試論大學院系資料室管理存在的問題及對策分析

魏燕

[摘 要]在知識化信息化不斷發展的今天,高校院系資料室對本院系的科研教學活動中起著越來越重要的作用。因此,院系資料室的管理與建設如何,將直接關系到能否為教學和科研做好服務,本文首先分析了院系資料室管理存在的服務機制、人員素質、自身功能和經費投入等方面存在的問題,然后提出相應的發展對策。

[關鍵詞]資料管理 策略 問題

大學院校系圖書資料室作為高校圖書館資料情報系統的重要組成部分,是為全校師生學習和科學教研活動服務的學術性職能機構。

隨著高校教育事業的不斷發展和高校圖書館管理不斷的規范化,高校院系圖書資料管理工作也逐步的得到了重視,舊的管理模式與現在的信息化時代已經遠遠不能適應,對于大多數高校來說,校圖書館的建設都取得了比較成功的改革,在管理、技術等方面的革新上取得了突破性的發展,但是對于院系資料室的管理重視程度不夠,本文正是基于此對高校系資料室管理存在的問題進行初步的分析,并在此基礎上探討進一步發展的對策。

一、大學院系圖書資料管理存在的問題

大學院系圖書資料管理方面已經取得了較大的發展,正在逐步走向管理的規范化,但是,從目前實際情況來看,絕大多數大學院系的資料室管理存在的問題仍然比較多:

(一)服務機制不協調。當前大學院系的資料室的管理機制基本上還采取原始的管理模式,不能有效地起到資料信息和讀者之間的橋梁作用,仍然采取的是辦理書刊借還、提供尋找的圖書信息,對于學科的專業教學和研究活動沒有多少了解,不能有效地參與到科研與教學活動中,只是靜態的服務,沒有建立起動態有效的服務機制。

(二)經費投入不足。目前,各所高等院校基本上都加大了校圖書館的投入力度,在信息化建設、設備配置、人員配置和網路化等方面都有了質的提高,但是對于系資料室關注度很低,再加上院系本身基本上沒有什么經費可以使用,所以作為教學、科研服務的公益性機構的院系資料室基本上起不到什么作用。網絡化的時代,計算機幾乎無處不在,但是院系資料室基本上都沒有配備專用計算機,管理還是人工化的,而對于電子期刊的查詢更是不可能。經費不足是制約院系資料室進一步發展的關鍵因素,只有加大資金的投入才能克服服務的瓶頸、更換新的設備,從而實行院系圖書資料室的自動化,大大的提高服務質量和服務效率。

(三)人員素質不高、要求片面。一方面資料員在大學教職工的隊伍中,地位明顯的不如一線教師,這就決定從業人員素質不是太高,很難追蹤于本院系各專業的前沿研究,對所從事的工作基本上處于人浮于事的狀態,只滿足于從事例行的工作。另一方面院系圖書資料管理室基本上是為本院系服務的場所,資料的專業性很強,是一個學術性、技術性和服務型融為一體的資料室。目前,對資料室的管理人員仍然強調圖書館學、情報學方面的理論研究顯然不符合教育的目標,院系資料室應該多引進本專業的對口畢業生,以從跟本上提高服務的質量,發揮其應有的作用。

(四)管理機制不到位。院系圖書資料室由于資源有限,每門書籍往往只有一本,很多教師借閱時間比較長,而且不能及時地歸還,使得本來就有限的資源很難做到共享,因此,其管理體制往往處于分散型,導致系內書刊和相關資源難以進行統籌安排,所以必須建立規范化的機制,采取果斷的措施,加以解決。

(五)資料室自身的能力已經不足。大學院系的資料室之所以能夠存在,之所以在美國很多著名高校起到了積極地作用,在于其獨有的功能是不能被完全替代的。“個性”“專業化”是存在的根本前提,院系資料室可以根據本單位的特點、本單位師生的需求,合理的安排書籍的采購,這樣一方面解決了教師學生的需求,另一方面也大大地節省了資源,實現了資源利用的最大化。但是,由于大學對高校資料室的管理不夠重視,導致這些院系的資料室自我發展的能力較弱,在執行教學和科學研究任務中,就很難滿足需求,起不到對師生的材料所需的支撐作用,長此以往,院系資料室的生存也將成為一個嚴峻的問題。

總之,大學院系圖書管理必須進行大幅度的改革,不能只是原來基礎上的細枝末節的修正,否則就不能跟上時代發展的需要。

二、推進大學院系資料室進一步發展的對策

(一)實行兩重領導,以系院為主,為教學和科研活動做好服務。針對院系資料室的特點,應該結合具體的實際。業務部門(也就是所在院系專業教師研究室)只需對資料室在專業上把關,發揮業務指導的作用,由系院根據本單位的教學科研的實際情況制定服務的范圍和內容,配備對口的專業人才,這樣可以使圖書管理人員積極地參與到教學和科研活動中,更好地做好服務。

(二)充分發揮系資料室的信息資源優勢。大學各院系都有自己獨立的資料室,有些院系的材料是相通的,比如說經濟院和管理學院,環境學院和化學院等等,這些學院的圖書可以通過交流和溝通,實現信息資源共享。可以通過相關學院定期召開會議建立較強的聯絡關系,定期研討,通過采取這一系列的措施做到各學院的書目盡量不重復的同時,既滿足了需要也節省了大量的資金,還可以互相了解專業圖書的收藏情況,使一些獨有資源做到信息共享,資源利用率的提高,也就大大提高了院系資料室的信息服務能力。

(三)突破常規,實施信息化,創新服務方式。服務不再僅僅局限于借還書籍,資料室管理人員可以將書籍和外來的信息實施再加工,然后進行數字化處理,儲存在計算機里面,成立院系專業性的網站。通過上網,用戶可以更加迅速的訪問該網站,準確、快捷地找到自己需要的信息,做到隨時隨地了解所需要的知識的發展過程。只有這樣通過實施電子化、信息化、網絡化、學習自主化的數字化院系資料圖書室資源才能真正地發揮為教學、教育和科研服務的職能。

(四)以規章制度為手段,實施科學化和人性化管理。資料室作為高校圖書館的補充,它與校圖書館的關系是指導與被指導、互補與協調的關系。也同時起著對校圖書館專業藏書不足的補充作用。為了實現資源化的最大共享,讓教師和科學研究人員能夠迅速的獲得自己需要的材料,必須建立科學的管理制度來加以規范。一是制定借閱規定、流通制度和延期損壞賠償制度,并且嚴格按照規定管理。二是院系資料室一定要結合具體實際,實施開架管理的制度,這樣可以方便讀者查找所需的資料,提高資源的利用率,但必須有相應的制度加以規范,保證圖書的流通量較大和損壞程度的降低。三是開展以人為本的服務,院系資料室由于自身的特點,專業性服務比較強,因此可以進一步開展富于人性化的服務,比如建立主題數據庫、專業特色的瀏覽信息庫等等,這樣可以有針對性的對教師和專業的學生做好服務。

綜上所述,21世紀的院系資料室要發揮其應有的作用,應該朝著現代化、信息化、數據化、網絡化和智能化的方向不斷發展,在不斷地加大投入的同時,要加大管理改革的力度,不能再以藏書量衡量其地位,應該把資源利用率和資源儲存量作為衡量的第一要素。

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