論互助縣林業系統檔案管理的可持續發展

黃曉輝

摘要分析了管好林業文書檔案的作用,介紹了加強文書檔案管理的基本途徑,并從國有林場森林資源檔案管理、林權改革檔案管理、退耕還林檔案管理、林業生物災害檔案管理以及林業檔案管理工作中的保密工作等幾個方面探討了推動林業系統檔案管理可持續發展的有效措施。

關鍵詞林業系統;檔案管理;可持續發展;青海互助

中圖分類號G271文獻標識碼A文章編號 1007-5739(2009)22-0205-02

1管好林業文書檔案的作用

(1)管好文書檔案有利于國家法規和方針政策在林業部門和基層林場的貫徹執行,增強國家法規和政策的權威性。

(2)管好文書檔案有利于上級黨政機關對于林場工作的直接領導和具體指導,提高工作質量和效率,避免基層林場盲目蠻干。

(3)管好文書檔案有利于林業機關單位及林場同其他機關和企、事業單位的溝通與聯系,不至于使林業工作與其他工作顧此失彼。

(4)管好文書檔案有利于林區干部職工學習和宣傳黨和國家的方針政策,與時俱進,促進林區安全和諧。

(5)管好文書檔案有利于真實記錄林業生態建設和發展情況,為各項林業工作和活動保存依據和憑證。因此,國有林場必須加強文書檔案管理工作。

2加強文書檔案管理的基本途徑

(1)提高文書檔案管理人員的政治素質和業務素質。由于文書工作直接與文件打交道,在有效范圍內必須遵守和執行相關制度,因此,黨政領導要加強對林場文書人員的管理和教育,建立健全保密制度,促使文檔管理人員從政治的高度來認識文書檔案管理的嚴肅性和時效性,熱愛檔案和檔案管理事業,樹立科學發展觀,對事業負責。通過自學、參加培訓、實地參觀等形式,學習《文書學》《檔案管理學》《檔案法》《機關檔案工作業務建設規范》等,從而對基礎理論知識和檔案管理規則有比較系統地掌握,堅持崗位實踐,熟悉業務技能,適應新時期文書檔案管理工作的需要。

(2)文檔管理人員要運用比較先進的手段及時處理文件,分類歸檔。計算機技術已經廣泛應用于檔案管理,其高效快捷、靈活檢索的特點為立卷改革提供了新的可能和方向,檔案管理的計算機化、自動化、文書檔案工作一體化,對歸檔文件整理工作提出了新的要求,文檔管理人員必須依照國家檔案局頒發的《歸檔文件整理規則》,結合林業部門的工作特點,熟悉并廣泛應用計算機技術,一事一卷,分類歸檔,以備查考,以適應檔案管理現代化的需要。

(3)提高文檔資料在林業生態建設中的利用率。對于檔案資料,在管嚴管好的原則下,管理人員要樹立全心全意為人民服務的思想,正確處理好檔案保密與利用的關系,不怕細瑣麻煩,要嘴勤、眼勤、手勤,既使利用者能及時查考,又能妥善保管檔案,使死的檔案成為活的資料,準確完整地直接為林業經濟建設和社會各項事業服務。這樣不但可以充分發揮文書信息在林業生態工程建設中的時效作用,而且能發揮林業文書檔案資料在社會主義現代化建設中的歷史憑證作用,為國家積累寶貴的文化財富。

3加強國有林場森林資源檔案管理工作

國有林場承擔著國家天然林保護、三北防護林建設和生態公益林建設等重大項目的建設任務,文書檔案管理工作做得好不好,直接影響和制約著林場的建設和發展。森林資源檔案是管理森林資源的一項重要基礎工作,它記錄了整個森林資源消長變化的全過程,把準確數據反映到簿、表、卡、冊、圖上。應進一步加強森林資源檔案管理工作,有效地發揮森林資源檔案在林地權屬中的重要作用,不斷提高森林經營水平,保證森林資源檔案管理的科學性。

4加強林權改革檔案管理工作

集體林權制度改革正在各地全面推進,為確保改革成果,提高改革質量,國家林業局、國家檔案局近日出臺《關于加強集體林權制度改革檔案工作的意見》,就林改檔案管理工作做出進一步部署。意見指出,檔案管理是林改過程中一項極其重要的基礎工作,完整、準確、系統的林權改革檔案是林改工作的客觀反映和重要的歷史見證,是鞏固改革成果、維護林地權利人的合法權益、穩定和完善農村林地承包關系的重要保證。意見要求各級林業部門認真抓好本機關、本單位的林改檔案管理,建立檔案工作領導負責制和檔案管理人員責任制,并指導所屬單位做好林改檔案材料的收集、整理、保管和利用等方面工作,縣級林業主管部門要特別做好林權登記發證檔案管理工作;各級檔案行政管理部門要加強對本行政區域內林改檔案工作的監督和指導。

意見提出,林改檔案管理要與改革工作同步進行、協調開展,做到改革工作進展到哪里,檔案工作就延伸到哪里,確保林改全過程檔案資料的完整、準確與系統。各級林業和檔案部門要加強對林改檔案工作的檢查指導,把檔案工作納入林改成果檢查驗收項目,確保檔案工作健康有序進行。意見還就林改檔案的歸檔范圍、保管期限、分類方法、收集整理、保管移交、利用服務等內容提出了具體要求。

5加強退耕還林檔案管理工作

退耕還林工程是一項政策性強、涉及面廣、群眾參與度高、費用巨大的生態工程,檔案管理工作非常重要。林業局要牢固樹立“無檔則亂”的檔案管理意識,把規范建檔工作與工程建設同步進行,切實為工程順利實施提供可靠依據。

要完善檔案管理的各項規章制度,每個鄉確定專職檔案管理員1名,負責退耕還林資料的收集、整理。按照工程實施流程,縣退耕辦編制了互助縣退耕還林檔案全宗示意圖,并按工程建設環節將規劃設計、種苗供應、施工作業、檢查驗收、政策兌現、工程管理流程劃分為永久、長期、短期3個不同期限,為退耕還林檔案整理提供具體的依據。縣級與鄉鎮分別建立專門的退耕還林檔案室,配備微機,實行紙質檔案和電子檔案雙向管理,做到文字、電子和實際工程操作相對應,規范圖、表、卡、證、合同5類資料管理,既保持原始資料的完整,又為檔案查閱提供便利,基本實現了檔案管理現代化。

6加強林業生物災害檔案管理工作

林業生物災害管理是有效組織協調可利用一切資源應對生物災害事件的過程。其根本目的就是通過對生物災害進行系統的監測和分析,進一步改善災害應急管理周期中減災、準備、響應和重建等方面的措施,以最大可能通過有效的組織協調,來保障生態安全,并將經濟財產損失降到最低程度。

就林業生物災害管理而言,具體內容包括監測預警、檢疫御災、應急救災,災害發生前的各種計劃、物資資金準備等備災措施,災害發生后的救災工作和災后恢復工作,以及避免和減少災害發生的促進森林健康措施。

要做到管理規范,按時歸檔,需要從以下幾方面入手:

(1)提高對檔案工作的認識。檔案是歷史的真實反映,檔案工作是一項十分神圣的事業,任何社會形態、任何單位、個人都離不開檔案,一定要增強檔案工作的責任感和使命感,努力把檔案工作搞好。

(2)加強對檔案工作的管理。檔案工作就是服務,“規范、完整、優質、便捷”是檔案工作的指導思想,要按照這一指導思想,加強檔案管理工作,重視檔案的上等升級,提高檔案管理水平。

(3)加強學習,不斷提高檔案管理人員素質。要按照縣政府縣檔案局的要求,對檔案工作人員采取不同方式,加強業務培訓,使檔案工作人員業務水平有一個較大的提高。

(4)加強對檔案工作的組織領導。各單位要明確分管領導抓檔案工作,幫助解決檔案管理工作中存在的問題,要穩定檔案工作隊伍,為檔案工作創造良好的條件,逐步實現檔案工作的規范化、現代化管理。

7加強林業檔案管理工作中的保密工作

林業檔案保密工作包括林業檔案管理過程中的保密工作,也包括林業檔案利用過程中的保密工作,林業開放檔案也必須做好必要的保密工作。在日常的檔案借閱過程中要做到:在經過主管領導同意后,對所借閱的檔案進行認真細致的登記造冊,注明借閱時間、檔案具體信息、借閱人以及歸還時間,未經主管領導同意不能擅自調閱相關檔案,尤其是財務檔案的管理,必須是主管領導、財務人員及檔案管理員的共同在場才能調閱,其他工作人員不得擅自進入檔案室,不得損毀、丟失屬于國家所有的檔案,不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案,不得涂改、偽造檔案,不得擅自出賣或者轉讓檔案,不得倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人,不得攜運或者復制檔案出境,如果違反以上規定之一的,視情節構成犯罪的,依法追究刑事責任。

8參考文獻

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