面向政務信息資源管理的電子郵件元數據標準研究

〔摘 要〕政務電子郵件日漸成為政府信息資源的重要組成部分。電子郵件元數據研究是政務電子資源管理領域的重要課題之一。本文通過政務電子郵件管理及元數據標準的相關研究成果的分析吸收，根據政務電子郵件管理的總體目標，總結出政務電子郵件元數據標準的設計規則和方法。

〔關鍵詞〕政務信息資源管理;電子郵件;元數據;信息生命周期管理

〔中圖分類號〕G20 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821(2009)12-0035-05

Research on Metadata Standards for E-mail Systems Based

on Government Information Resource ManagementLi Wensheng1，2 Li Chao3 Yang Jijiang3

(1.Library of Chinese Academy of Sciences，Beijing 100080，China;

2.Beijing Information Resources Management Center，Beijing 100101，China;

3.Research Institute of Information Technology，Tsinghua University，Beijing 100084，China)

〔Abstract〕E-mails of government increasingly become an important part of governments information resources.And the metadata for e-mail is one of the most important research areas in the field of digital resource management.In this paper，through the analysis of the related research on management and metadata standards for e-mails of government，and according to the main principle of government e-mail management，the design method and rules were proposed for the metadata standards for e-mail systems of government.

〔Keywords〕government information resources management;e-mail;metadata;information lifecycle management(ILM)

隨著信息技術在政府中的廣泛應用，由此而產生的信息資源也逐漸成為政務活動中的重要資產，因此，政務信息資源管理也越來越受到關注。電子郵件是政府業務中的一項重要交流工具，正日漸成為正式的政府交流方式。把電子郵件作為文檔管理的一部分，使得包含在這些電子郵件中的信息能有助于提高工作效率、給擁有一定權限的用戶方便的檢索和瀏覽。在現在或將來，電子郵件的內容可能會作為檔案成為證據或者文獻資料[1]。電子郵件元數據研究在政務電子資源管理領域的重要課題之一。本文通過對現行政務電子郵件管理及元數據標準的相關研究成果的分析吸收，根據政務電子郵件管理的總體目標，總結出政務電子郵件元數據標準的設計規則和方法。

1 電子郵件元數據定義元數據是關于數據的數據，為各種形態的數字化信息單元和資源集合提供了規范、通用的描述標準和手段。對于元數據的定義，各個領域由于對元數據應用的側重點各不相同，對元數據的定義也各不相同。據文獻分析，在檔案或電子文件管理領域，存在以下定義:GB/T 18894-2002(電子文件歸檔與管理規范):“元數據指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。”ISO15489(文件管理國際標準):“元數據是描述文件的背景、內容、結構及其整個管理過程的數據”[2]。簡而言之，可以說:電子郵件元數據是描述電子郵件背景、內容、結構及其整個管理過程并可為計算機及其網絡系統自動辨析、分解、提取和分析歸納的數據。它既可用于保障相關電子郵件的真實性、完整性、一致性、關聯性和長期有效性;又可幫助對分布式網絡環境下的電子郵件進行有效的集成管理和協助提供集成服務。正因為如此，電子郵件元數據標準的制定才不可隨意而為，而應有一個科學的規則和方法來指導、規范電子文件元數據的設計[3]。

2 國內外的政務電子郵件系統元數據標準現狀與分析2.1 澳大利亞的政務電子郵件元數據標準

2.1.1 概況澳大利亞的電子文件管理是被國際公認的具有國際先進水平，其許多管理方法已被國際標準采用，同時，它也盡量采用國際標準。2005年底澳大利亞首席信息官員委員會(CIOC)和情報協同工作組(IIWG)關于標準化聯邦機構間互發的電子郵件中元數據的討論，在澳大利亞國家檔案館發布的《聯邦機構檔案保存元數據標準(RKMSCA)》的基礎上提出《澳大利亞聯邦政府電子郵件元數據標準》，開發出基于電子郵件的識別、處理、管理、控制和檢索等事務要求的元標記符。該標準主要包括三大部分:一是給出電子郵件文檔元數據標準的范圍;二是給出RKMSCA和RFC2822之間的關系，以指導其它聯邦政府電子郵件元數據標準的制訂;最后，給出電子郵件元數據標簽(域):責任人元數據、權限管理元數據、主題/標題元數據、關鍵詞元數據、歷史記錄元數據、關系元數據、消息優先權和重要性元數據，以及它們的子要素。2005年，由澳大利亞CIO委員會起草的《澳大利亞政府電子郵件元數據標準1.0版本》發布。該標準主要從技術角度規范了政府雇員及政府部門之間業務溝通時，使用電子郵件采用的元數據標簽。采用該標準的系統，可以更容易自動化完成一些業務操作，譬如，電子郵件自動歸檔。該1.0版本的標準暫時沒有給出電子郵件附件的元數據標簽標準。該標準目前包括下列幾個方面的元數據標簽:(1)機構或部門元數據;(2)權限管理元數據;(3)正文標識元數據;(4)主題/標題元數據;(5)關鍵詞元數據;(6)歷史(日期/時間)元數據;(7)關系元數據;(8)優先級元數據;(9)重要性元數據。該標準是可以擴展的。使用這些標簽的含義實際上要求在發送電子郵件之前，對上述各個方面設置元數據。這些元數據將嵌在電子郵件中，作為整個郵件元數據。這樣便于電子郵件的管理和識別。依照該標準可以開發一個新的電子郵件系統，從而確保業務通訊中，元素據的加載。

2.1.2 分析澳大利亞電子郵件元數據標準由于遵循RKMSA，所以也遵循文件的全生命周期。但該標準存在以下幾個問題:(1)沒有包括郵件附件、郵件分類的元數據標記;(2)沒有給出元數據的實現(封裝)方式;(3)沒有給出元數據集及要素描述;(4)沒有給出元數據的語法規則。

2.2 加拿大政府的電子郵件管理及其規范

2.2.1 概況加拿大政府對電子文件管理也十分重視。如美國一樣，加拿大政府也制定了電子政務頂層設計框架。在這個框架中，電子文件管理是其重要的業務功能，也是系統設計的重要服務模塊。針對電子文件管理，2006年公布《加拿大政府中電子郵件管理》，討論了電子郵件記錄的全生命周期管理，包括相關管理和保護電子郵件的相關定義、步驟和角色等;其主要框架為:(1)適用范圍;(2)郵件定義;(3)確定大部分郵件是政府文件;(4)與部門業務相關的電子郵件應該被保存;(5)電子郵件正文應該保持完整性;(6)電子郵件應該被可識別的文件管理系統捕獲;(7)電子郵件應該被有效地管理;(8)電子郵件管理應該被部門的政策、指南及步驟;(9)適用隱私與安全措施;(10)角色和責任:信息官，管理者，個人。由于該管理辦法內容比較精煉，因此為了便于該辦法的實施，能讓使用人員能認真執行該辦法，政府還同時公布了《常見問題問答(FAQ)》，它提供了指南中的關鍵點的描述;以及發布了《快速參考卡》，該參考卡詳細列出了一些問題和答案。

2.2.2 分析加拿大的電子郵件管理規范和指南與美國相似，只是更加強調電子郵件的生命周期管理，從而較美國相比更為目錄化，具體操作的可行性更強和更便利，但同時其靈活性更差些，并且也沒有專門制定政務電子郵件的元數據標準。

2.3 美國與英國的電子郵件管理美國的電子郵件管理強調了電子郵件的文件地位及其重要作用——法律憑證性，所以，從聯邦政府到各個州都加強對電子郵件管理和保存的指導和規范，并依據統一的電子文件管理的相關標準和方法(ERA)，在此基礎上制定了國家政務電子郵件管理指南，各州在根據聯邦政府的指南來制定本州的電子郵件管理規范，以指南或建議的形式來指導實施電子郵件管理。總體來說，美國電子郵件管理的特點與其電子文件管理的特點相似。英國的電子郵件管理政策框架針對電子郵件的特點，為各部門的電子郵件管理政策和辦法的制定者提供了一個很好的框架。各部門可以依據這樣的框架標準，根據自身部門的特點，給出詳細的電子郵件管理辦法。因此，這個政策框架是指導性和標準性文件，是針對各組織制定電子郵件管理政策的需要而開發的權威指導性標準，對于所有電子郵件管理規范的制定具有重要的參考意義。美國和英國對于政務電子郵件的管理都提出了框架性的指導，但暫沒有專門制定政務電子郵件的元數據標準。

2.4 我國政府有關電子郵件管理規范及元數據現狀經過多年的電子政務實踐，以及學者專家的呼吁，我國政府也逐漸意識到電子文件管理的重要性，從國家到各地方政府都開始投入精力制定相應的標準、管理規范和應用系統。到目前為止，我國只有國家檔案局在2005年4月發布了《公務電子郵件歸檔及管理規則(DA/T 32-2005)》。該規則對政府人員使用電子郵件并進行歸檔的基本要求做了規定。該管理辦法依據電子郵件生命周期，規定各個步驟，公務電子郵件處理的規范。但有些規定還比較原則，宏觀，在具體操作上還有些實際問題。譬如，對電子郵件附件的保存，該辦法中要求與電子郵件一起作為整體保存，這種“要求”非常原則，到底如何一起保存?如何保證附件能很好的讀出來?等。另外，目前國家還沒有專門針對公務電子郵件(包括附件)的元數據標準規范。而地方各級政府也沒有專門的關于政府業務中電子郵件使用的管理和元數據標準。綜合國內外的現狀，我們可以看到，對于政務電子郵件的管理，各國都予以了重視，但是政務電子郵件元數據的研究還遠遠沒有成熟，因而沒有太多的國內外成果可以借鑒。

3 政務電子電子郵件元數據設計的總體目標隨著政府信息化的廣泛開展，政府公務員及其政府相關部門之間的交流越來越方便、快捷，溝通手段也逐步網絡化。電子郵件、即時通訊等工具成為與傳統電話、傳真等有著同等重要的地位。在政府各組織中，電子郵件是一種被廣泛接受和運用于員工之間、部門之間的事務通信形式。同時，電子郵件提供了政府機構業務行為的重要證據，也是各級政府機構重要的信息資產。電子郵件正日漸成為正式的政府交流方式，所以，應該受標準化事務程序的約束，并且以一種確實有效的形式納入到政府信息管理體制中去。而且，公務郵件中包含大量有價值的信息;故可將其作為文檔管理的一部分，使得包含在這些電子郵件中的信息有助于提高工作效率、給擁有一定權限的用戶方便的檢索和瀏覽、在適當的時候可以作為檔案使用成為證據或者文獻資料。然而在公務活動中，這種電子和網絡交流手段還沒有完全規范化，因此交流溝通的內容沒有作為公務活動的記錄很好地記載，并進行有效地歸檔保存。政務電子電子郵件元數據設計的總體目標主要包括以下幾個方面:(1)對電子郵件及相關實體進行標準化描述，便于全局控制和高效處理;(2)實現電子郵件分發和監控的自動化，便于信息代理系統通過電子郵件的形式捕獲關于事務通信的重要信息;(3)使用于檔案管理的信息管理系統捕獲電子郵件更加容易;(4)確保并證明歸檔電子郵件的真實性、完整性與有效性，從而保證其證據價值;(5)有利于歸檔電子郵件的保護，實現長期保存;(6)在異構的信息系統中對歸檔電子郵件進行規范、有效的管理，保證歸檔電子郵件的可捕獲、可收集、可長期利用。

4 政務電子郵件元數據標準的設計規則和方法

4.1 設計原則編制科學的元數據模型，必須依賴科學合理的設計原則。在政務電子郵件管理中，元數據不僅包括對政務電子郵件的描述，也就是說，元數據不再僅僅作為內容對象的工具，而且也是基本的信息組織和系統組織的方法。鑒于這種概念和目標，面對復雜的、開放的、分布和異構的網絡環境，有效設計和應用政務電子郵件元數據的原則應如下述[3]:

4.1.1 依據有關理論進行推導的原則政務電子郵件中包含的信息是數字信息，編制政務電子郵件元數據標準必須以數字信息生命周期理論[6-7]作為指導思想，或者說設計元數據必須在數字信息生命周期理論最新研究成果的指引下進行推導，而不能僅僅依據以往文件與檔案管理的實踐經驗。當然，依據理論進行推導也不能脫離政務電子郵件管理的實際。正確的做法是:在數字信息生命周期理論指導下客觀地總結政務電子郵件管理的實踐經驗，將其濃縮為科學合理的政務電子郵件管理程序，再進一步升華為元數據建模依據。只有如此，才能編制出真正科學、實用、有效的元數據標準。

4.1.2 模塊化原則由于應用需求的多樣化和開發主體的多元化，為針對不同的描述和應用目的，在復雜的信息環境中往往需要多種元數據模型。為此必須采用模塊化原則，就是“按照所描述的信息系統內容，將元數據劃分為針對不同層次、功能或應用的邏輯模塊，分別對信息系統的不同內容進行描述，以滿足不同的邏輯功能和應用需要”。一方面，每個模塊可以作為獨立的元數據，支持專門的功能;同時也可以按照應用需要，與其他元數據模塊進行組合，形成新的應用元數據;另一方面，模塊化可以使每個元數據模塊具備Plug-in-play的能力，也可以復用關于元數據元素的定義和描述方法，從而增加不同應用元數據間的互操作性[4]。

4.1.3 一致性原則指在元數據設計過程中，盡量注意與現有的國家標準、行業標準或者其他政府標準、國際標準相一致。隨著元數據技術和XML技術的廣泛應用，現實環境中已經存在多種元數據標準，例如有信息發現和確認(如DC)、資源描述(如DC、VAR Core)、資源集合描述(如EAD)、資源利用管理、系統功能或過程控制等多種標準。它們大多已成為行業、國家或國際標準而被廣泛應用，而且目前已積累了大量的元數據資源。因此為保障信息組織的一致性，在元數據設計中必須遵循一致性原則。

4.1.4 可擴展性原則指整個元數據體系和每個元數據模塊都應該可以擴展，保留細化元數據元素的空間以適應未來需求的變化，并可通過復用、嵌接、擴展、細化、修改等方式，根據應用需求靈活地構建和擴展已有的元數據。

4.1.5 穩定性原則指元數據標準的制定既要根據目前的需要，也要充分考慮將來的發展，避免過多的修改。通常在設計元數據時，將那些基本的、共同的、必需的內容定義為一個核心元素集，核心元素應能夠保障應用需求的基本功能，具有相對的穩定性。

4.1.6 互操作原則體現在對異構系統間互操作能力的支持，不僅可以為自己的應用系統所操作，而且可以為其他組織或機構的應用系統所操作;不僅可在不同系統實現同一元數據標準間的數據的傳輸、交換或轉換，而且可在不同元數據標準間實現數據的傳輸、交換或轉換。通常在元數據的具體應用上，互操作性表現為易轉換性，即在所攜信息損失最小的前提下，方便地將元數據轉換為其他系統常用的元數據標準。要實現這些功能，在元數據標準設計過程中必須慎重考慮元素語義和元素結構的準確定義，其中語義定義尤為重要。

4.2 理論基礎政務電子郵件元數據強調保障政務電子郵件的真實性、完整性和有效性，強調幫助實現政務電子郵件管理和信息組織的功能。這就要求政務電子郵件元數據一方面忠實地記錄政務電子郵件在其整個生命周期產生的信息，另一方面也要求記錄電子郵件與其來源之間的聯系以及相互之間的有機關聯性。正是有鑒于此，必須以數字信息生命周期理論為指導，研制元數據標準。據此進行推導，才能為元數據標準建模提供理論依據。關于政務電子郵件元數據標準的理論基礎部分將在《基于信息生命周期管理的政務電子郵件管理策略》(作者:李文生，黃夢醒)一文中探討，限于篇幅，本文不再贅述。

4.3 電子郵件元數據信息來源、結構和邏輯模型根據政務信息資源管理理論和文件運動理論，也根據政務電子郵件管理實踐經驗，首先應該對政務電子郵件元數據的信息來源進行建模，形成政務電子郵件元數據標準的信息模型。數字信息生命周期理論為政務電子郵件元數據標準建模提供了相關的理論依據。它強調以生命周期的整體性和連續性為基礎，對政務電子郵件進行檔案化管理，并根據數字信息生命周期模型中的劃分，將政務電子郵件的生命周期劃分為創建、保護、訪問、遷移、歸檔、處理6個階段。因此，確定元數據的信息來源，就是確定在政務電子郵件創建、保護、訪問、遷移、歸檔、處理過程中產生的信息集合，然后從中選取符合我們所定義的元數據功能需求的信息，并根據設計原則形成政務電子郵件元數據元素集合。由于篇幅所限，關于政務電子郵件元數據的信息來源、結構和邏輯模型將在《面向政務信息管理的電子郵件元數據標準信息模型研究》一文中論述，本文不再詳述。

4.4 模塊化元素定義政務電子郵件元數據標準的重要設計原則是模塊化原則，即要求對政務電子郵件元數據信息模型的各個模塊做模塊化元素定義。元素定義方法可參考國際上元數據開發應用范例或國際標準ISO11179來完成。其中ISO11179規定了定義元數據元素的10個屬性[5]:(1)名稱(Name):元素名稱;(2)標識(Identifier):元素的惟一標識;(3)版本(Version):該元素所屬的元數據版本;(4)注冊機構(Registration Authority):注冊元素的授權機構;(5)語種(Language):元素說明的語種;(6)定義(Definition):對元素概念與內涵的說明;(7)必備性(Obligation):說明元素是必備的還是可選的;(8)數據類型(Data type):元素值中所表現的數據類型;(9)最大使用頻率(Maximum Occurrence):元素的最大使用次數;(10)注釋(Comment):元素應用注釋。政府電子郵件的管理及歸檔主要涉及六大要素，分別是郵件本身、始發者、目標收信者、附件、關系、相關的動作/任務。這六大要素有關的屬性和約束構成了政府電子郵件的管理及歸檔的元數據體系。因篇幅所限，有關政務電子郵件元數據標準的元素定義將在《政務電子郵件系統元數據標準元素定義探討》中論述。

4.5 元數據語義、語法結構定義元數據語義結構是對元數據元素描述方法的具體規定，特別是描述元素時所采用的著錄和標準的細則。比如對日期的著錄，是采用圓點或者斜線隔開的辦法，還是采用國家標準，或者其他什么方法;元素的默認值、可能值或取值范圍等等。元數據的語義結構定義是保障元數據元素的內容完整性、一致性的重要手段之一。元數據語法結構定義了元數據的格式結構及其描述方式。元數據的語法(句法)是一個形式化描述的問題。即將元數據規范體系的所有語義、結構及描述的內容以人可讀或計算機可讀的形式化方式描述出來，從標準、開放、互操作，以及同時滿足人機可讀的要求。對元數據格式結構的定義在國際上通常采用XML Schema來完成;元數據的描述方式則采用XML語言。XML Schema是用于描述XML文檔結構的文件。XML Schema有時又稱為XML Schema Definition，所以也會稱為XSD，因此Schema文件是以xsd為后綴的。定義XML文檔結構指:(1)定義可以出現在文檔中的元素(Element)。(2)定義可以出現在文檔中的屬性(Attribute)。(3)定義哪些Element是子元素。(4)定義Element的順序。(5)定義子元素的數目。(6)定義一個元素是否能為空，是否能包含文本。(7)為每個Element和Attribute定義數據類型。(8)為Element和Attribute定義默認值和固定值。因為有了以上的定義，我們才能更清晰的使用XML描述我們要表達的內容。使XML的接受方能更容易明白內容的含義。

5 結束語政務電子郵件元數據標準既保障電子文件真實性、完整性、一致性、關聯性和長期有效性，又可幫助對分布式網絡環境下的政務電子郵件進行有效的集成管理和協助提供集成服務。其設計與制訂對有效實現政務電子郵件管理具有深遠的意義。科學的設計規則和方法將為此提供切實的保證。政務電子郵件管理及元數據標準的相關研究成果的分析吸收，根據政務電子郵件管理的總體目標，總結出政務電子郵件元數據標準的設計規則和方法。

參考文獻

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