電子儀表企業采購管理系統設計與流程分析

摘要：信息化是現代企業管理的重要手段之一，文章基于威勝電子ERP項目，重點論述了該系統中的采購管理系統的設計思想、系統特點，并介紹了該采購管理系統在威勝電子集團公司的應用情況。

關鍵詞：ERP；業務流程；采購申請

中圖分類號：TP399文獻標識碼：A

文章編號：1674-1145（2009）08-0170-02

一、威勝電子的營運情況

威勝集團是中國領先的能源計量設備、系統和服務的供應商，于2005年12月在香港主板上市（股票代碼HK3393），是中國首家在境外上市的能源計量與管理專業集團。公司與清華大學、浙江大學等多家高校廣泛開展“產、學、研”合作，并于2002年在行業內首家建立了企業博士后工作站。公司每年將營業收入的5%投入到研發和技術創新方面，以保持行業技術與產品領先的實力。截至2008年，集團有員工逾2500人，總資產達20億元人民幣，銷售收入逾16億元人民幣。

威勝公司是典型的離散型研發和裝配制造企業，公司主要以研制生產電子儀表產品為主。生產類型為多品種少批量生產。生產方式以訂貨生產和備貨生產相結合的方式進行。產品特點是結構復雜、技術要求高，制造難度大。采購供應商大多在沿海地區，有些在國外，采購周期比較長。

根據威勝整個業務流程以及采購管理需求的分析，現把其采購管理業務常規需求歸納如下：

1．采購申請單管理；

2．采購計劃管理；

3．采購訂單管理；

4．采購進貨管理；

5．采購退貨處理；

6．合同評審流程；

7．供應商管理；

8．采購綜合報表管理。

公司的采購職能由物流中心擔當。在實施ERP之前是由幾個產品線各自分別采購，在實施ERP過程中，把各產品線進行的合并營運，包括威勝電子、能源子公司、信息子公司、威銘子公司等。采購部門的職責是負責威勝集團所有材料和備品備件的采購。

二、采購管理系統的實施要點

（一）系統需求

威勝在建立以SAP產品為核心的ERP系統以前，信息“孤島”林立導致數據采集的速度和一致性不能滿足企業的發展。

1．財務、生產和物流是威勝運營的重要環節，也是威勝建立領先信息體系的首要需求。

2．威勝的第二項需求就是要提高準時交貨率，降低庫存、提高生產效率。

物流和營銷環節是威勝關注的焦點。銷售環節直接影響其生產策略和財務策略，同時也為企業制定階段性的戰略發展策略提供了依據。在企業的信息交流、素質培訓、協同工作等方面，威勝也急需強化，總之威勝的需求是多方面和全方位的。

（二）系統功能模塊劃分

ERP系統以生產計劃流為主線，分物料管理（含采購管理和庫存管理）、生產管理、銷售管理、質量管理、成本控制和財務管理6個子系統。各個系統協同運行，子系統之間數據高度共享。其中采購管理系統不僅要能處理ERP主計劃提出的采購要求并及時反饋執行情況，還要提供對供需鏈管理的相關支持。采購過程中伴隨著相應的物流、資金流和信息流。

三、總體的業務需求

1．對于生產、維修以及辦公等需要的材料、備件、以及辦公用品，由需料單位直接在系統內提報需求計劃，以縮短溝通途徑，提高整個提報過程的效率，減少人工重復工作。采購部門的計劃員需針對月度需料情況進行計劃的平衡和匯總，形成物資的采購申請計劃。

2．對于不同的物資類別，以及不同的需求性質如生產維修、大中修、項目等必須有不同的審批路徑。

3．對于部分材料及通用備品備件采用庫存最大、最小計劃，記錄物料的最高最低儲備定額，有效控制庫存水平，能夠查詢請購明細及匯總、庫存明細及匯總等信息。

（一）采購業務流程

采購管理流程經過幾次的改造和優化，已經形成一個比較成熟和完善科學管理體系，并且采用了相對比較完善的計算機信息管理系統來完成采購任務。原有的采購管理信息系統是使用了用友的U8系統，但沒有完全地系統使用。首先制造部門的計劃管理人員根據實際生產所需，在系統上申報所需物料，經過制造部門的相關審核人員審核后，計劃提交采購部門的主管，并會由系統產生物料相關的信息。例如：價格、庫存現有量、在途數量等，這些信息將提供給采購部門經過審批的計劃，將會重新分配組合后，分發給相關的采購人員做采購計劃，再交給管理層審批。審批后，采購人員進行詢價、報價之后做采購申請，采購申請經管理層人員審批后，與供應商簽訂采購合同。物料到貨后，將在系統中做到貨的登記及驗收，驗收合格的物料將在結算員處做合同入庫和財務承付通知。同時倉儲管理人員可以辦理倉庫的入庫和出庫手續。

（二）采購業務流程整合

在ERP項目中,業務流程的再造是重中之重，業務流程優化的核心思想是減少非增值活動，減少等待時間、減少重復工作、協調工作量，從而提高增值活動效率。引入集中采購模式、整合采購，降低庫存；加強采購快速反應、簡化費用采購管理。

主要依據以下思想和原則：

1．實現從傳統面向職能管理轉變為面向流程管理，將業務的審核與決策點定位于業務流程執行的地方，縮短信息溝通的渠道和時間，從而提高對顧客和市場的反應速度；

2．強調業務流程中每一個環節上的活動盡可能實現最大化增值，盡可能減少無效的或不增值的活動，例如去掉不必要的審核等。并從整體流程全局最優的目標，設計和優化流程中的各項活動；

3．要求業務流程之間盡量實現單點接觸，這不僅有利于流程通暢、責任明確，而且有利于提高內外部顧客的滿意度；

4．在手工管理方式下，由于受到人的管理能力局限性約束，一般必須采用授權分工管理，授權分工管理必然會在一定程度上導致決策分散化，影響決策的有效性。因此，在建立新型“扁平化”組織運行模式時，重視現代計算機信息技術的應用，以便協調業務分散與管理集中之間的矛盾。

鑒此，業務流程重組的總體思路為：

1．實現從面向“職能”管理到面向“流程”管理的轉變；

2．從“流程”出發調整崗位職責、部門職責及績效考核指標；

3．明晰企業控制的三個層次：事先計劃、事中監控和事后分析。

除此以外，強化了幾個關鍵控制點：

1．增加對采購價格控制點；

2．下訂單時不能隨意更改價格；

3．對沒有經過評估合格的供應商不能采購；

4．對供應商做采購比例控制；

5．加強了計劃于采購的協調與反饋；

6．包裝材料的計劃改善。

四、供應商管理

在一個管理先進的企業中，供應商被看作企業的一部分。模塊記錄了供應商的各種信息，包括供貨范圍、價格信息、供貨能力、供貨質量以及交易記錄以及完整的供應商評估體系，采用人工評分與系統自動評分相結合，合理公正地評估供應商。

五、系統設計的關鍵

建立合理的請購體系，提高效率。采購計劃是根據采購申請制定的，生成采購申請有4種：

1．采購申請請購。在一個相對規范的采購部門里，所有采購業務均由分廠的計劃員提出內部采購申請，經主管部門審核后，由采購部門的計劃員匯總平衡后再生成采購申請，接到采購任務的采購員只需按照采購申請創建采購訂單，整個采購系統處于標準閉環狀態。

2．人工請購。在閉環ERP系統中，不應由手工錄入采購項目，但為實現靈活采購的目的，企業一般希望有人工請購功能以滿足實際需要。

3. MRP自動請購。生產上需要什么再買什么，不會增加庫存負擔。但無法滿足實際需要，等到生產計劃定好再采購，只會讓生產部門等待，資源利用率低，也會使預計交貨期延長，影響企業信譽，所以系統應能夠提前請購。

根據歷史采購訂單提供的物料需求量、庫存系統提供的實際庫存量、采購單的在途中采購量和主生產排程等數據為依據，系統可計算出為滿足計劃生產所需物料的“凈需求”，生成請購建議，并以此作為采購計劃的依據。物料采購公式：

凈需求= （毛需求- 庫存數量- 在途庫存數量）+生產預定數量

4．訂購點預警法。對于易損常消耗件等輔料，通常用再訂購點法請購，它需要在物料文件中設定基本資料，如預設定訂購點、經濟訂購量及安全存量等數據。一旦總庫存量加上在途量等于或小于訂購點，則發出數量為經濟訂購量的采購申請。這種做法可以由ERP系統自動請購，它不像MRP那樣需要嚴謹的數據處理，但庫存量要正確，預設訂購點、經濟訂購量、安全存量等數據也要合理。以上4種請購方式保證了物料需求量的完整性和實時性，是訂單生產式企業保證交貨期、控制成本的重要手段。

六、應用情況

該采購管理系統與ERP系統其他子系統實現了很好的集成，企業信息在各部門之間流通加快，數據充分共享，性能穩定、可靠，為威勝帶來了良好的經濟效益和社會效益。

ERP上線運行后，威勝電子以前存在的管理漏洞和盲點以及不協調性作業完全暴露出來了，通過半年多時間的調整，整個生產過程被完全規范起來，從客戶下訂單、營銷部接受并在系統中錄入銷售訂單，通過ERP系統拋轉采購和生產需求，采購部根據銷售需求計算物料凈需求，并按時間和數量要求下達采購訂單，生產部門做生產排單，開始進入庫管部門，錄入生產入庫單及銷貨單，最后進入財務應收應付，整個過程在系統里以一環接一環的狀態緊密鏈接，充分實現資料共享，信息傳輸速度加快，對信息的把握性得到加強，并且減少了相關人員的工作量，例如，采購部的采購訂單數量大致為50張/人天，以前采購人員往往為了訂單追蹤而忙得焦頭爛額，上了ERP系統后，通過ERP的催貨單管理，避免了因訂單數量多造成的人為疏漏。

威勝是一個高速增長的高科技企業，從2007年開始幾乎每年都是3億的產值增加，人員雖然不斷增加，但還是跟不上產值的增加速度，因為新進公司的人員必須熟悉產品所涉及的每個電子元器件。上ERP物控變得便捷，采購變得順暢，縮短了生產周期，更為關鍵的是報表的準確性和及時性大幅提高。

參考文獻

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作者簡介：徐剛強（1964- ），男，湖南長沙人，湖南工程職業技術學院副教授，碩士，研究方向：企業信息化。