高校藝術系院教學檔案數字化的建設現狀與對策

摘要: 高校院系級檔案信息是高校檔案信息的重要組成部分，校園數字檔案館的建設離不開這個重要的支撐。在檔案信息數字化的推廣中，必備的硬件設施、技術力量支撐、檔案信息網絡的維護、知識產權保護都是我們有必要探討的問題。

關鍵詞: 檔案信息化策略

21世紀是全球信息化的時代，互聯網的普及和各類信息技術的推廣給我們的工作和生活帶來了便捷。信息資源共享讓我們用最小的投入獲得資訊利益的最大化，各種科學技術信息資源的傳遞已由傳統紙質方式逐步向數字化信息轉換，多年來在公眾眼里較為神秘的檔案信息資源也不例外，互聯網上紛紛出現大量的公共檔案數字信息資源。

受大環境的影響，高校傳統的檔案管理也在悄然發生著可喜的變化，與其它信息資源相比，檔案信息具保密性、政治性，這就使得高校檔案數字化信息的開發受到一定的限制，院系級檔案的數字化信息建設也受到一定的影響。

一、高校藝術系院數字檔案建設的必要性

近幾年，隨著高校藝術專業的招生規模不斷擴大，藝術院系的各類檔案數量迅速增加，有限的存儲空間已經不能適應當前的需要，把現有的檔案信息資源轉化為數字信息即可解決這個日漸突出的矛盾。

院系級的檔案信息除了文書檔案信息外，還有教學檔案信息。院系級的檔案管理能直接反映出院系的教學管理、教學活動等情況。由于藝術專業的獨特性，大量的檔案信息是在師生的教學實踐過程中直接產生形成的，用傳統的存儲方式會丟掉許多有價值的教學信息，而數字檔案信息的開發改變了這個窘況，在教學過程中師生可采用攝像、錄音等技術手段對原始材料進行及時有效的存儲。

與藝術專業院系相比，其它學科專業院系的教學檔案管理相對容易，藝術院系的特殊性決定了藝術院系教學檔案載體的多樣性，我們有時必須用不同的儲存介質(圖片、磁帶、CD、VCD)來保存同一個教學檔案，因為這樣教學檔案信息才會更加詳實、可靠，同時檔案保存的時間較過去也有所延長。

以美術系為例，各個專業方向的教學效果完全可以通過學生平時作業和考試試卷來衡量，用傳統方式來保存這些極具價值的教學檔案除了需要大量的人力對此進行整理外，還需要大量的存放空間，紙張的吸濕特性更增加了檔案管理的難度，因此數字檔案建設勢在必行。

以音樂系為例，《聲樂》這門課程的教學檔案，如用傳統的方式，我們只能通過教學目標要求、考試評分標準及成績冊上面的分數來衡量教學效果。如此一來，該門課程的教學檔案信息顯得過于簡單。但是如果通過采用錄音、錄像等科技手段真實記錄考試過程，就能讓我們把“聲音”這一看不見、摸不著卻又確實存在的原始教學檔案有效的保存起來。當學生對教師是否嚴格按評分標準做出相應的成績評定產生質疑時，聲像檔案的詳實性、可靠性就會有效發揮重要作用。

二、高校藝術系院教學檔案數字化的開發與建設

凡是利用價值較大的教學紙質檔案都應盡早轉化為數字檔案。對于辦學規模較早的高校藝術系院來說，專業方向越多，教學檔案的數量就越大，學生試卷、學生名冊、學生各項過級率統計、學生成績冊、學生的專業實踐等，都是紙質檔案居多，保管成本較高、易磨損、檢索和利用效率較低，這給檔案資源共享造成了相對的障礙。通過教學檔案的數字化建設，可將學生名冊、學生成績甚至教師的教學課件都掛上網，既能提高教學檔案的有效利用率，同時又能為校園檔案的數字化建設提供最為基礎、詳實的數字信息數據。

如若原始的紙質教學檔案數量較大，便可通過圖文軟件，對紙質教學檔案進行掃描，實現數字信息的轉換。這樣做除了準確率高，便于管理之外，還比人工錄入要快了許多，更重要的就是檔案信息的利用者還可以看到檔案最為原始的特征，比如美術系的專業課試卷，試卷原始的紙張顏色、教師批改的成績等，這些都能更加有效的說明教學數字檔案的原始性、真實性和可靠性。

三、高校藝術系院教學檔案數字化面臨的問題及對策

高校藝術系院教學檔案數字化檔案建設離不開計算機軟、硬件和網絡技術支持。它的重點是整個數字化系統，該系統的各個環節都應保持一定水平，通過局域網絡進行各環節的聯系，這樣才能發揮整體優勢，提高數字系統的綜合能力。某個環節出現問題，將可能導致整個系統無法正常使用。

在檔案進行數字化轉換工作之前，相關部門應該進行精心地組織準備工作。首先對教學檔案管理工作人員進行必要的技術培訓，數字化轉換工作不僅技術要求高、操作有一定難度，并且還需要資金、時間投入，通過對教學檔案管理人員的技術培訓可提高檔案數字化轉換的工作效率;其次，對要進行數字化轉換的非數字化檔案，進行數字化之前的認定，并提出明確的轉換意見，經部門領導和學校主管部門領導同意后，方可進行數字轉換工作，這樣才能保證教學檔案數字化轉換工作能夠取得預期的效果。

高校藝術系院傳統的教學檔案數字化轉換成功后，檔案查詢者通過互網絡就可利用這些檔案信息，這就對檔案信息網絡管理提出了更高的要求，在提供遠程服務時，檔案管理軟件方面要做到有入侵預警機制，采取防火墻、身份鑒定一系列的措施確保教學數字檔案的安全，同時采用現在流行的Fair fox網頁瀏覽器，提供遠程利用，有效防止病毒軟件入侵。

教學課件是教學檔案中的重要的組成部分，如此一來，知識產權的保護也就成為高校藝術系院教學檔案數字化所面臨的一個重要問題。筆者認為，在教學檔案數字化的過程中，我們可通過技術加密，建立內、外網兩個管理系統，通過網頁訪問權限等設置，對一些重要的教學檔案進行知識產權保護。

高校藝術院系的教學檔案數字化建設是一個復雜而龐大的工程，它需要技術、資金支撐，我們只有從檔案的利用率出發，合理分出輕重緩急，才能完全做好教學檔案數字化的轉換工作。

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