對高校檔案管理工作若干問題的探究

摘要：高校作為高等教育的場所，檔案管理的地位和作用日益凸顯。文章分析了高校檔案管理存在的問題，并對如何加強高校檔案管理工作提出了具體建議。

關鍵詞：高校；檔案管理；問題；措施

高校檔案是學校發展歷史最權威、最真實的記錄，是高等教育工作的重要環節，是國家檔案事業的重要組成部分。隨著我國經濟社會和高等教育的高速發展，特別是隨著科學信息技術的迅猛發展，高校檔案工作的內涵和外延都發生了深刻變化。2008年9月1日，《高等學校檔案管理辦法》正式開始實施。高等學校應抓住契機，對照《高等學校檔案管理辦法》，認真開展調查研究，查找不足，積極探索檔案工作發展的新路子，努力開創檔案工作的新局面。

一、高校檔案管理中存在的問題

1.對高校檔案管理工作的內涵和重要性認識不足。目前有些高校領導對新形勢下的檔案工作還缺乏足夠的認識和了解，檔案管理意識不強，認為高校的主要工作是教學、科研，從而忽視檔案管理工作。對高校檔案管理投入的財力、物力、人力均不到位。相當多的高校檔案部門的設施相對滯后，庫房、辦公、閱覽也未實現三分開，檔案現代化及檔案保護設備配置不全，嚴重影響了檔案管理保護及服務工作的正常開展。同時由于檔案部門待遇低，留不住人才，吸引不了人才，導致檔案人員素質偏低。

2.信息化程度不高，管理落后。部分高校檔案館的檔案管理仍采取手工作業方式。檔案工作人員在文件立卷歸檔后，通過手工作業對文件資料進行調整和編目，檢索時，檔案管理人員再從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據上面的記錄到庫房中查找，勞動量大、耗時多、速度慢。檔案管理人員長年忙于這些大量簡單重復性勞動，根本無暇顧及科研和科學開發，現代化管理更無從談起。

3.檔案整理不規范，檔案內容失真。整理不規范主要存在以下兩種情況，一是時間編排混亂，二是組卷裝訂不規范。檔案內容失真相當多出現在人事檔案中。同一個人的出生日期、參工時間、畢業時間等記載五花八門，越是最新的材料，越是填對自己有利的時間。職工履歷表、專業技術人員登記表、考核表等各種表格缺乏有效的審查，從而把錯誤信息帶入檔案，致使內容失真嚴重，影響了檔案的可靠性及查檔的效率。

4.服務功能差、利用率低。檔案的利用是為更好地發揮檔案的原始價值和社會價值，為經濟、為社會服務，但現在不少檔案人員滿足于你用我調的傳統服務方式，同時由于聯網歸檔檢索查閱等還不太成熟，查閱資料手工檢索繁瑣、服務設施不完善、閱覽環境雜亂等一系列問題，使得文件和文字信息不能做到交流和共享，高校檔案管理不能很好地達到高效服務的目的。

5.人員結構不合理。高校專職檔案人員整體年齡偏大，懂計算機、網絡技術等現代管理手段的檔案人員所占比例較小。面對新技術蓬勃發展的信息時代，檔案管理人員傳統的知識結構已經不能適應新的形勢，急需補充新鮮的血液。但是目前大多數檔案部門獎金分配基本上是吃大鍋飯，職工收入偏低，難以吸引年輕人加入檔案管理隊伍。

二、加強高校檔案管理工作的措施

1.加大宣傳力度，強化檔案意識。全國高等學校應該以學習和宣傳《高等學校檔案管理辦法》為契機，努力改變高校檔案工作中存在的被動局面。首先明確高校主管領導是檔案管理的一級責任人，提高學校領導及檔案管理部門領導對檔案工作重要性的認識。《高等學校檔案管理力、{去》第五條中明確指出了“高校檔案工作由高等學校校長領導”，并明確了其四條主要職責：(1)貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度；(2)將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；(3)建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；(4)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。因此高校領導應遵循科學發展觀，不斷轉變觀念，充分認識到加強檔案管理的重要性，力求在政策、資金、人力、技術等方面給予重點扶持，為檔案管理工作營造良好的發展環境。其次利用一切可利用的方法加強檔案工作宣傳力度，樹立并強化廣大師生員工的檔案意識。廣大師生員工是高校檔案的直接形成者，如果能使他們關心與參與檔案管理工作，自覺地收集材料及時歸檔，必能促成高校檔案工作的良性發展。最后要通過多種形式，加強對檔案人員的思想教育，幫助他們確定正確的擇業觀，使他們熱愛檔案工作，立志獻身于檔案事業。

2.采用先進技術手段，加快檔案工作信息化建設。檔案信息化是加快實現檔案管理科學化、現代化的必由之路，任務十分艱巨，不僅工作量大，而且技術要求高。首先，用現代信息處理技術對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案、圖片、錄音、錄像等各種載體的檔案進行數字化處理，形成規范化、系列化的文字、聲像等檔案數據存入數據庫；其次應研發或購進檔案管理軟件，加快檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體數據庫的建設，在權限范圍內實現檔案全文信息檢索和查詢，開展網上利用服務。實現檔案工作微機全程管理，使“死”檔案變成“活”信息。雖然信息化建設過程需要耗費大量的人力、物力、財力，但建成之后，可以使檔案工作者從繁雜的事務性工作中解脫出來，很大程度上減輕了工作量，大大地提高了工作效率，使廣大檔案工作者可以花更多的時間和精力去開發和利用檔案信息資源，更好地為學校的教學科研工作以及領導的決策服務。

3.實現檔案管理的規范化、標準化，保證檔案信息的真實、完整、有效。首先建立健全嚴密的檔案管理制度體系，使檔案工作按程序化、規范化、標準化、科學化的軌道運行，這是保證檔案材料的真實性、完整性和有效性的前提。檔案的形成，涉及很多部門和員工，要制止和根除檔案中弄虛作假的現象，必須制定嚴密的制度體系，同時學校要推行立卷部門領導和檔案館共同負責的責任制，從檔案收集的源頭上把好關。其次要做好已有信息的認定工作。對于干部檔案“三齡一歷”(年齡、工齡、黨齡、學歷)進行認真審核，檢查干部檔案缺件情況，對所缺材料及時進行收集補充；對于檔案清理中發現的無意失真材料和有意弄虛作假材料，查準核實后，加蓋檔案部門帶有“認定材料”字樣的公章后再重新人案。在日后的查檔過程中，一律以認定材料信息為準。同時還要對館藏檔案中一些重要類別的檔案進行評估，如科研、基建等檔案，對于發現的問題，要采取各種措施進行補救。

4.推進檔案服務創新，提高檔案“曝光率”。近年來，檔案之所以被人們所忽視，關鍵是檔案管理部門在檔案工作中沒有樹立服務第一的理念，沒有很好地履行法律賦予的檔案管理職責。推進檔案服務創新可以從以下幾個方面做起：

(1)形成圍繞重大紀念活動宣傳的檔案宣傳機制，有計劃、有重點地開展檔案宣傳。這是高校檔案館最重要也是最能擴大檔案館影響、提高檔案館地位的服務方式。

(2)開展檔案的信息查詢利用工作。檔案利用是檔案工作的出發點和根本目的，隨著時代的發展，個人與社會利用檔案的比例也在逐年上升，如升學、考研、購房、財產轉讓、公證等。檔案的開發利用已是檔案室的日常主要工作，因此檔案部門應與時俱進，配備足夠的接待人員，實現服務窗口化；同時應該積極建設相關的全文數據庫和多媒體數據庫，盡快建立檔案網頁，開展網上利用服務，不斷提高服務效率和質量，最大限度地滿足利用者對檔案信息的需求。

(3)在人員配備許可的情況下，可以開展人事檔案代存代遞服務。服務對象以學校出國、調離學校和因私離校人員為主。該項服務既方便了廣大教職工，也可避免人事檔案的流失。

5.調整檔案隊伍結構，提高高校檔案管理人員的業務素質。加強檔案隊伍建設，建設一支適應高校檔案工作現代化需要的、素質優良、結構合理、穩定的檔案人才隊伍，可以從以下幾個方面做起：(1)要努力提高檔案人員的政治意識、大局意識和責任意識；(2)要盡可能地為檔案工作人員提供繼續教育和培訓的機會，提高他們的業務水平和工作能力；(3)建立健全人才引進制度，制定特殊優惠政策和措施，積極引進政治素質高、業務能力強、學歷層次高、具有現代科學技術知識和技能的檔案專業人員；(4)要加強兼職檔案人員隊伍建設，為兼職檔案人員設置崗位津貼，定期開展檔案工作核查評比活動，引進激勵機制，充分調動他們的積極性。