淺談水泥生產線建設項目科技檔案管理

莫　凱

摘要：企業要在激烈競爭中提高生存質量與空間，關鍵在于不斷完善和加強企業管理機制以及產品的質量，而這一運行的過程則需要科技檔案管理技術作為重要的輔助手段來實現，最大限度地開發和利用科技檔案資源以提高企業的競爭力和經濟效益。隨著西部大開發戰略的實施，國家增加對基礎設施的投入，對水泥的需求明顯增加。因此水泥生產線建設項目檔案工作全過程的管理，提高水泥生產線建設項目檔案管理質量顯得尤為重要。

關鍵詞：科技檔案管理；水泥生產線；建設項目檔案

中圖分類號：F062.9文獻標識碼：A

文章編號：1674-1145（2009）08-0147-02

一、思想上重視科技檔案管理

科技檔案是一個企業的重要資源，科技檔案管理工作直接影響著企業的生存與發展。隨著社會的發展和進步，科技檔案管理工作的作用越來越重要。由于科技檔案具有專業技術性、成套性、現實性、復用性及共享性的特點，所以它可以節省大量的設計費用和時間，對科技檔案的有效利用具有十分重要的意義。例如，一個完整、準確的圖紙和數據記錄，可以使設計者在原有的基礎上避免重復錯誤和在技術進步上得到快速和有效的提高，使企業產品得到不斷的完善和更新；反之，圖紙和數據記錄的不完整則會造成不斷的重復設計和錯誤，造成企業產品的停滯不前，以至于被社會淘汰。

水泥生產線建設項目科技檔案是整個水泥生產工程項目的縮影，真實地記錄了企業在科技活動中的科技過程和科研成果，它既是企業消化、吸收科學技術的重要來源，又是制定、改進生產工藝、改造技術設備的第一手資料和基本依據。將項目建設檔案工作全過程管理模式滲透于水泥生產線建設項目的每個階段、每道程序、每個工作環節之中，將檔案工作貫穿于水泥生產線建設項目的全過程，使水泥生產線建設項目中形成的每一份文件都處于受控狀態，有利于及時了解水泥生產線項目的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建項目工程的籌備等，都具有重大利用價值。同時通過檔案積累有利于對其研究，提高管理理論水平。為了使其更好地服務于企業生產經營活動，就必須重視信息資源的開發，使科技檔案在技術成果轉化過程中發揮作用。

二、水泥生產線建設項目檔案工作全過程管理

筆者曾參與三個大型水泥生產線項目建設在科技擋案方面的收集、整理、歸檔的全過程，認為水泥生產線建設項目檔案工作全過程管理模式是合理的，且有效的，不失為一個很好的舉措。然而，在具體的應用過程中，應根據具體的實際情況，靈活采取管理方法，以取得更好的效果。水泥生產線建設項目檔案工作全過程管理的實施，由“項目前期準備階段事前介入”，“項目實施階段實時監控”，“項目交工、竣工階段核查、驗收”三部分組成。

自項目工程立項開始，水泥生產線建設項目主管部門必須將檔案管理工作作為工程建設項目的重要組成部分列入議事日程，著手開展文件材料的收集、積累和整理工作；制定檔案工作的初步計劃，明確檔案工作的管理體制和工作職責；派專業科技檔案管理人員專項負責建設項目檔案資料的全程管理；同時要求各參建單位明確檔案人員，通過覆蓋全項目的檔案管理網絡，將有關項目建設文件歸檔要求與檔案整理規范及時發到企業各主管部門、各施工、監理單位，以保證企業各部門、各施工單位、監理單位在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中有法可依，為項目實施階段大量的文件歸檔管理打好基礎。

在項目的實施過程中，將檔案工作融入項目建設工程全過程，與工程實體同等重視。工程項目檔案管理文件材料質量監控重點在施工圖設計文件（含變更）、廠家資料和現場施工文件三個方面。檔案管理員在收集、整理、歸檔過程中每個階段、每道程序、每個工作環節都可借助檔案管理網絡快速反饋至企業主管部門、各參建單位、監理單位。企業主管部門在檢查工程質量、進度時，同步檢查檔案資料的形成管理情況。還可同時驗收應歸檔的文件材料的完整程度與管理質量。同時檔案管理員還可根據文件材料的收集、積累、整理情況進行預立卷。由于科技文件材料歸檔時間上靈活性，大部分不必等項目的結束就可歸檔，其形成的科技文件可按工作階段、子項結束時間逐步歸檔。既保證了科技檔案的完整與安全，也為今后科技檔案的正式立卷工作節省了大量的時間。

竣工驗收工作是對項目建設質量的一次全面的檢驗和考核，是項目建設的最后一道關口。項目文件材料驗收是項目竣工驗收中的重要環節。檔案管理人員此時應將平時同步歸檔的項目文件材料系統匯總，全面梳理進行預驗收，把住最后一道關口，將有關的問題解決在正項目檔案工作正式移交之前，這是保證項目文件材料質量的有效措施。

三、加強科技檔案管理

管理科技檔案時，既要遵循檔案管理總原則，又要結合科技檔案自身特點，通過有效途徑，提高科技檔案的管理水平，建立科技檔案管理體系，使其在水泥生產線建設項目中發揮更大的作用。

（一）科技檔案管理的基礎

科技檔案的收集和正確分類是管好科技檔案管理的基礎。要做好檔案的收集工作，檔案人員必須做好正確的指導及嚴格的驗收。首先，要求檔案人員按照歸檔明細表對應歸檔項目逐一核對，指導設計人員對文件進行篩選；其次，要把好文件材料歸檔的質量關。歸檔后的材料要進行分類，如：水泥生產線建設項目的生產知識、技術資料文件、設備資料等可以根據時間來歸檔，再根據資料性質分類。

（二）檔案部門實行全面質量管理

企業檔案室是所有文件和資料的歸口管理部門，也是運行質量體系的重要組成部分。按照全面質量管理工作的標準要求，深入廣泛地開展全面質量管理教育，增強了全體從事檔案工作人員的質量意識，把全面質量管理引入檔案管理工作中，借鑒全面質量管理的方法、步驟、措施，建立檔案工作的質量保證體系，以科學完善的管理思想和方法，對檔案工作進行全面有效的管理，提高檔案的質量和利用效益。建立健全各種水泥生產線建設項目檔案管理制度，使檔案管理人員在工作中有章可循，有規可依，從而使水泥生產線建設項目檔案管理規范化。

（三）利用計算機及其網絡管理檔案

為提高檔案管理水平，可以根據需要建立滿足檔案管理需求的數據庫，包括各種資料目錄、資料的接收目錄等。利用時輸入需查找的資料名稱（圖號、明細表及標準號等），計算機就能在很短的時間內給出答復，為檔案資料的查找提供了方便，提高了查閱的速度。還可以通過局域網的建立，實現檔案信息資源共享，同時還可以將一些重要的資料刻成光盤進行備份，使檔案的載體不只是紙質文件，打破傳統檔案利用的時空界限。

（四）科技檔案的保密與利用

科技檔案的保密與利用是當前檔案管理工作中較為突出的問題。只有加強對科技檔案的管理，正確劃定密級，安全妥善保管，正確處理好服務與保密的關系，防止科技檔案竊密、失密及流失事件的發生，才能使本單位在競爭中處于有利地位。所以企業要制定嚴格的保密制度、借閱制度及復印制度，對不同檔案劃分不同的保管期限和密級，依據各崗位的規范和權限進行借閱。

日常做好電子檔案的保密工作還需注意在加強檔案系統的硬件建設基礎上，還要重視內部的泄密問題，加強內部管理體制的建設，關注計算機病毒的新變化。檔案的利用體現出檔案的價值，檔案價值的實現依靠有效的保密措施，它們之間的工作是并重的、是相輔相成的及辯證統一的。因此，只有充分認識到利用和保密的關系，認識到檔案利用和保密的重要性，才能在搞好檔案開發利用工作的同時搞好保密工作。

四、結論

筆者根據多年工作經驗，認為水泥生產線建設項目檔案管理實行“三過程”模式是可行的，是提高水泥生產線建設項目檔案管理質量和效率的有效手段。水泥生產線建設項目要取得社會效益和經濟效益雙豐收，必須要應用先進的技術，不斷進行科技開發，不斷地提高科技檔案管理水平，使產品質量始終滿足客戶需要。如果一個企業有一套完整的科技檔案管理體系，那么這個企業在開發產品時就擁有了良好的技術基礎，就能搶先占領市場，占據市場競爭的有利地位，全面提高和保持企業市場競爭能力。

參考文獻

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