關于新時期高校學生檔案管理工作的思考

摘 要： 新時期，隨著“雙向選擇，自主擇業”就業制度的確立和逐步完善，學生檔案成為用人單位選拔人才的重要依據。它直接地影響學生的切身利益，影響檔案憑證作用的有效發揮，對于進一步適應高校教育改革，滿足社會對人才的需求具有重要意義。

關鍵詞： 高校 學生檔案管理工作 現狀 建議

高校學生檔案記錄著大學生在校期間生活、學習及重要社會實踐活動的真實情況，它既是學校考察錄用、培養教育學生的第一手材料，又是國家選拔、任用人才的重要依據，更是每個學生由學校走向社會的重要人事檔案形成的基礎。新時期“市場導向、政府調控、學校推薦、學生與用人單位雙向選擇”的就業模式，對檔案管理工作提出了新的要求。

一、新時期高校學生檔案管理工作滯后的現狀分析

1.歸檔內容不夠全面。當前高校學生檔案的歸檔內容，主要包括這幾個方面：獎懲材料、入黨入團材料、畢業鑒定表等思想政治方面的表現；入學成績表、學籍變動材料、畢業成績、授予學位證書等學籍管理方面的文件；入學學生體檢表、畢業生體檢表以及各種疾病史等有關于身體狀況方面的情況；家庭政治、經濟狀況方面的少量材料等。新的就業形勢下，真正能夠反映一個學生各方面綜合素質的材料還未進入歸檔的范圍，比如專業特長、創造性、社會適應性、藝術修養等。這樣極不利于用人單位對學生的全面考察和了解，嚴重地影響用人單位及時準確選拔、合理使用人才。

2.管理人員少，專業素質較低。高校檔案管理隊伍作為高校學生管理工作的重要組成部分，檔案管理隊伍的建設在新時期并未得到應有的加強。高校學生檔案管理隊伍主要的弊病表現為：人手有限、缺乏應有的專業培訓。據筆者抽樣考察，很多高校并沒有配備專職的學生檔案管理人員，此項工作多由教務員、輔導員兼任。一些高校即使配備有專職的學生檔案管理員，其數量也有限，根本不能與連年擴招的新形勢下高校學生人數急劇增長的現狀相適應。而且很多專職的學生檔案管理人員，大多是高校引進人才優惠政策下安排工作的家屬等，其之于檔案管理方面的工作能力，專業積累都很缺乏。真正懂得檔案業務和利用現代化信息技術建設檔案的人員很少，故很大程度上限制了檔案資料的有序建設與有效利用。

3.現代化管理技術落后。檔案是未來國家重要人力資源檔案信息的基礎，高校學生檔案管理的現代化是社會發展的必然要求。隨著近幾年高校的不斷擴招，高校學生檔案材料數量有遞增的趨勢，而且呈現出存放時間長短不一、流動快、投寄單位多等特點。目前大多數高校檔案管理部門的管理手段仍限于手工操作，即使輔助以計算機管理，也僅限于學生基本信息及簡單檢索查詢事務，未充分發揮計算機的管理效能，未能形成無紙化電子檔案，落后的管理方式已越來越不適應現代化高等教育的快速發展。

4.管理體制有待完善。目前，很多高校學生檔案仍然實行粗放式管理，將學生檔案分散至各院系保管，到學生畢業時才將學生在校期間的有關檔案內容突擊收集，整理歸檔，再由學生就業指導中心寄往用人單位。這樣的管理體制不甚規范，轉遞學生檔案材料歸檔把關、移交手續不嚴格，不按規定渠道轉遞，檔案保密性難以得到保障，遺失現象時有發生。加之由于新時期就業形勢的變化，大學生就業很難一步到位，這樣一來，大量的畢業生檔案需暫留母校，增加了檔案管理工作的周期和難度。這些都對新時期檔案管理體制提出了新的要求。

二、高校學生檔案管理工作的對策性建議

1.完善高校學生檔案管理體制。首先，加強對檔案相關人員的宣傳教育，加大宣傳學生檔案重要性的力度，逐步提高全體師生對檔案形成的正確認識。同時，與學生教育管理工作者密切配合，提高大學生對自身檔案的正確認識，使他們做到準確、完整、規范地填寫個人檔案。要利用一切機會和可能，向學校各個部門做好宣傳工作，要大力宣傳《檔案法》，積極樹立檔案觀念，把高校全面推行素質教育和檔案管理結合起來，向社會輸送合格人才，讓社會通過檔案全面準確了解學生。

2.充實檔案管理隊伍，提高管理人員素質。根據學院的實際情況充實專職檔案管理隊伍，增強檔案專業人員的責任感、使命感和業務素質，提高學生檔案工作人員的待遇，使他們熱愛檔案工作，不斷提高管理工作水平，充分發揮應有的作用。在此基礎之上，更要引進和培養一批具有開拓創新意識、政治思想素質高、法制觀念強、專業知識和外語水平過硬、計算機技術和信息處理能力強的復合型檔案管理人才，使高校的學生檔案管理工作真正做到集中、高效、快捷、準確，并能起到規范化、信息化、系統化的作用。

3.建立規范的檔案材料的收集整理制度。新生入校時，管理人員要認真登記、整理、核實檔案，仔細查看檔案材料是否齊全。大學生畢業時，檔案將轉向社會，此時除了準確、及時地轉遞檔案外，還應建立嚴格的轉遞手續制度，使每一份檔案都有去處可查。其次，建立檔案材料的收集補充、定期移交歸檔制度。明確歸檔材料的內容、標準、渠道和時間，確保檔案內容的真實準確、全面系統，使學生檔案管理工作規范、有序地進行。再次，學生檔案要由專人管理、分門別類專柜存放，便于查找或補充。嚴格遵循檔案借閱登記準則，防止損毀、丟失或造假。

4.利用高科技手段，提高檔案管理層次。高校學生檔案管理人員要遵循檔案和檔案管理工作的客觀規律，充分利用新技術、新設備，力爭采用以電子計算機為核心的現代技術，有計劃地形成網絡，有步驟、有程序地把學生檔案分類存檔，逐步實現學生檔案管理的標準化、規范化。采用高速掃描儀和存儲技術以及強大的專業管理軟件，對學生多項信息進行數字管理，并實現存儲信息與網上閱卷、網上錄取和學業證書的鏈接及數據處理，實現學生檔案的網上查閱和利用，為用人單位提供最簡捷、最準確的畢業生檔案信息，開辟基礎教育、高校招生、人才培養過程和用人單位與高校檔案管理工作之間的信息通道，搭建檔案利用工作的信息平臺，把電子檔案和紙介檔案合理地結合起來，收集各種形式的原始文件資料，豐富高校學生檔案的形式和內容。

5.擴大學生檔案材料收集范圍，充實檔案內容。從目前的高校學生檔案來看，反映學生道德品質、進取精神、工作能力、管理能力、科研能力、學術水平的材料非常少。因此，學生檔案管理人員要在現有檔案材料收集范圍的基礎上，擴大收集范圍，充實檔案內容。全面地反映出學生的發展情況，使學生檔案能真正成為學校或用人單位培養人才、使用人才的可靠依據。客觀、公正、公平地收集、審查、整理有關材料，促使學生檔案管理模式不斷走向合理化；建立學生檔案信息反饋制度，收集校內其他部門對學生檔案和社會各界對畢業生檔案的意見或建議，積極創新管理范式，提高學生檔案的真實性和完整性。

總之，在新時期做好高校學生檔案管理工作，使之適應當前素質教育的要求，更好地服務于高等教育的各項改革，是高等教育人才培養目標的需要，也是社會經濟發展的需要。因而，學生檔案管理工作要與時俱進，在不斷完善改進中更好地發揮檔案管理服務于人才、服務社會的作用。

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