中小學網絡辦公自動化的再建設

摘 要： 目前辦公網絡硬件平臺已經基本建成，電腦的應用水平逐步提高，但是網絡化的應用卻沒有提高到相當水平，而對于中小學來說，辦公自動化水平是網絡應用的一個重要層面。現代化的OA軟件是實現辦公自動化的重要途徑。

關鍵詞： 中小學 網絡辦公自動化 應用 產品 實施

引言

信息化、網絡化是發展的大趨勢，網絡硬件平臺建設是重要的，然而更重要的是網絡化的應用。本質上，網絡平臺只是信息化的“路”，網絡應用才是“路”上的“車”，僅僅有路而沒有車，所建設的高速網絡系統就只能成為擺設。

網絡應用是一個很廣泛的概念，像金融、郵電等行業，離開網絡就無法生存。我們認為對于中小學而言，第一步是為教學服務，第二步是實現辦公自動化，第三步是實現信息化管理，這三個步驟一方面逐步推進、逐漸深化，另一方面相互促進、相輔相成。多數中小學第一步已經基本實現，第二步的實施只是剛剛起步。那么究竟什么是辦公自動化，如何實現辦公自動化呢？

一、網絡辦公自動化的概念

雖然諸如Office系列的許多應用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化（OA）不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。

現代的辦公自動化就是采用網絡技術，基于工作流的概念，方便快捷地共享信息，高效地協同工作，改變過去低效的個人辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，并進一步為管理決策服務。

辦公自動化的發展可以分為三個階段：

第一階段，計算機應用早期，簡單的文字處理軟件就構成了“辦公自動化”。一般是指使用Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。

第二階段，計算機網絡建成，實現網絡共享文件、電子文檔存儲，形成網絡辦公自動化的新概念，極大地改變傳統的辦公模式，提供更高效的辦公手段，實現有限的協同工作。

第三階段，有了完善的網絡平臺；使用綜合的辦公自動化系統；能較好地支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通；實現科學的管理和決策。

二、網絡辦公自動化的應用

網絡在辦公過程中，可在以下幾個方面對辦公起到強力的支持作用：①文件和打印共享；②電子郵件和網絡傳真；③遠程訪問及Internet的利用；④公文和報表制作與傳送；⑤文件全文檢索；⑥人事管理；⑦財務管理；⑧各部門之間資源協同管理；⑨相關協作單位之間資源的管理；⑩信息發布查詢。

限于篇幅，本文只對其中主要功用作一下簡要說明。

（一）文件共享。它是網絡應用中最基本的應用方式。辦公網絡建成后，聯網計算機之間的文件傳遞無需再依靠軟盤、U盤等存儲介質，通過網絡線路直接就可以更加方便地發送文件。

（二）電子郵件。它是目前計算機網絡最廣泛和最重要的應用之一，也是辦公自動化系統的一個基礎性設施。有人認為電子郵件主要用于互聯網上遠距離發送文件，單位內部使用的價值不大。其實不然。往往在一份辦公文件的形成過程中，需要多次報送領導審閱，直到最后滿意成為正式文件；對于協同工作中的討論、意見、建議等內容，需要反復修改，這些都可以完全依靠電子郵件系統。

（三）文件全文檢索。就是存放的所有電子文件，不是按文件的名稱查詢，而是完全按文件的內容查詢。計算機軟件能夠根據文件的內容建立索引庫，當你需要查找某個文件時，你只需要通過某個關鍵詞，就能夠快速便捷地找到這個文件。日常工作中，我們在完成一個電子文件后，只需要將這個文件存放到支持全文檢索功能的服務器中，就能夠在日后進行有效的全文檢索。

各部門之間資源協同管理，過去除辦公系統外，還可能有財務、人事等業務管理系統，這些系統之間很少能夠緊密協調起來，往往形成多個信息孤島。隨著延展和深化OA的應用，可以對各種分散存在或被分隔的資源進行整合，把管理真正提升到一個新的層面。

三、網絡辦公自動化的產品

作為網絡辦公的軟件產品，OA軟件被譽為繼單機辦公應用軟件Office之后新一輪的辦公革命，成為軟件產業一個新的亮點，是國內增長速度最快的軟件產品之一，目前我國協同OA軟件廠商已逾500家。

但是，國內OA市場尚未建立統一的OA技術標準和規范，缺乏統一的辦公自動化技術指導，各個OA開發商各行其是，使得各個單位的OA系統五花八門，低水平地重復設計、重復開發，自開發手段較為單一，平臺依賴性嚴重。這樣就給選擇OA產品帶來很大的不便。因此不建議盲目跟進，要充分考慮自己的需求，先從最基本的開始，有計劃有步驟地實施。一方面建設好自己本身的網絡平臺，提高應用能力和管理能力，另一方面借鑒其他單位的經驗，選擇相對成熟的產品。

四、網絡辦公自動化的實施

正確選擇相關產品，僅僅是實現辦公自動化的第一步，要真正體現它的價值，還要做很多工作。

（一）組建團隊。團隊的成立包括兩個方面的內容：一是以最高領導及各部門領導組成的“領導小組”，二是以各部門業務骨干和IT部門技術人員組成的“實施小組”。領導小組負責人、財、物的支持，以及協調實施過程中的矛盾；實施小組負責配合實施廠商進行項目的推動工作。

（二）實施培訓。培訓工作必須貫穿項目的始終。需要進行培訓的人員有三類：①實施小組人員，他們是項目實施的核心人員，要進行全面的培訓。②管理人員，目的是讓企業管理層接受管理思想，了解項目功能，并且掌握一定的操作方法。③最終用戶，是指所有直接面對系統、使用系統的用戶，對他們的培訓主要是具體的操作過程。

（三）全面實施。在實施過程中，按階段分步走，切不可急于求成。在實施中，要注意不斷與各部門溝通，對問題要及時解決，不要讓一個小問題成為整個項目實施的瓶頸。

（四）項目驗收及績效評估。評價一個項目是否成功，不是看所有的軟件功能是否都已經實現，而是這個項目有沒有達到實施前我們既定的目標，有沒有使管理效率和辦公效率得到有效的提高。

參考文獻：

［1］張銳昕.辦公自動化概論.清華大學出版社，2004.

［2］張成洪.高校信息化的規劃與評價.復旦大學出版社，2006.12.

［3］陽東山.學校OA系統需求分析.廣西師范學院學報(哲學社會科學版)，2007年第S1期.