論高校教學檔案的收集與利用

摘要:高校教學檔案內容多元，有自身的特色。文章分析了高校教學檔案的形成特點和存在的問題，并提出了在檔案的收集與利用過程中建立網絡體系、進行系統收集、加強整體建設、拓寬服務領域等措施。

關鍵詞:高校；教學檔案；收集；利用

在教育體制改革的新時期，高校出現了多種辦學模式，高校檔案工作也呈現出內容多元化和信息數字化的時代特征。在檔案的收集和利用中，必須堅持集中統一、監督指導、信息集中及文檔一體化的原則，突出教學、科研、學籍檔案的中心地位。實踐中，有必要認真分析教學檔案的形成特點，探討實用有效的收集和利用方法，從而促進高校檔案基礎業務建設，使校園檔案網絡化，實行法制化、制度化管理，更好地為高等院校的各項工作服務。

高校教學檔案的形成特點和存在的問題

檔案的類型不同，形成的周期不同 教育部發布的《高等學校檔案管理辦法》將高校檔案分為黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、產品生產類、基建類、設備儀器類、出版類、外事類、財會類等11個一級類目，在原來的基礎上增加了學生類。這些檔案的類型不同，其形成周期也是不同的。如，文書檔案的形成周期是以一個自然年為一年，科研檔案是以每個科研項目（課題）的完結為一個周期，學生檔案的形成是以學年度為周期。而教學檔案的形成周期在高校檔案中，是數量最多最復雜的一類。從《高等學校檔案實體分類法》來看，教學檔案由三部分組成：第一部分是按自然年度形成的教學管理性文件材料；第二部分是按學年度形成的專業性教學材料；第三部分是按學生培養周期，即三年或四年為一個培養周期的學生學籍檔案。這些材料的形成周期不同，又分散在不同的部門和各專業任課教師手中，如果管理不善，就容易造成文件材料收集不完整甚至丟失的現象。

檔案內容的豐富性和利用人群的廣泛性 高校教學檔案內容豐富，利用廣泛，成為高校檔案中一大新特點。它的利用人群有高校的領導者、管理者、教師、員工和在校生還有社會公職人員及其他高校。它的內容包含了教師在教書育人以及學生在校期間的學習情況、思想表現。主要包括：（1）上級教育主管機關下達的指令性、指導性文件，即教育改革、教學計劃、專業和課程設置、招生、畢業生分配等方面的計劃、指示、規定、辦法等；（2）綜合性教學文件材料，即學校制定的各種教學制度、辦法、規定、條例，教學工作的各種統計表；（3）招生工作的材料，即招生計劃、簡章、專業介紹、新生名冊、招生工作總結等；（4）學生學籍管理材料，即新生登記表、學生學籍表、成績表、在校生名冊、學生學籍變更（升級、留級、休學、轉學、復學、退學）材料；（5）學生獎懲材料；（6）教學計劃、方案，教學大綱，教學改革方案、總結；（7）教材方面的材料，即自編、主編教材的正本；（8）教學實習、生產實習方面的材料，即計劃、大綱、總結、實習結果鑒定、實習報告等；（9）課堂教學材料，即課程安排表、教師任課安排、典型講義、教案；（10）優秀的、典型的畢業論文、畢業設計及評定意見；（11）師資培訓的計劃、考核及總結，出國進修、教師工作量的規定、教師教學質量獎勵、教學情況調查表；（12）夜大學、函授部、各類培訓班、進修班形成的文件材料。同時還有根據各高校的辦學特色形成的文件和材料。

電子化、多載體的發展趨勢要求越來越高 隨著計算機技術、攝影技術等先進科學技術的普及發展，檔案工作向電子化、數碼化方向發展已是大勢所趨，檔案的存儲介質也由原來單一紙質檔案轉化為不同載體檔案的共存，這是檔案發展的劃時代變化。高等院校作為教育的最前沿也不例外，每年都會產生大量不同載體的文件材料。檔案數量大幅度增加，匯集的信息資料也越來越多，不僅要收集文字、圖表形式的傳統的紙質檔案，還要收集照片、錄像、VCD、磁帶等音像檔案，以及牌匾、錦旗、獎狀、獎杯等實物檔案。同時對檔案信息開發利用的速度和效率的要求也越來越高，傳統的管理模式已遠遠不能適應現代社會的快節奏，必須加強現代化管理力度，滿足高科技信息時代發展對檔案的需求。

運行中的信息資料處于分散、零亂的狀態 近幾年，高校面臨各種改革，辦學模式、辦學特色也在發生變化。由于院校合并或高校設立若干個分校，在客觀上形成多校區、異地辦公、辦學的現象，由此也形成信息資料在運行階段處于分散、零亂的狀態。有的教學部門為了方便自己使用，不向檔案部門移交檔案，又無專人保管，導致檔案遺失、破損現象嚴重，給檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用工作帶來了困難。

高校教學檔案的收集應注意的問題

建立校園網絡體系，層層把好文源關 高校的教學檔案都是由各學院、系部產生，并分散在各部門、各個教師手中的。高校檔案部門，首先要從管理體制上嚴把文件入口關，建立校園各部門兼職檔案員網絡體系，負責收集本部門的不同類別的檔案，高校檔案館的教師同時要加強檔案歸檔的業務指導，采取有力措施，加強歸檔收集力度，加強考核。確保進館的檔案齊全、完整，凡不齊全、不完整的要責其收集完整，需返工的一定要返工，直至歸檔齊全。每學期定期或不定期召開網絡人員會議，通報階段性收集工作所取得的成績，布置下一階段的工作。并對兼職檔案員職責進行考核，對收集工作完成出色的網絡人員給予一定的精神和物質獎勵，以調動大家的積極性，真正發揮網絡人員的整體力量。

制定規范，確定收集范圍 依據《高等學校檔案實體分類法》，教學檔案分為八個二級類目：綜合、學科與實驗室建設、招生、學籍管理、課堂教學與教學實踐、學位、畢業生、教材。但涉及具體的每個高校，在收集歸檔檔案時又有不同的內容。本科院校和高職院校有不同，綜合類大學和理工科大學也有不同，同時，因為辦學的方向和辦學的理念不同產生的教學材料不同，在實際收集過程中，要根據本校的具體情況作具體對待，對收集范圍進行增減，對增加的歸檔項目要及時寫入收集范圍表中。還有高校檔案館（室）要隨著變化的教學方案、教學大綱制定各教學部門對教學檔案的歸檔方案，對案卷質量、門類、載體、歸檔時間均要提出要求。

堅持系統性、特色性原則 當今教育體制的改革，使許多院校合并，由此也產生在一個高校中有幾個全宗的問題，這就使得高校的檔案更豐富多彩。但不同的高校有自己不同的辦學理念和特色。如，高職類的學院就必須以學生的實際操作能力、動手能力為主，那么，在實際收集檔案材料過程中，就要重點考慮收集教師在實踐教學、典型教案和學生在專業基本技能課程、項目等方面的材料。收集過程要堅持系統性、特色性的原則，全面又要突出教學重點、教學特色。為了避免盲目性，檔案館（室）應根據本校管理體制的運行方式和教學檔案產生的特點制定出一個比較詳細的資料收集范圍、標準，使收集人員在收集時有據可依。

加強對檔案的基礎業務的整體建設，促進教學檔案的健康發展 在不斷加強檔案基礎業務建設中，從抓教學檔案的收集歸檔為切入口，促進教學檔案的整體發展。一是要從抓文源入手，嚴把文件質量關，規范學校的發文字號，規范收、發文程序，統一規定檔案的表格設計。如，學年度第X學期講座（報告）計劃表，教師調課、代課、停課申請表，教學人員外出審批單，學生學籍表、成績單、畢業設計（論文）任務書、優秀畢業設計（論文）成果統計表等統一規定行文紙張和各類表格的規格（樣式），從根本上規范各類教學文件材料的質量。二是建立管理網絡，強化管理機制。在學校檔案專職人員為主的基礎上，各教學部門、系部明確一名教學秘書為學校兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、移交工作，兼職檔案員的工作納入年終考核，形成一個以高校檔案館為中心的強有力的管理網絡。三是建立案卷類目，加強基層管理。學校檔案館結合各教學部門產生的檔案的內容和規律，幫助院系做好平時立卷工作，建立案卷類目，各類文件對號入座，分類管理，為年終歸檔和學年度歸檔打好基礎。

高校教學檔案的利用應注意的問題

建立并開放校園檔案網站 信息時代高校檔案館對社會的服務理念和方式將會發生根本性的變化，高校檔案館服務的重點對象也會由向本校教職工轉向社會大眾，以人為本的服務將占據主導地位。高校要開辟校園檔案網站，把提供檔案信息聯網查詢服務作為一個重要發展方向，有針對性地將教學檔案向社會開放。應主要著眼于四個方面：一是向教職員工提供直接滿足利用需要的教學檔案內容，在網上直接提供開放檔案全文閱覽工作；二是向社會開放學生素質教育取得優異成績、獲獎情況的學籍檔案；三是向社會開放有關教學管理、特色辦校的發展思路；四是在開放作息時間上改變傳統的時間表，滿足社會各階層人士多樣化的需要。

計算機聯網檢索，方便快捷 高校的檔案信息資源會隨著學校的發展日益增多，對高校的檔案管理現代化的程度要求越來越高，僅憑已有的《卷內文件目錄》、《案卷目錄》、《全引目錄》、《全宗目錄》是不夠的，還必須采用現代化的檢索手段，通過文件級著錄卡形式，將文件的組卷年度、分類號、保管期限、案卷級檔號、正題名、主題詞、文件形成日期、順序號、卷內頁號、責任者等信息錄入計算機，采用計算機檢索方式，完成計算機管理，實現變傳統手工管理為現代化管理，引進高速掃描系統，將檔案文件以圖像形式高密度存儲于光盤，在一定技術條件下實現通過網絡查閱檔案原文，提高查全率和查準率。

拓寬服務領域，變被動服務為主動服務 高校的教學檔案是學校檔案的主體、核心及重點，同時也是衡量學校教學質量和管理水平的重要標志之一。目前，許多高校檔案的利用還處于被動服務狀態，不知如何主動服務。其實，教學檔案利用范圍十分廣泛，包含的信息也十分豐富。如，學籍檔案可以統計歷屆學生的畢業率、結業率、延期畢業率、退學率以及教學大綱、教學計劃、師資水平、生源狀況等等，主動對其可以方便編研加以分析，提供給教學管理部門，可以方便對教學管理進行評估，為制定教學管理措施，改進教學方法，提高教學質量提供信息支持。高校檔案館還應拓寬服務領域，變被動服務為主動服務。要深入學校各項活動第一線，進行各種活動，專題收集。收集的過程既是宣傳檔案工作的過程，又是互相學習交流的過程，可及時了解和掌握行政、教學工作中新產生的文件材料的內容及其對檔案的需求情況，抓住學校教學工作中有辦學特色、有突出教育教學效果的材料重點收集，專題專卷，既能豐富高校館藏檔案，也能激發各個部門積累、收集、移交檔案的積極性，拓寬服務領域，變被動服務為主動服務。

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作者簡介：

熊友菊（1962—），女，深圳職業技術學院綜合檔案室副研究館員，研究方向為檔案學。（本欄責任編輯：尚傳梅）