怎樣開好學校行政例會

周先榮

中小學的行政例會是學校行政領導的經常性工作會議,一般來說,半個月或一個月召開一次,參加人員為中層副職以上干部。其目的是為了進一步促進學校管理工作的規范化、科學化,提高教育教學的管理水平,及時發現和解決學校教育教學管理過程中出現的各種問題,確保學校各項工作的順利開展。但目前不少中小學的學校行政例會方式比較傳統,內容比較陳舊,總是離不開學習和傳達上級文件精神、各部門輪流匯報工作、布置下一階段的工作等。這樣的行政例會,既浪費了寶貴的時間,又消磨了管理團隊的工作熱情,很難調動起整個管理團隊的創造潛能,最終變成了學校工作中的“雞肋”。那么,校長應如何組織開好行政例會呢?

筆者在實際工作中壓縮了常規工作匯報的時間,特別是屬于通報性質的內容,一律以書面簡報的形式由校辦匯總后印發,與此同時,從拓展內容和豐富形式兩個方面著手,將行政例會的花樣做了以下創新。

培訓式例會。對校長來說,每次行政例會都是培訓干部的機會。學校的中層干部基本都身兼教學任務,缺乏管理經驗,更難從宏觀整體的角度思考學校管理問題。一個優秀的校長應該善于通過例會對干部進行管理觀念、管理方法的培訓,把身邊的干部都培養成獨當一面的能手。這樣既增加了學校管理團隊的實力,又替自己減輕了工作壓力,同時也為地區的教育事業培養了后備干部,可謂一舉多得。培訓式例會不僅可以是校長來培訓中層干部,也可以邀請高校的一些專家學者進行主題凝練的專題講學。

分享式例會。學校管理團隊每個成員都有自己獨特的思想和經歷,應該有一個平臺來進行溝通和分享,以促進個體知識的有效傳播,增加管理團隊的群體智商。譬如在筆者的學校管理團隊里,只有筆者一人在華東師范大學脫產攻讀過碩士學位,所以筆者每次行政例會都講一點在師大讀書求學、參加研討、旁聽高水平講座的體會,有時介紹一個管理原理,講一個管理寓言,都起到了很好的效果。管理團隊成員中誰最近看了一本好書,最近出去參觀考察或進修培訓,也都可以在例會上分享自己的所見所聞和所思所得。

論壇式例會。為加強學校管理團隊成員之間智慧的碰撞和交流,我們每隔一段時間還組織論壇式例會,即提前選定一個主題,讓管理團隊的幾個成員分別準備,到例會時各自演講陳述,然后接受質詢,把例會變成一次學術論壇和學術答辯,提高了管理團隊的學術研究能力和表達能力。

會診式例會。當學校出現了一些危機事件,或者有個別教師、學生存在著一些棘手的問題時,就需要開一次會診式例會。不管是校長,還是職能部門負責人,一個人或少數幾個人面對復雜問題時,難免會出現決策偏差。會診式例會就是讓所有的行政干部共同來思考破解難題的良方,通過集體智慧、集體決策來規避個別決策的風險,實現管理效能的最優化。

開放式例會。當有些例會需要做出關系師生利益的重大決策時,筆者通常把例會變成一種開放式例會,邀請教師代表和學生代表列席,并可以自由表達心聲,這樣的形式既是一種校務公開,同時也贏得了師生對學校管理層的尊敬和認同,調動了他們的主人翁意識。開放式例會的邀請對象并不局限于本校師生,還包括主管領導、教研員、督導、社會知名人士、社區負責人、學生家長……根據主題的不同可以邀請不同的對象來參加。如本校在制定招生政策時便邀請學區內的幾所小學的負責人來參加例會,傾聽他們的意見。

交流式例會。管理團隊成員之間需要交流和分享,兄弟學校管理團隊之間也需要交流和分享。筆者還經常邀請本區的一些兄弟學校開交流式例會。即兩校所有中層以上干部全部出席,交流工作,進行研討,互相學習,這也有助于管理團隊管理經驗和能力的提升。

總之,作為校長,千萬不能把行政例會開成令人乏味的“雞肋”會議,要開動腦筋,讓我們的行政例會成為校務公開的一種形式,成為校本研修的一種方式,成為團隊文化建設的一種途徑。

(作者單位:江蘇蘇州市吳中區木瀆實驗中學)