淺談道路運輸檔案的特點及服務(wù)利用

許振濤

【關(guān)鍵詞】道路運輸檔案 特點 服務(wù)利用

一、道路運輸檔案的特點1.種類繁多，內(nèi)容復(fù)雜。這一特點是由道路運輸管理部門的性質(zhì)和職能決定的。道路運輸管理部門的職能是負(fù)責(zé)國家有關(guān)道路運輸方針政策及法規(guī)的貫徹實施；根據(jù)管理權(quán)限，審批公路客貨運輸及道路運輸相關(guān)業(yè)務(wù)；保證指令性計劃任務(wù)的完成；發(fā)放、管理道路運輸統(tǒng)一單證；監(jiān)督檢查，依法查處違章行為，做好對道路運輸企業(yè)的分類指導(dǎo)及行業(yè)文明創(chuàng)建工作。在行使這些職能活動中，必將產(chǎn)生相應(yīng)內(nèi)容和名稱的文字材料，從而形成了帶有明顯道路運輸特點的檔案。道路運輸檔案主要包括：道路運輸文書檔案，道路運輸業(yè)務(wù)檔案，道路運輸科技檔案，道路運輸聲像檔案，道路運輸會計檔案等。2.反復(fù)性、連續(xù)性。所謂反復(fù)性，主要體現(xiàn)在隨著社會的不斷發(fā)展變化，如：更新車輛、更新班次、更新線路等，檔案材料也跟著反復(fù)變化，即道路運輸檔案是由客觀存在的事物決定的。所謂連續(xù)性，就是道路運輸檔案的形成不是一次建成的，它是一個問題了結(jié)后，又出現(xiàn)新問題立成了新的案卷，如：當(dāng)年已被立案而未結(jié)案的行政處罰案件。3.提供利用效果好。道路運輸檔案是道路運輸工作的歷史記錄，它不僅反映了道路運輸管理部門工作的真實面貌，而且記載著各個時期的基本數(shù)字。道路運輸檔案對總結(jié)工作歷史經(jīng)驗，制定長遠(yuǎn)規(guī)劃發(fā)揮著重要的決策依據(jù)和參考作用。二、道路運輸檔案的服務(wù)利用

服務(wù)利用工作是檔案工作的中心環(huán)節(jié)，它在提供利用檔案，為機(jī)關(guān)內(nèi)部及社會各行各業(yè)服務(wù)工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。1.為解決無證經(jīng)營、違規(guī)經(jīng)營，道路運輸業(yè)務(wù)檔案發(fā)揮了重要憑證作用。如：有群眾舉報某客運車輛違規(guī)串線經(jīng)營，擾亂正常市場秩序。在組織人員調(diào)查核實過程中，調(diào)閱了該車檔案，查看“客運線路班次審批表”等審批手續(xù)，確認(rèn)該車輛超越許可的經(jīng)營范圍從事客運經(jīng)營活動，依法給予嚴(yán)歷懲處，可以有效維護(hù)守法經(jīng)營者的合法權(quán)益。2.道路運輸檔案在編史修志、提供依據(jù)、搜集相關(guān)資料等方面起到很大作用。如：《交通運輸行業(yè)管理文件匯編》所需的資料都是檔案室提供的。3.為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策及主動為機(jī)關(guān)工作服務(wù)等方面也發(fā)揮著重要作用。如：根據(jù)統(tǒng)計、財務(wù)年報制定長遠(yuǎn)規(guī)劃、工作計劃等。

三、應(yīng)采取的措施1.做好道路運輸檔案的收集工作，進(jìn)一步實行集中統(tǒng)一管理。要對零散的道路運輸文書材料、業(yè)務(wù)文書材料及科技文件材料進(jìn)行收集。2.積極開展編研活動。根據(jù)室藏檔案特點及利用情況，有針對性地編篡一些《專題文件匯集》、《重要文件匯集》等史料，為機(jī)關(guān)日常工作和編纂地方交通志服務(wù)。3.規(guī)范業(yè)務(wù)檔案，及時了解車輛動態(tài)。對營運車輛檔案嚴(yán)格按照規(guī)范、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)操作。有利于在行業(yè)管理中隨時了解車輛技術(shù)狀況及管理情況。同時要求在日常檔案管理中及時把新的資料逐車分類入檔，以保證營運車輛技術(shù)資料的時效性、延續(xù)性和準(zhǔn)確性。4.逐步采用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案，努力改善管理、提高服務(wù)利用。近幾年，隨著道路運輸業(yè)的發(fā)展，檔案室應(yīng)逐步配備計算機(jī)、掃描儀，以加速檔案資源服務(wù)利用，為發(fā)揮檔案的作用創(chuàng)造良好的條件。檔案是歷史文明的產(chǎn)物和延續(xù)，是一項屬于管理性質(zhì)的文化事業(yè)，更是知識體系中一門獨立學(xué)科和專業(yè)工作，作為道路運輸檔案管理者要以愛崗敬業(yè)的精神充分利用道路運輸檔案的特點,把“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y源”，變被動為主動，更好的為社會提供利用服務(wù)。

(作者單位：青海省海南州共和縣運管所）