淺談高職教務管理信息化建設

史禮正

摘要：隨著高校規(guī)模的不斷擴大，教務管理日趨復雜，傳統(tǒng)的管理手段已遠遠不能解決教務管理中所出現的諸多問題，這時教務管理信息化便應運而生，而且伴隨著信息技術的迅猛發(fā)展，它已成為高校教務管理的必然選擇。文章結合廣州城市職業(yè)學院所采用的教務管理系統(tǒng)，探討了教務管理信息化的必要性及推進其發(fā)展的有效措施。

關鍵詞：教務管理信息化；教務管理系統(tǒng)

教學是學校培養(yǎng)人才的基本途徑，是學校的核心工作。而教務管理就是學校教學管理者為了確保各項教學任務順利完成而按照有關的教育方針，運用有效的管理手段開展的一項工作。教務管理搞好了，能促進學校教學質量的提高。隨著高校辦學規(guī)模的擴大，學生人數日益增多，增大了教務管理工作的難度。傳統(tǒng)的教務管理手段已無法應對越來越復雜的管理工作，借助先進的信息技術進行管理的教務管理信息化便應運而生。教務管理信息化是指在教務管理過程中充分利用先進的信息技術，促進信息交流與共享，優(yōu)化教務管理過程，提高教務管理效率，實現教務管理科學化、現代化、規(guī)范化。其中，建立一個適合學校本身特色的教務管理系統(tǒng)是它的核心內容。

教務管理的復雜形勢

為了適應教育發(fā)展的需要，組建學科更加齊全、結構更加優(yōu)化、綜合實力更強、辦學效益更高的高校，我校于2005年由4所市屬成人性質的高校合并組建而成，定名為廣州城市職業(yè)學院，是一所市屬的全日制普通高校。原各學校的管理體制、專業(yè)設置、專業(yè)人才培養(yǎng)方案等都各有自己的特色，亟須對之進行規(guī)范化，使學院各方面工作都符合規(guī)范，這是搞好教務管理工作的基礎。

學校合并后由原來的一地辦學轉變成多校區(qū)辦學，規(guī)模擴大，專業(yè)增多，學生人數也越來越多，但教學資源卻顯得捉襟見肘。所有這些給教務管理部門帶來了巨大的壓力，加大了教務管理工作的負擔，而且稍微管理不到位，就容易出錯，給教學帶來不良影響。

為適應新形勢，接受新的挑戰(zhàn)，必須借助信息技術，發(fā)展高效的、智能化的教務管理信息系統(tǒng)。

教務管理信息化的優(yōu)點

有利于教務工作規(guī)范化教務管理工作幾乎涉及教與學的所有方面，其基本信息更是滲透到教學各個環(huán)節(jié)且貫穿始終，這就要求必須按一定規(guī)范流程進行科學管理，而信息化有助于這一管理過程的成功實現。實行教務管理信息化后，教務管理工作將由過去傳統(tǒng)的操作方式轉移到以信息技術為基礎的管理平臺上，相關的教學信息將按照一定的規(guī)范存儲在教務管理系統(tǒng)中。全校師生都以各自的身份登錄教務管理系統(tǒng)，查詢及打印格式統(tǒng)一的教學信息報表，避免人為因素造成的差異，促進教務工作的規(guī)范化。

有利于準確、高效地完成教務管理工作日常教務管理經常需要收集、整理、統(tǒng)計、分析教學信息，較為繁瑣，教務管理信息化以后，可以把很多原來需要手工操作的工作用計算機完成，既能確保結果的準確性，也能提高工作效率，減輕工作負擔；而且各種數據能根據需要自動處理并生成各種報表，提高學校教務管理自動化程度和工作效率。

有利于學校各部門之間的數據共享參與教務管理的很多部門都是相對獨立的，擁有各自的信息，這些信息很難得到統(tǒng)一管理。教務管理信息化以后，把這些教學信息整合成一個整體，減少重復性工作，能實現對教學信息的集中管理、分散操作和信息共享。全校師生都可以通過互聯網以不同的身份登錄教務管理系統(tǒng)，實現對應權限的信息查詢及修改，改變傳統(tǒng)教學管理模式下信息層層傳達及存儲的模式。這樣，不僅節(jié)省了大量的人力、物力、財力，也使歷史數據的查詢及使用變得便捷。

有利于數字化校園的建立數字化校園以學校校園網絡為基礎，以達到全校信息資源共享、提高工作效率為目的。它由教務管理系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)、師資管理系統(tǒng)以及圖書管理系統(tǒng)等眾多子系統(tǒng)構成。教務管理系統(tǒng)與其他構成數字化校園的子系統(tǒng)相比，影響更為廣泛，是師生在日常教學中最常使用的系統(tǒng)，因而更能促進學校數字化校園的建立。而且教務管理系統(tǒng)的使用，要求師生具備一定的信息技能以保證教學正常有序地進行，從而促使全校師生不斷學習信息技術，適應信息化要求，這為學校數字化校園建設提供了技術上的保障。

教務管理信息系統(tǒng)在我校的應用

我校在充分考慮了自身教務管理實際情況后，引進了專門從事高校教學管理系統(tǒng)開發(fā)的杭州正方公司的產品——學年學分制普通高校版本的正方教務管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)選用Oracle作為后臺數據庫，以J2EE、ASP.NET作為前臺開發(fā)工具，采用C/S(即客戶機/服務器模式)和B/S(即Web瀏覽器/服務器模式)結構相結合的模式，保證了系統(tǒng)的安全性和可維護性。它幾乎涵蓋了我校教務管理工作的方方面面，下面介紹其中一些比較重要的環(huán)節(jié)。

學生學籍管理新生入學報到后，教務處可按照教務管理系統(tǒng)設置好的規(guī)則對學生進行分班、編學號、建立學籍，跟蹤維護學生在整個學業(yè)過程中發(fā)生的退學、休學、轉專業(yè)等學籍變動情況。教師通過自己的教務管理系統(tǒng)也可查詢到他們所任教班級里學生的學籍異動情況，確保學生狀態(tài)的實時性。同時還可隨時統(tǒng)計、打印各種學籍報表，滿足學校填報各種評估所需報表的要求。

教學計劃管理將專業(yè)人才培養(yǎng)方案錄入教務管理系統(tǒng)后轉變成學期執(zhí)行計劃，再通過學期執(zhí)行計劃自動生成每個學期各個班級的教學任務，教學部門根據此教學任務錄入任課教師和教學場地要求，由教務管理系統(tǒng)自動生成教師教學任務書、班級教學任務書等報表。

排課管理先采用人機交互輔助排課的方式安排一些有特殊要求的課程，接著就可讓教務管理系統(tǒng)自動排課。在排課過程中系統(tǒng)會進行沖突檢測，也可以實時統(tǒng)計教室使用情況、教師上課安排情況等，方便對排課進行調整，讓排課這件繁瑣的事情變得簡單。排課完成后可生成教師、班級和教室課程表等，各教學單位可通過教務管理系統(tǒng)對之進行批量打印，而且教師、學生可通過上網查詢各自的課表。

學生評價教學質量管理學生上網對任課教師的教學質量進行評價，教務處可以通過教務管理系統(tǒng)迅速統(tǒng)計評價結果，及時反饋給任課教師，使任課教師及時改進和完善教學方法，提升教學水平。

網上選課管理教務處設置好開設課程、學生選課時間和選課對象等選課規(guī)則后，學生即可上網選課，能確保學生的選課活動有序、合理、高效。選課完畢后系統(tǒng)可自動生成教師點名冊、教師網上錄入成績的學生名單。

考試管理系統(tǒng)可根據需要考試的課程、時間、教室和監(jiān)考教師等考試信息，安排課程的各個考試環(huán)節(jié)，師生均可通過教務管理系統(tǒng)查詢考試安排情況。

等級考試報名管理教務處設定好考試報名項目和報名起止時間后，讓學生在報名期限內完成報名操作，報名結束后可從系統(tǒng)導出Excel格式的報名數據、考生照片，可提高等級考試的報名效率。此外，還可把考試后的成績導入系統(tǒng)，以供學生和教學單位查詢。

成績管理教師在規(guī)定的時間內上網錄入學生成績后，學生即可上網查詢，在此過程中，教務處可以實時跟進教師的成績錄入情況，督促教師按時錄入學生成績。成績管理記錄了學生學習的結果，系統(tǒng)能夠提供各種有關學生成績的報表，對學生的學業(yè)提供客觀的評價。

畢業(yè)資格審查主要結合學生在校的學習成績，參照教務管理系統(tǒng)中的專業(yè)教學計劃和學校有關規(guī)章制度，對學生的畢業(yè)資格進行審核，簡化人工核對的過程，提高工作效率和準確率。

我校推進教務管理信息化建設的有效措施

合理搭建教務管理信息化網絡平臺教務管理系統(tǒng)采用三層C/S和B/S分布式應用結構相結合的方式，即數據服務器、應用服務器、客戶端或瀏覽器客戶端(如圖1所示)。數據服務器采用IBM小型機，配以同一型號的小型機作為備用機，安裝Unix操作系統(tǒng)，并在該系統(tǒng)上安裝了Oracle作為后臺數據庫。應用服務器采用DELL服務器，安裝Windows 2003操作系統(tǒng)。客戶端采用C/S結構，可運行于Win2000、WinXP和WinVista等操作系統(tǒng)。瀏覽器客戶端采用B/S結構的子系統(tǒng)，可運行于IE5.1以上的瀏覽器。這種教務管理信息化網絡平臺提高了教務管理系統(tǒng)的處理速度、安全性和可維護性。基于C/S結構的客戶端面向教務處和院、系的教務管理者，客戶端運行相關的可執(zhí)行文件，通過身份驗證后即可操作教務管理系統(tǒng)，響應速度快，操作靈活。基于B/S的瀏覽器客戶端面向師生用戶，通過上網登陸教務管理系統(tǒng)即可進行瀏覽、查詢和數據輸入等簡單操作，不受時間、地點限制，方便了廣大師生。客戶端或瀏覽器客戶端用戶向應用服務器發(fā)出指令，通過應用服務器訪問數據服務器，并把結果反饋給用戶，如果受攻擊也只是應用服務器受影響而不會損害數據服務器，提高了系統(tǒng)的安全性。該系統(tǒng)采用數據服務器本身的備份、應用服務器的備份、客戶端的備份等多層備份，數據被破壞時能夠很快進行恢復，提高了教務管理系統(tǒng)的可維護性。

確保教務管理系統(tǒng)中基礎數據的準確性基礎數據是教務管理系統(tǒng)的根本，其準確性直接關系到系統(tǒng)的正常運行，因此，必須保證其準確無誤，這些基礎數據主要有院系、班級、專業(yè)、課程和教師信息等。必須從學校的實際情況出發(fā)，根據教務管理系統(tǒng)的特點和國家有關部門對學校信息化建設所規(guī)定的代碼標準，制定符合教務管理系統(tǒng)要求的編碼規(guī)則。制定完畢后，要嚴格按照該規(guī)則采集基礎數據并進行編碼，以便教務管理系統(tǒng)能健康運行。

維護、完善教務管理系統(tǒng)教務管理系統(tǒng)的運行，需要有專人維護，保證數據的安全性和完整性。同時，為了適應學校發(fā)展的需要，需要及時升級教務管理系統(tǒng)。此外，經常備份教務管理系統(tǒng)的數據也是必要的，以便出現故障時能及時恢復，把損失降到最低程度，可以啟動教務管理系統(tǒng)的數據自動備份功能，將自動備份功能的時間設置在較少人使用教務管理系統(tǒng)的時段。

合理分配各角色人員使用教務管理系統(tǒng)權限教務管理流程復雜，安全性要求高，必須給各角色用戶授予不同的使用權限。教務管理系統(tǒng)使用權限的分配主要包括：(1)同一角色的不同人員具有自己的私有權限。例如，不同部門的教務管理者只能查自己部門相關的教學信息，不同的教師只能錄入自己所任教班級學生的成績等；(2)不同角色的人員擁有的權限不同，例如系統(tǒng)管理員具有操作教務管理系統(tǒng)的所有功能，而院系管理員只能操作系統(tǒng)管理員授予的使用功能等；(3)不同教務事務管理者所擁有的權限不同，例如負責排課的教務管理者只能使用與排課有關的功能，而負責考試的教務管理者只能操作與考試有關的功能等。每個用戶在使用系統(tǒng)之前，必須進行身份驗證，并根據其角色配置相應的控制、訪問權限。

加強培訓，提高全校師生應用信息技術的能力教務管理信息化系統(tǒng)構建起來以后，不論信息技術如何先進，最終取得成效的關鍵因素還是在于全校師生使用教務管理信息技術的能力。因此，在教務管理信息建設過程中。必須加強對師生使用教務管理信息技術的培訓。可編制教務管理人員、教師、學生等不同用戶使用教務管理信息技術的手冊，公布在校園網上，以備他們隨時上網查閱。