走科學化微機管理檔案的道路勢在必行

摘要:當前,在檔案管理方面,在眾多行業當中,或多或少都存在著一些與時代不相適應的問題,給檔案工作帶來了較大程度上的混亂,也給整個檔案行業帶來了某些方面的信用危機。文章通過論述科學化微機管理檔案的優勢,為大家找到了一條可行的檔案管理的方法。

關鍵詞:微機管理;查閱檔案;檔案管理

中圖分類號:G271文獻標識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)33-0230-02

利用科學化手段,進行微機管理檔案,則是在新形勢下檔案管理所必須引入的一項重要舉措。那么,在利用微機管理檔案的實際運作過程中,到底具有哪些優勢呢,籠統地說,有以下幾點:

一、速度快,效率高

運用微機管理檔案,避免了手工檔案那種煩瑣的工作程序與步驟和過多的重復勞動及較大的勞動強度等方面的問題。

管理過檔案的人都知道,在以前的檔案管理中,檔案材料的形成大都是經過立意、草擬案件、增刪修正到初定成型、再審閱、再修正以至核定、傳閱、整理、歸檔等眾多環節,而其各個環節又都是以手工書寫草擬、修改抄寫為主要手段,不僅費工費時,也極容易造成筆下誤,而利用微機技術,則可以系統而快速地將材料從起草、修改、增刪到定稿打印,原記入檔或列項匯集統計等工作一氣呵成,使檔案簿件形成的各個環節與當今日新月異的自動化辦公設施相吻合,既做到了省工省時、速度快,又提高了工作效益。

二、降低了人為因素的影響,操作簡便,準確率高

傳統檔案管理工作,不僅消耗大量人力物力,而且也只能得到事倍功半的結果,而且人為因素的影響無時不在,無事不有,比如:為了滿足需要,有的隨意亂添亂改,有的則改頭換面、張冠李戴,改年齡、改姓名、改家庭狀況,乃至改身份、改政治面貌等等,可以說是無所不及、面目全非,這必將會對有關于政審、考查的保險、上學、就業、入伍等各個行業造成嚴重的不良后果。

實行現代化手段進行檔案管理,一方面是減少了勞動強度,一旦需要補漏與刪減,也無須拆卷重做,省略了對卷內文件重新排列、編檔頁號、編抄目錄的包裝訂、填改案卷封面等許多環節,而只需點擊所需目標,按“件”整理,檢索簡便、文件插入十分方便。另一方面則對減少與避免人為因素的影響,起到了有效的制約作用,現代化微機管理檔案的一個共性是層層相關,機機相聯,任何信息,一經核實入機,就很難擅自更改,倘若沒有相關部門審核查實,出示證據證明,任何人都不能隨心所欲,想改就改,這對增強檔案的嚴肅性、權威性和提高其準確率都是一個行之有效的途徑,也是檔案管理工作中的一個質的飛躍。

三、查閱檔案方便,利用率高

傳統的手工檔案在提供某項服務的時候,需要的是從摞壓摞的卷宗中去查找分類盒,從分類盒中找相關簿冊,再從相關簿冊中查找相關人、相關項等,十分麻煩。因此,大多檔案往往只是個擺設,費時費力整理起來以后,束之高閣者居多。

現代化信息管理方法的運用,打破了舊有的憑經驗、憑記憶、靠手工、耗人力的管理模式,完成了檔案由紙張案卷向電子文件轉變的管理流程,有力地提高了檔案的管理質量,而建立檔案的根本目的就在于利用,要向需要部門或個人提供出可利用的檔案,就必須首先建立起有質量有水平的文檔卷宗,確保檔案的準確性,有了較高的準確性,也就有了較高的可信度,有了可信度,從某種方面講,也就自然會提高利用率。這種以現代手段進行檔案管理的方法,不僅減輕了建檔工作人員的負擔,將其從煩瑣的整理工作中解脫出來,以把時間與精力放在現代信息的開發利用上,而且能夠有效地提高檔案管理的質量和利用率,以使在提供檔案服務的同時,能夠彰顯其極佳的時效價值和良好的社會效應。

當然,微機管理不是萬能,也難免存在一些人為因素和環境因素的影響,諸如在檔案信息網絡后,微機的軟硬件可能會受到破壞和篡改,系統中的數據在輸入、輸出、存貯、傳輸過程中有可能會丟失或被竊取等。對此,檔案人員要有足夠的網絡安全防護意識和充分的技術防護手段,加強日常的檔案管理,從設施上完備,從措施上進一步強化。

具體地說,實行微機管理檔案,首先應做好以下幾項工作:

(一)強化與時俱進意識,搞好角色轉換

檔案管理人員要認清形勢,提高認識,自覺加強自身素質教育和現代文化知識的再學習,努力掌握計算機有關操作技術。作為一個單位,領導更要有超前的戰略眼光,充分認識到檔案管理人員的繼續教育和現代化技術的再學習在檔案事業發展中的重要意義,認識到檔案的管理質量與服務質量的提高與否,關鍵在于管理人員的專業管理水平與自身綜合素質的高低。因此,必須將檔案管理人員的繼續教育列入整體工作中的重要議事日程,適時搞好工作人員的角色轉換,以適應新形勢、新時代信息網絡迅速與發展的需要。

(二)加強檔案管理隊伍建設,搞好新老交替

在各個行業中,負責檔案管理的人員,雖然大都具有較高的思想覺悟和政治素質,工作認真,辦事老成,但卻往往是年齡較大、知識老化,與現代高速發展的知識要求不相適應,因此,除了如前所說的對檔案管理人員進行繼續教育,以期能夠適應運用現代高科技手段進行檔案管理之外,還要適時搞好整體隊伍的建設工作,調整檔案管理隊伍結構,搞好新老交替,力求管理人員知識化、年輕化,以培養世紀人才為目標,大膽啟動檔案人才工程,為應對檔案管理的各種人才需求打下堅實而牢固的基礎。

(三)加大投入,搞好相關硬件建設

眾所周知,微機管理檔案不同于手工檔案,盡管它操作起來非常方便,但它需要的內在條件與外觀環境卻是比手工檔簿嚴格的多。因此,在實際運作前,應具有專用庫房擺放檔案,而庫房必須具有防火燒、防蟲蛀、防霉爛、防光射、防盜竊、防灰塵等相關功能。庫內要有溫濕度測試儀及空調等,以對計算機、復印機、掃描儀等必要的儀器設備加以保護,并要安裝相關警報器、電子眼等防盜系統,以應對不法手段所造成的侵害。

(四)建章立制,依法實施檔案管理

堅持依法治檔,是運用現代化手段進行檔案管理的關鍵,作為一個單位,要充分利用自主立法的權限,建立一整套行之有效的符合當地實際的檔案管理法律法規,只有實現檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發揮應有的作用,檔案也才能得到及時的管理、收集與整理,也才能得到有效的保護,檔案管理才會有效益,才能達到為人民服務、為國家建設服務的目的。

另外,實行微機管理檔案,還要進行綜合治理,要全方位、多層面、多角度地進行宣傳教育與培訓,在提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識的同時,還要通過各種形式對全民進行《檔案法》和國家有關檔案工作規定的宣傳教育,以增強全民對檔案管理工作的認識和理解,支持與協調好檔案管理工作,為檔案管理提供真實而準確的信息,以提高整體檔案管理質量和工作效率。

總之,利用科學化手段進行微機管理檔案,不是一蹴而就的事情,要循序漸進,注意引導,強化教育與培訓。將人才工程與硬件建設有機地結合起來,并要適時建立一個檔案管理組織的領導體系,加強對檔案管理工作的督導與考核,努力消除人為因素所帶來的消極影響,充分發揮我們地方特有的管理優勢,堅持走可持續發展的指導管理道路,努力提高檔案管理工作水平,以真正實現檔案管理工作的科學化、規范化和法制化。

作者簡介:李國忠(1963- ),男,萊陽市龍旺莊街道衛生院助理館員,研究方向:檔案管理。