虛擬運作對高校圖書館自動化建設的啟示

胡翠紅

摘要：文章以“自理與外包決策模型”為基礎，對圖書館自動化建設評估標準進行分析，詳細闡述了普通高校圖書館自動化建設不具有自理的優勢，進而得出運用虛擬運作理論，對部分業務采用外包運作模式才是適應現代化發展的有效戰略的結論。

關鍵詞：虛擬運作；圖書館；自動化建設

中圖分類號：G250.7文獻標識碼：A文章編號：1002-3100(2009)01-0125-03

Abstract: Basing on“the model of self-supporting and outsourcing”, analysises valuation standard of automate construction to college library, expatiates on automate construction of college library don't have advantage of self-supporting detailly, and then draw a conclusion that the best way to suit modernised development is using theory of virtual operation, adopting outsourcing in some business.

Key words: virtual operation; library; automation

1業務外包——圖書館發展戰略的必然趨勢

虛擬運作是指組織借助于外部的具有優勢的某一些功能資源與自身資源相結合，以彌補自身的某一方面或某一部分功能不足的一種組織發展戰略[1]。虛擬運作特點是在資源有限的條件下，組織為了自身的生存與發展，將組織中核心業務也是最有優勢的功能保留下來，而將其他的非核心功能，同時也是其弱勢功能實施虛擬運作。虛擬企業虛擬其功能的主要途徑就是外包；虛擬企業成員間進行合作的主要方式也是外包。

“外包”的本質是借助于本組織外的服務供應商，充分利用他們專業化資源優勢，從而達到降低成本，提高組織核心競爭能力的目的[1]。外包正成為世界組織變革與發展的趨勢，外包策略也正在成為組織發展的一種重要策略。業務外包可以說是近10年國外興起的組織改制最有成效的方式，也是使組織結構發生根本變化的最重要的動力之一，并成為組織獲取競爭優勢的重要戰略。

美國企業協會主席約翰里奧蒂指出“沒有哪一家公司承受得起精于一切”。這個道理對圖書館同樣成立，圖書館所擁有的資源是有限的，它不可能在所有的業務領域都獲得競爭優勢，也不可能把資源平均分配到每一個業務環節上。圖書館也應充分利用外部的社會資源的優勢，把非核心業務外包給其他專業化組織，更加專注于圖書館核心能力的發展，提升圖書館整體服務品質。

2圖書館虛擬運作業務的分析

只有把有限的資金較多投入在那些具有戰略價值意義的、不可替代的、決定圖書館競爭優勢的核心業務與關鍵環節上，集中資源發展核心業務，才能增強對核心業務的控制力。因此，可以參照企業外包模式提出的一種新型管理方法，即把圖書館的一些事務性和技術性業務（非核心業務）外包給專業公司（團體）來完成。以便集中自身的力量從事提高核心功能的工作。在國外，圖書館業務外包迄今已比較普遍，且業務外包的力度在逐步升高。

在現代組織發展戰略管理中，自理還是外包已經成為組織無法回避的決策問題。圖1給出了分析組織自理還是外包的決策模型。

利用本模型，可以對相關的圖書館業務進行分析，如果在完成相關業務的人員和資金沒有很強競爭力，那么，所分析的業務就應采取外包運作模式，而非全部自理。

2.1核心業務的確定

在實施業務外包活動中，確定核心業務是至關重要的。圖書館核心業務的劃分，首先要明確圖書館事業核心業務之所在，然后再根據自身的優勢業務來確定。這樣才能發揮圖書館的基本職能，并突出個體發展優勢。

高校圖書館宗旨是：以學校的教學和科研工作為中心，竭誠為教職員工和學生提供綜合性的信息資源和全方位的服務，進一步提高圖書館服務水平和服務質量、拓寬服務的深度和廣度。服務宗旨一旦確立，其自身的核心業務也就明確無誤，即核心業務——咨詢服務。

數字信息咨詢服務是目前圖書館服務中最能夠擔任在重組資源基礎上有效地服務用戶，比較有競爭優勢的項目。圍繞數字咨詢服務進行的建設項目是圖書館目前的重要建設項目，這對促進數字圖書館技術的開發和應用，提高圖書館內外資源的利用率，推廣圖書館數字化信息服務、使服務范圍更廣、內容更具體、層次更高等方面具有積極的作用。因此利用傳統圖書館的特長同時借助現代網絡信息技術新優勢的數字參考服務，自然而然地成為數字圖書館核心業務。對于一般的圖書館來講，自動化建設是手段而非其核心業務。

根據“自理與外包決策模型”，自動化業務既然不是普通高校圖書館的核心業務，就具備了實施“外包”的可行性。

2.2自動化經費問題

圖書館自動化網絡化建設不僅需要購買設備，開發或引進軟件，還需要進行多項合作，如建設文獻資源、建立數據庫、設備和網絡維護等，這就需要巨大資金，然而資金不足恰恰是目前我國圖書館自動化建設乃至整個圖書館事業發展的一個突出問題。蘭州大學圖書館、中國科學院蘭州圖書館等大型圖書館都深感經費困難，中小型學校圖書館就可想而知[2]。

前段時間，各省都對本省高校圖書館的自動化網絡化建設進行了評估，此次評估的一大成功之處就是：為了評估順利通過，不管是校領導還是館領導無論以什么方式都為圖書館自動化網絡化建設加大了經費投入。正因為有了這筆可觀的經費投入，各省高校圖書館的自動化網絡化建設才產生了質的飛躍，出現了快速發展的局面。可是評估過后，經費又成了困擾圖書館發展的主要問題之一。即使在評估階段，校領導多方籌措資金，許多高校仍存在投入力度不夠的現象，如陜西省2003年3~4月份對全省普通高校圖書館進行評估實測， 根據對48所高校圖書館的評估數據匯總情況分析，圖書館自動化建設專項經費不足，僅達評估指標體系規定分值的65.86%。

根據“自理與外包決策模型”結論，圖書館自動化建設的經費沒有競爭實力，不具有“自理”的優勢，因此應對部分業務采取外包運作模式。

2.3自動化人員技術問題

院校圖書館自動化系統呈現大型化、系統化、自動化和技術密集化特征，設備構成先進、功能強大，設備維修的技術含量很高。圖書館自動化建設，人才是關鍵，要搞好自動化建設，離不開掌握現代技術的專門人才，有了這方面的人才，才能保障自動化建設的順利實施。

受客觀因素的影響，圖書館很難引進和留住高技術人員，并且由于工作任務及其工作實踐經驗原因，圖書館技術部人員在計算機及相關技術設備的軟硬件系統、計算機網絡安全、數據庫資源的建設及日常維護工作上的所見所聞與承包商技術人員存在明顯的差距。信息技術承包商擁有比圖書館更有效的資源和組織，尤其是專門化的知識和經驗，解決技術問題的速度和質量明顯高于圖書館。

通過以上分析，圖書館自動化在人才技術方面不具有競爭優勢，根據“自理與外包決策模型”，應對部分業務采取外包運作模式。

3虛擬運作理論在圖書館自動化建設中的應用

虛擬運作業作為一種新型的組織運作方式，早已不只停留在人們的概念中了，事實上許多圖書館已經自覺不自覺地正在運用其思想。軟件外包和技術服務外包是目前圖書館進行IT業務外包的主要形式。

（1）軟件外包：指在采用系統移植或委托專業廠商設計和開發，服務提供商直接向圖書館提供整套的應用方案，包括咨詢、軟件系統、實施、運行中的維護、軟件的升級、高質量的技術支持等。

隨著圖書館各類型信息檢索系統以及各類數據庫不斷涌現，如何維持讀者使用區及館內作業部門的信息檢索系統正常運作，成為圖書館不可輕視的業務職能。大多數圖書館因缺少計算機專業人員，無法獨立承擔系統的維護工作。因此在建網和購買數據庫時，常常以合約方式“合包”網絡系統即雙方共同維護，這樣可以讓網絡公司為圖書館免費培訓網絡人才，解決問題更方便快捷。

大連理工大學、北京航空航天大學、吉林工業大學、西南科技大學等圖書館目前使用的匯文文獻信息服務系統，就是由江蘇匯文軟件有限公司開發研制。西南交通大學、上海復旦大學、浙江大學等國內近百家著名高校的圖書館采用的論文提交系統就是由杭州麥達電子有限公司研制的麥達數字學位論文系統。匯文文獻信息服務系統和麥達數字學位論文系統的成員用戶不僅享受免費培訓、免費安裝、保證系統正常使用、定期升級和定期維護的服務，而且還享受臨時故障維修的服務。

（2）技術服務外包：每個圖書館一般都建有自己的局域網站，如何維持中心機房內服務器、磁盤陣列、交換機等大型復雜高端設備以及各個工作終端等信息硬件設施之正常運作，遂成為圖書館一項重要的業務職能。近年來，高校購買設備的條件之一就是：經營商提供方便、快速的維修服務。在西南片區，“蘭德科技有限公司”和“四通天明科技有限公司”就是因為其周到、快速的售后服務，贏得市場的。西南科技大學和綿陽師范學院計算機、打印機、復印機基本都由“蘭德科技有限公司”和“四通天明科技有限公司”提供的，公司及時、高效、專業化的服務讓使用單位受益非淺。

圖書館通過虛擬運作模式和借用IT企業的技術優勢及人才優勢，一方面，為圖書館自動化業務，特別是數字資源業務的順利開展創造了條件；另一方面，使資金、技術相對落后的圖書館也能生產出優秀的產品。因此，虛擬企業運作模式對技術、知識與設備相對落后的圖書館具有特別重要的意義。

4結束語

通過應用“自理與外包決策模型”理論，對高校圖書館自動化建設分析得出：普通高校圖書館自動化建設不具有自理的優勢，應運用虛擬運作理論，對部分業務采用外包模式才是適應現代化發展的有效戰略。

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[8] 羅伯特·克萊珀（美）. 信息技術、系統與服務的外包[M]. 北京：電子工業出版社，2003.