成功管理項(xiàng)目群

趙九陽(yáng)

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展,組織的運(yùn)作與發(fā)展更多的采用項(xiàng)目管理(Project Management)的模式,而且項(xiàng)目規(guī)模越來(lái)越大,投資越來(lái)越高,內(nèi)部關(guān)系越來(lái)越復(fù)雜,項(xiàng)目與組織戰(zhàn)略目標(biāo)日益緊密。傳統(tǒng)項(xiàng)目管理理論和工具,已經(jīng)不能滿足運(yùn)作這些項(xiàng)目的需要,由此產(chǎn)生了項(xiàng)目群(Programme)的概念,它是指經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)統(tǒng)一管理,實(shí)現(xiàn)與組織戰(zhàn)略目標(biāo)相關(guān)的收益的一系列相關(guān)聯(lián)項(xiàng)目的集合。如何科學(xué)有效地管理項(xiàng)目群,已經(jīng)成為政府領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)管理層及項(xiàng)目管理人員面臨的新課題。

中國(guó)現(xiàn)代項(xiàng)目管理始于上世紀(jì)80年代,隨著國(guó)外先進(jìn)管理工具和理論(如PMBOK,PRINCE2等)的引進(jìn),中國(guó)項(xiàng)目管理從學(xué)科體系、資格認(rèn)證及實(shí)踐應(yīng)用等方面迅速與國(guó)際接軌,項(xiàng)目管理人員已經(jīng)能夠從容應(yīng)對(duì)單一項(xiàng)目的管理。然而,在項(xiàng)目群管理中,國(guó)內(nèi)比較普遍的是用項(xiàng)目管理的理論和工具或?qū)⑵溥M(jìn)行改良,結(jié)合既往的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理項(xiàng)目群。這種做法能夠部分解決項(xiàng)目群管理遇到的問(wèn)題,但無(wú)論從戰(zhàn)略高度、管理范圍、復(fù)雜性和不確定性等方面來(lái)說(shuō),項(xiàng)目群管理都遠(yuǎn)高于項(xiàng)目管理,我們始終無(wú)法解決項(xiàng)目群管理領(lǐng)域中的組織與戰(zhàn)略層面的項(xiàng)目管理、收益管理、項(xiàng)目設(shè)計(jì)及關(guān)聯(lián)性管理,以及資源合理分配等問(wèn)題。

借鑒項(xiàng)目管理在我國(guó)的成功發(fā)展經(jīng)驗(yàn),選擇并引入成熟有效的國(guó)外先進(jìn)理論和工具,大力開(kāi)展培訓(xùn)和認(rèn)證是迅速提高我國(guó)項(xiàng)目群管理水平的有效方法。

目前歐美現(xiàn)有的項(xiàng)目群管理工具中,最為成熟的是英國(guó)政府商務(wù)部(OGC)主持開(kāi)發(fā)的名為Managing Successful Programmes(簡(jiǎn)稱MSP)的項(xiàng)目群管理解決方案。OGC于1999年正式推出MSP第一版,2003年和2007年相繼推出的第二、三版,修正了第一版的局限性,使之成為適合所有行業(yè)的項(xiàng)目群管理工具。MSP在美國(guó)、歐洲、澳大利亞等國(guó)家得到廣泛的認(rèn)可,其中英國(guó)和澳大利亞要求政府類項(xiàng)目的管理人員必須持有MSP認(rèn)證資格。僅歐洲大陸已經(jīng)有幾萬(wàn)人通過(guò)了認(rèn)證,MSP已經(jīng)成為事實(shí)上的項(xiàng)目群管理規(guī)范。

MSP是最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié),有效解決了傳統(tǒng)項(xiàng)目管理工具無(wú)法解決的項(xiàng)目群管理難題:

1. MSP解決了組織與戰(zhàn)略層面的項(xiàng)目管理問(wèn)題。MSP把項(xiàng)目設(shè)計(jì)與實(shí)施和組織戰(zhàn)略緊密結(jié)合,以實(shí)現(xiàn)愿景為目標(biāo),通過(guò)商業(yè)案例進(jìn)行可行性分析與控制,通過(guò)設(shè)計(jì)藍(lán)圖制訂實(shí)施方案,設(shè)立項(xiàng)目群管理辦公室進(jìn)行總體協(xié)調(diào)和控制。MSP以迭代、漸進(jìn)的方式推進(jìn)項(xiàng)目群,提供向未來(lái)商業(yè)運(yùn)營(yíng)平滑過(guò)渡的有效方法,這樣就使大型、復(fù)雜的項(xiàng)目群的管理可行、可控,最終實(shí)現(xiàn)組織的戰(zhàn)略目標(biāo)。

2. MSP解決了項(xiàng)目群的收益管理問(wèn)題。收益管理(Benefits Management)是MSP的核心。收益一般是通過(guò)項(xiàng)目結(jié)束后的運(yùn)營(yíng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的,例如鳥巢完工就意味著建筑項(xiàng)目已經(jīng)結(jié)束,然而,它能否為北京帶來(lái)收益,就需要把鳥巢及其相配套的項(xiàng)目一起投入運(yùn)營(yíng)才能實(shí)現(xiàn),這就超出了項(xiàng)目管理的范圍。MSP提供了相應(yīng)的工具和模版,根據(jù)組織的戰(zhàn)略目標(biāo),來(lái)定義項(xiàng)目群的收益,并形成詳細(xì)的收益描述(Benefit Profile),以此為依據(jù),設(shè)計(jì)收益管理策略,制訂并實(shí)施收益實(shí)現(xiàn)計(jì)劃(Benefit Realisation Plan)。同時(shí),MSP還提供了持續(xù)測(cè)量收益的財(cái)務(wù)模型,定期向管理層展示收益情況和項(xiàng)目群的運(yùn)營(yíng)價(jià)值,確保實(shí)現(xiàn)預(yù)期收益。

3. MSP解決了項(xiàng)目設(shè)計(jì)及關(guān)聯(lián)性管理問(wèn)題。MSP提供了項(xiàng)目設(shè)計(jì)及關(guān)聯(lián)性管理的架構(gòu)。從過(guò)程、組織、技術(shù)及信息四個(gè)維度進(jìn)行子項(xiàng)目及其關(guān)聯(lián)性設(shè)計(jì),然后將眾多的子項(xiàng)目分成項(xiàng)目組,進(jìn)一步縮小關(guān)聯(lián)范圍,不斷測(cè)試關(guān)聯(lián)性的合理性,并根據(jù)測(cè)試結(jié)果協(xié)調(diào)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)與從屬關(guān)系。

4. MSP解決了項(xiàng)目之間的資源分配問(wèn)題。MSP提供了資源分配策略和資源分配計(jì)劃兩個(gè)模版,通過(guò)制定并實(shí)施資源分配策略和資源分配計(jì)劃,實(shí)現(xiàn)資源在項(xiàng)目之間的合理分配以及在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的資源調(diào)整,減少?zèng)_突并在沖突發(fā)生時(shí)能夠迅速有效地予以解決。資源分配策略模版包括資金、資產(chǎn)、技術(shù)服務(wù)及人員知識(shí)與技能需求,采購(gòu)策略,成本與支出計(jì)劃,內(nèi)外部資源詳細(xì)描述,資源沖突解決方案等。而資源管理計(jì)劃是資源管理策略的細(xì)化。

作者系北京大都智源咨詢有限公司總經(jīng)理