜的行為，然而這些行為與決定論不可預測的混沌相差甚遠。一定程度來說，AEC／FM項目包含了以上所說的各個特征，AEC／FM項目可以由諸如建筑物的構成材料，設計或建設行為，人，資源等因素構成，通常情況下，對單一因素的理解和把握是簡單和快速的，但當每個因素組合構成一個整體時，這個系統的規模是宏大的，之間的關系網是繁雜的，因果關系錯綜復雜，從而使得AEC／FM項目是個復雜龐大的系統。

②在各種工程項目管理實踐中，項目管理特別之處集中體現于有一套處理復雜工作的基礎機制，可以將項目工作分解為多個定義好的任務包，每個任務包承擔了項目整體任務的一部分。分別有專門的人承擔，類似于目標管理，每個任務執行者應明白其在工作環節中扮演的角色，自己的任務游客能是某個工作的前置或者后置任務，然而，實踐中表明很少有人關注自己工作與其他工作的聯系，只集中于自己的工作，缺乏任務之間的相互溝通，而項目經理作為整個項目工作的指揮協調者，很少有人能做到統籌兼顧各個任務的工作，實際上項目管理方法最主要的特征就是每個任務之間具有強的關聯性，這樣不僅不會增加項目系統的復雜性和內部關聯性，反而會將這些特征“可視化”，不利于對項目的管理。

③信息處理加工工作是AEC／FM項目管理中設計和管理工作的核心業務單元構成部分，是系統化模型的重要樞紐部分，對整個系統的維護起著至關重要的作用，具體操作如下：將現有的項目信息輸入系統中，通過系統的辨別分析處理后產生新的更全面的項目信息，但這個處理過程的不足之處就在于對信息資源的來源和信息流考慮甚少，從而導致對信息資源管理的疏漏，產生很多偶然性和隨意性不可控制事件的發生，最終給信息技術的應用帶來很多麻煩。

2項目管理統一化方法探討

在AEC／FM項目建設中，任務被分解為很多歌單獨的軟件包，目標受到分解，由一些列意念上獨立卻實質上關系緊密的項目任務包構成，這樣的工作分配使人們覺得項目是由多個獨立的任務構成，只要把本職的工作做好，無需關需他人工作開展情況和對自己任務產生的影響，他們認為只要做好本職工作，那么整個項目工作就是最好的，然而，單個工作任務的優化往往是以犧牲整體項目的優化為代價。因此，項目管理中應明確每個任務都是整個項目的有機構成部分，不是孤立存在的，不僅在實際操作中要做好本職的工作任務，還要關注他人的工作，加強橫向溝通，將每個項目從開始到結束都包含很多信息，如何將這些信息統一化后進行管理，是目前關注的焦點，文章認為，統一化這些信息，即將項目開展過程中各種不同的觀點集結起來，促使支持項目信息的軟件達到兼容狀態，從而提供一個保證整合所有項目信息的技術管理平臺，此外，這個平臺屬于軟件平臺，需要有關專業人士的維護，同時，在該領域，可以借鑒國內在該方面做的比較先進的方法和思想。

項目信息統一化分解的研究思想是：①要明確出對項目管理工作有重要影響的不同分類觀點；②明確表現這些觀點的相互聯系。

綜上所述，文章認為應該建設以下幾個方面的協調機制來協調整個信息系統工作的開展。①工作流程維度第一種觀點認為項目協調體系是以過程為基礎的，其重在強調項目整個完成工作對各個環節所需的職能的定位和夠建為主的，這種觀點類似于常規的WBS，但不能認為所進行的工作是孤立單獨的，而是順延著整個項目的工作流程，組成相互聯系的工作包，這些工作包可以進一步分解成為序列或網狀的工作任務子集，來輔助整個項目的完成，以此類推，整個項目工作的工作流程將很明晰的顯現出出來。②項目生命周期維度主要指的是以時間順序為基礎，按統一的項目階段組織項目。項目階段的劃分既是按照假設邏輯進行，也可以通過參考項目工作的日歷，由此可以提供一個絕對的時間點，區別于現存項目管理中將項目階段視為“松散的”，每一個階段都界定了相關的工作要求，工作任務，工作產出等。③交付物維度，指的是講每個工作的產出與交付物進行有效的銜接，設計和管理交付物主要是進行產品信息的闡述，這是項目前期階段就要致力完成的，因為這些是項目實施階段實際交付物產生的基礎條件，因此，應銜接好每一個階段工作，才有可能保證整個項目的順利完成。

3系統模型在工程項目管理領域中的應用

實際上，系統模型在工程項目管理領域中的應用在操作過程中應將項目本身復雜程度的變化對項目管理難度的影響作用納入應用影響因子的范圍之內，通常，一個完整有序的大型工程項目的管理體系應由以下三個方面構成：圍繞整個項目工程的活動；對項目管理各項活動進行的WBS分解；以項目管理九大職能為依據，進行適當補充與歸并的活動；而這些工作的參與者主要是員工，以此來確保項目管理中間服務與交付成果的銜接。

為了保證項目工程和管理活動健康有序的開展，參考九大管理職能，需進行不同層級、不同部分之間職責合理有序分配的系統設計，項目管理的各階段工作必須進行合理的工作任務分派，包括橫向的縱向的分派，以此來保證目標的一致性和工作開展的全面性，同時，科學合理的安排有利于信息共享，不同部門工作的職責根據實際情況來確定，項目決策層主要職責：負責決策、制定分配資源計劃的和檢查階段成果的。管理層的主要職責是對項目過程中的主要計劃、計劃執行檢查和后期調整與改進工作。通過這些工作的綜合協調，保證項目的順利完成。

文章以道特管理咨詢公司在天津電力建設公司的咨詢項目中的工作為例，來闡述這一模型在實踐中的應用，其采用項目管理的統一化方法，并將該方法所設計的核心工作進行了流程梳理，如圖1(a、b)所示，可以清晰的看出各核心工作涉及到的工作細分后的任務包，項目管理整個過程，可以說每一個環節都依據就打職能進行詳盡的工作任務分解活動，在任務分解過程中，還要將組織的層級納入考慮的影響因素范圍之內，以此保證項目管理工作開展的完整性和全面性，有利于項目執行者隨時掌握項目的有關信息，項目不同組織層級之間的管理職責通常是綜合考慮項目的實際情況作出的設計，在實際咨詢操作工作中，決策層進行相關決策、擬定項目開展所需資源分配的計劃，并形成檢查報告來檢查階段性任務的完成情況；執行層主要職責貫徹執行決策層和管理層的有關決策和計劃，將計劃工作細分化，分解成單個的單元任務包來完成。