ABC分類法在企業設備采購中的應用

李 瑛 吳曉進

采購工作作為設備管理流程中承上啟下的中間環節,其重要性不言而喻。近幾年,為適應市場需求,提高公司加工手段,在購買設備經費投入不斷增加的同時,設備采購管理的規范化、制度化建設顯得愈加重要。否則,不僅會造成錢財的輕易流失,而且難免造成設備采購中的盲目性,為公司發展帶來不必要的經濟損失。隨著公司的快速發展和改革的不斷深化,國家對機械加工、科研工作的投入增加,采購經費和渠道也呈現出多元化的狀況,公司設備采購總量日趨增加。我們主動適應市場經濟環境,物資供應從建立和健全申請、立項、論證、審批、確定采購方式、驗收等制度入手,嚴格按章辦事。

一、ABC分類法在設備采購中的應用

ABC分類法又稱帕累托分析法或巴雷托分析法、柏拉圖分析、主次因分析法、ABC分析法、分類管理法、重點管理法、ABC管理法、平常我們也稱之為“80對20”規則。它是根據事物在技術或經濟方面的主要特征,進行分類排隊,分清重點和一般,從而有區別地確定管理方式的一種分析方法。由于它把被分析的對象分成A、B、C三類,所以又稱為ABC分析法。

ABC分類法是由意大利經濟學家維爾弗雷多·帕累托首創的。1879年,帕累托在研究個人收入的分布狀態時,發現少數人的收入占全部人收入的大部分,而多數人的收入卻只占一小部分,他將這一關系用圖表示出來,就是著名的帕累托圖。該分析方法的核心思想是在決定一個事物的眾多因素中分清主次,識別出少數的但對事物起決定作用的關鍵因素和多數的但對事物影響較少的次要因素。后來,帕累托法被不斷應用于管理的各個方面。1951年,管理學家戴克將其應用于庫存管理,命名為ABC法。1951年～1956年,約瑟夫·朱蘭將我BC法引入質量管理,用于質量問題的分析,被稱為排列圖。1963年,彼得·德魯克將這一方法推廣到全部社會現象,使ABC法成為企業提高效益的普遍應用的管理方法。

此規則通過對同一類問題或項目進行排序,來認明其中少數爭議較大的。帕雷托通過長期的觀察發現:美國80%的人只掌握了20%的財產,而另外20%的人卻掌握了全國80%的財產,而且很多事情都符合該規律。于是他應用此規律到生產上。他的主要觀點是:通過合理分配時間和力量到A類-總數中的少數部分,你將會得到更好的結果。當然忽視B類和C類也是危險的,在帕雷托規則中,它們得到與A類相對少得多的注意。

我公司是怎樣在設備采購中具體應用ABC分類法的呢?以上所購設備共30臺,所用資金總額1650萬,所購設備通過以上實例有著這樣的規律,少數設備在總金額中占有很大比重,而占品種數很大比重的設備,在總金額中所占的比重又很小。設備的ABC分類法,就是根據設備品種和總金額之間的不均衡性,將其劃分為A、B、C三類,對占用資金大的設備實行重點管理加強控制,對占用資金少的設備則采取一般控制,從而加強設備管理的一種方法。A類設備品種最少,占公司全部采購設備的10%,共三臺,占用65.7%左右的總資金額;B類設備較A類多,約占36.7%左右,占用29.6%左右的總資金額;C類物資品種最多,約占53.3%左右,只占4.7%左右的總資金額。因此,最重要的是A類,金額在150萬元以上的設備,公司對這類設備采用委托招標方式進行采購;次重要的是B類,設備金額在20萬元~149萬元之間的,采用自主招標的方式進行購置;不太重要的是C類,19萬元以下設備,采用自我購置方式進行。

二、招標實踐中應注意的一些問題

1.切實做好對投標方的資格審核。無論是公開招標或自主招標我們均須重視對投標方的資格預審工作,制定資格預審的必要條件。一是根據投標人提供的相關資料和我們已掌握的信息對其資格是否滿足必要條件進行審核。二是招標人赴潛在投標人處進行實地考察,了解質保體系建立情況、企業規模、設備、生產工藝等。在招標工作中有的企業提報的企業規模、設備、生產工藝與實際狀況存在較大差異。三是通過第三方對投標方的資格能力進行審核,即按投標方提供的其產品在行業使用表中的信息,向兄弟單位了解投標人的相關情況,綜合上述信息,確定投標人的投標資格。

2.規范評標過程。規范的評標程序、嚴格認真的評標過程是保證所有投標人具有相等機遇的基礎。實際操作中有些單位對投標書的評標過程缺少規范性,主要以評議法和合理低價法為主。招標組織機構的成員對各廠商的投標法,進行大致的評判就確定預中標單位,評標過程可操作性不強,易受權威或主觀因素的影響,也不便對各評委的責任作出鑒定。筆者認為在評標中應建立評委責任制和報告制度,確保個人或組織對其行為和結果負責。提倡采用易操作、公平合理的百分法,由專家對評分內容進行分類,從投標人信譽和業績、能力、技術條件、報價等方面制定平分標準,各評委獨立打分匯總,總分量高者為預中標單位。該方法考慮因素較多,體現科學、公平、合理,對所有投標人一視同仁,評標結果分岐較少。

3.投標方的報價并非越低越好。投標方在制訂某項設備報價時,一般會從自身的實力、技術、質量、信譽、服務及競爭對手等情況制定報價。采用的報價策略有:高標-理想利潤,中標-中等利潤,低標-保本薄利。有些設備生產廠家為了某種目的的也會低于成本報價。作為招標企業應根據招標設備的技術要求、交貨期限、備品配件、專用工具、技術服務以及國內同類產品市場價格等情況制定招標設備的標底,使自己對招標設備的預算價有一參考依據,也便于對投標方報價的合理性作出公正客觀的評價。

在各投標方其技術能力、質量、信譽、服務均能滿足要求的前提下,那些報價低的投標者自然被選中,招標方也會從經濟角度選擇那些低報價的投標方為預中標單位。我們知道在有些設備的招標中各投標方的最高報價與最低報價竟相差一二百萬元,如此大的差距讓人不知如何取舍。這其中有的是投標方計算錯誤,有的是低于成本競爭。作為招標方擬定合理標底,可先排除那些超過標底規定偏差的廠家,對剩余投標方再進行比較,經過綜合評價選出滿意的投標方。如果一味的選擇低報價,將損害招投標雙方的利益。低報價難以確保高質量,過低的報價只能使投標方偷工減料或粗制濫造,在這方面已被無數事實所證明。

4.建立評標專家庫控制招標過程。為便于招投標方式的推廣和應用,使招標過程趨于規范,在機械設備制造行業中,通過考核選取那些具有高級職稱或相應資格且有較高專業技術水平的人員為專家庫成員。技術專家應熟悉本專業有關設備的國內外技術水平及發展狀況;經濟專家應熟悉有關法律,有實際商務工作經驗。專家任職采用聘任制,在進行某項設備招標前可隨機從“評標專家庫”中選取與本次招標無利害關系的專家作為技術組和商務組成員。為完善評標專家庫制度,應建立評委責任制,考評專家的工作態度、業務水平等,并以此作為任職的依據。

5.加強對招標相關人員的專業知識培訓。進行招標的機械設備種類多、技術復雜,在組織招標時,有的招標人員對招標程序不熟悉,缺少不同設備、材料的招標范本,在招標操作中不甚規范。《招標投標法》生效后,該法規明確了招標雙方的權利義務、法律責任等內容,是招投標工作的準則,對招投標活動的規范進行,維護雙方的利益有著重要作用。今后的招投標活動都應以《招標投標法》為標準,結合本公司實際情況,積極開展該方面的專業知識培訓以利于招標工作的順利進行。

三、招標工作中需改進的地方

我公司機械加工設備三種采購模式為:重要的為A類,金額在150萬元以上的設備,這類設備采用委托招標方式進行采購;次重要的是B類,設備金額在20萬元~149萬元之間的,采用自主招標的方式進行購置;不太重要的是C類,19萬元以下設備,采用自我購置方式進行。三種模式的得出雖對今后工作有很大的幫助,但也有許多需改進的地方。

首先,我們認為B類設備采購跨度有些大,在這個價位的設備應進行更細致的劃分,接近高位的設備應采用自主招標和自我購置相結合的方式采購,杜絕在設備購買中參與人員過少,購買過程不透明,專業面太窄,造成購回設備不理想,公司錢財浪費的結果。

其次,在實際工作中,我們感覺無論是過去現在和將來,生產企業與供應商的關系是一種相互依賴、相互依存的互助合作關系?，F代采購管理的趨勢是減少供應商,并建立穩定的合作伙伴關系,從戰略的高度認識供應商、管理供應商。由于企業競爭已從企業之間的競爭,發展到企業供應鏈的競爭,這就要求企業實施有效的供應商管理,同供應商建立長期良好的伙伴關系,實施一定程度的縱向整合,形成“虛擬式”的企業聯盟,使企業得到長期穩定的供應和及時回饋的市場信息。

(作者單位:西北機器有限公司)