以Ｄｉｇｉｂｏｏｋ電子相冊軟件為例探索照片檔案歸檔方法

江仙菊

摘要：數字照片可通過存儲介質和網絡進行傳播移動，可反復拷貝，不受地域限制，獲取速度快，給利用者提供了極大便利，數字照片檔案得到社會越來越多的利用。當前的照片檔案主要由紙質照片檔案和數字（電子）照片檔案構成，傳統的照片檔案歸檔方法已不適應現代的照片檔案歸檔方法。當前社會對數字照片與紙質照片二者結合的歸檔工作存在許多問題，為使更多的照片檔案能夠被歸檔，提供給社會利用，本文探索提出一套具有實際可行性、工作效率較高的現代照片檔案歸檔方法。

關鍵詞：數字照片；紙質照片；檔案歸檔

中圖分類號：G276 文獻標志碼：A文章編號：1002—2589（2009）08—0060—04

隨著經濟社會的發展，數字照片拍攝成本低廉，傳統的膠卷成像拍攝逐漸被數碼拍攝所代替。同時，數字照片可通過存儲介質和網絡進行傳播移動，可反復拷貝，不受地域限制，獲取速度快，給利用者提供了極大便利，數字照片檔案得到社會越來越多的利用。當前的照片檔案主要由紙質照片檔案和數字（電子）照片檔案構成，傳統的照片檔案由紙質照片與底片構成，傳統照片檔案歸檔時可實現底片與紙質照片合二為一同步歸檔，現代照片檔案歸檔時由于數字照片以數字形式存放于電腦硬盤、光盤、U盤等存儲介質中，無法與紙質照片同步歸檔，紙質照片與數字照片二者的歸檔關系是既獨立又相互關聯，因此傳統的照片檔案歸檔方法已不適應現代的照片檔案歸檔方法。當前社會對數字照片與紙質照片二者結合的歸檔工作存在許多問題，影響了數字照片檔案的服務利用。為使更多的照片檔案能夠被歸檔，提供給社會利用，需要建立一套以數字化服務利用為宗旨，具有實際可行性、省時、又省力的照片檔案歸檔方法。

本文提出的照片檔案歸檔方法基本思路是：借助Digibook電子相冊軟件對數字照片進行歸檔，根據照片檔案歸檔工作中存在的問題，應用一些方法技巧，靈活工作做法，有序開展工作，先歸檔電子照片再歸檔紙質照片，使照片檔案歸檔工作省時、省力、高效，還可實現照片檔案的數字化查詢利用。

一、照片檔案歸檔工作中存在的問題

1.電子照片檔案廣泛存在于許多部門。隨著經濟和科學技術的快速發展，數碼相機的銷售價格越來越低廉，操作簡單，許多部門甚至科、室都配置有數碼相機，電子照片檔案廣泛存在于許多部門，導致某些電子照片檔案被遺漏收集歸檔。

2.部門人員對電子照片的管理具有主觀隨意性。由于部門人員對電子照片檔案的管理具有個人主觀隨意性，電子照片檔案的分類與存放路徑比較零亂，給電子照片檔案的查找帶來不便。

3.電子照片檔案存在安全隱患問題。由于電子照片的數字化特點，電子照片可存放于電腦，不占空間，利用方便，部門有關人員大都不會主動將電子照片檔案移交歸檔。電子照片檔案長期存放于部門電腦中，如果電腦與因特網聯接，很容易被病毒侵害，使電子照片檔案染上病毒，并傳播給其它電腦上的文件，造成不良后果。電子照片檔案長期未移交歸檔，也可能造成電子照片的內容說明不準確問題。

4.歸檔方法落后，工作效率低下問題。目前，許多檔案人員對照片檔案的歸檔仍然沿襲傳統照片檔案歸檔做法，紙質照片沖印出來后才對照片進行文字說明，照片文字說明內容和照片檔案目錄幾乎都是采用手寫方式進行，照片檔案無法做到數字化查詢利用。歸檔工作比較機械，一般都是獨立進行，沒有充分考慮紙質照片與數字照片之間，文字說明與照片目錄之間等工作內容上的共性開展工作，只有充分利用工作上的共性和關聯關系開展工作，才能有效提高工作效率。

二、采用Digibook電子相冊軟件的目的

本文所說的Digibook電子相冊軟件是福建省檔案干部培訓中心提供的照片檔案管理軟件之一，用Digibook相冊軟件制作的電子相冊與實物相冊外觀、功能作用保持一致，都是一張照片對應一個文字說明，有如紙質相冊電子版，而且功能操作簡單，易學易用，占用內儲小，能被大多數人掌握和使用。Digibook電子相冊軟件的應用對照片檔案的歸檔工作和歸檔效率具有很大作用。

三、照片檔案歸檔應用的主要方法和技巧

1．建立規范化的電子照片檔案專門文件夾的管理方法和技巧。由于部門對電子照片檔案的管理存在主觀隨意性，不利于查找和收集歸檔，因此，要建立規范化的專門文件夾管理電子照片檔案。即：對經常有電子照片檔案的部門，檔案人員要求部門建立“需歸檔照片”文件夾，在“需歸檔照片”下建立以年度命名的文件夾，及時將電子照片檔案存入對應年度的文件夾中，并對每組活動照片建立體現活動基本內容（時間、事由、地點、拍攝者）的文件夾進行管理。例如：某單位工會組織舉辦了 2007年慶祝“五一”勞動節舉行乒乓球比賽活動，工會有關人員先找到“需歸檔照片/2007年”文件夾，在“2007年”文件夾下建立名為“20070430慶祝“五一”勞動節在省體育中心舉辦乒乓球比賽活動——李小明”的文件夾，再將該組比賽活動的電子照片粘貼在文件夾下。若部門要保留一份電子照片檔案方便查找利用，則要將電子照片檔案另外備份存放于其他文件夾。

2．簡化照片檔案文字說明的工作方法。簡化照片檔案文字說明的工作方法，一方面，使部門有關人員不用花費太多時間做照片檔案歸檔工作，從而會比較積極地按照檔案人員提出的工作方法做好照片檔案工作。另一方面，簡化后的照片檔案文字說明還是能夠把歸檔的基本內容體現出來，檔案人員可以對照片檔案文字說明內容進行完整填寫、規范歸檔。具體做法：一是對同一活動的照片（即一組照片）進行文字說明時，只需對第一張照片的事由、時間、地點、人物、拍攝者進行說明，其它照片則填寫文字說明的不同點（一般是人物或地點不一致）。二是只選取照片中的重要人物或關鍵人物進行文字說明。三是對選取的外單位人物要進行具體說明，包括職務、姓名、所處位置等進行說明，對選取的本單位人物可不必作說明，或只說明姓名即可，檔案人員一般都能查知該人物的具體情況。四是對同一組照片中重復出現的人物不必重復做出詳細說明。

3．Digibook電子相冊的設置方法。由于電子照片檔案歸檔是通過Digibook電子相冊來實現，為使電子相冊中照片檔案反映的活動內容與紙質相冊一致，就要對電子相冊進行設置。紙質相冊一張頁面裝3張，一冊大約裝入照片84張，因此建議電子相冊按如下設置：頁面設3，頁數設28；頁數設置不能超出太多，否則可能會導致紙質相冊裝冊太厚甚至無法裝入那么多照片必須分冊。如果出現最后一組活動照片不能導入電子相冊情況，視超出照片多少，增加或減少電子相冊頁數設定，使該組活動照片不分冊歸檔；為方便查看文字說明內容，相冊文本設小五宋體，相冊標題（相當于電子相冊案卷題名）設四號宋體；為方便照片的查找，相冊標題應與照片張號的編號方法相對應，如按“全宗——保管期限（永久、長期、短期）——冊號（——年度）（年度是可選項）”格式設置。

4．電子與紙質照片結合為一體的照片檔案目錄的制作方法和技巧。照片檔案目錄的制作格式如下表所示：

該表的制作方法與技巧體現為：一是照片編號采用完整的照片編號方法。為減少工作量，電子相冊內的照片編號采用簡化編號法，只體現張號與組聯符號，完整的照片編號在照片檔案目錄中體現，格式為：全宗號-期限-冊號-開始張號/結束張號-組聯符號。二是照片檔案目錄中的內容可復制粘貼獲得。照片檔案目錄中的內容可通過電子照片文字說明文檔中的文字說明獲得，把每一組照片的第一張文字說明復制到標題欄內，根據文字說明反映的信息內容可將表格填寫完整。三是把“電子照片檔案目錄”放進表格中。目的是為了能夠執行標題行重復的操作命令，使上面兩行作為一個標題行自動重復出現在后面頁的表格中，使每頁表頭不需再錄入。為了使標題行中的表格線（虛線）不打印出來，可將表格中的框線設置為“空白”。標題行重復的做法是：選定表頭兩行，再執行“表格”中的“標題行重復”命令。四是增加了電子照片編號欄。增加電子照片編號不僅使紙質照片與電子照片實現了互查詢功能，而且照片檔案目錄不必做兩套，節省了照片檔案歸檔工作量，簡化了照片檔案的管理。五是照片檔案目錄集中管理。可將同一全宗的所有電子相冊的照片檔案目錄（表格）都集中在同一個文件中，使照片檔案實現數字化查詢利用。

四、電子照片檔案歸檔的輔助措施

1．加強收集，制作工作方法模板指導部門照片檔案工作。

檔案人員要加強照片檔案的管理、歸檔等工作方法指導，將照片檔案歸檔中涉及的工作方法制成書面模板發放給各部門，使部門有關人員做好協助歸檔的有關工作。檔案人員還要定期到各部門收集照片檔案，使部門照片檔案得到及時歸檔，減少照片檔案感染電腦病毒的幾率，提高照片檔案的歸檔質量。

2．加強聯系，及時收集重大活動照片檔案。檔案人員要經常與照片檔案多的部門保持聯系，了解單位重要活動動態，提醒部門有關人員及時做好照片檔案歸檔的有關工作，及時到部門中收集重要活動照片檔案，使重要活動照片檔案能夠及時得到收集和歸檔。

五、電子照片檔案的歸檔做法

照片檔案的歸檔工作要根據現實情況采取不同歸檔做法，才有利于提高工作效率。

1．檔案人員歸檔法。即檔案人員負責照片檔案的收集、整理和集中歸檔，部門協助歸檔做法，具體步驟是：

1）收集。檔案人員到部門電腦中找到“需歸檔照片”文件夾，將該文件夾下所有文件夾剪切，粘貼到U盤或移動硬盤中，使“需歸檔照片”文件夾為空，避免以后重復收集。2）歸檔整理。對每一組電子照片進行刪減整理，將需歸檔的照片保留下來。3）分類存放。事先建立與照片檔案分類相對應的文件夾存放電子相冊軟件和電子照片文件夾，再將每一組電子照片檔案分類存放到相應文件夾下。對照片檔案多的單位，照片檔案建議按“全宗—保管期限—年度—問題”分類，建立“永久照片”、“長期照片”文件夾，并下設“xxxx年/問題1、問題2、問題3”等文件夾管理照片檔案，形成的文件夾如下所示：

D:永久照片/xxxx年度/問題1/20080102、20080202、20080312等，問題2/…，問題3/…

D:長期照片/xxxx年度/問題1/20080203、200800802、20081211等，問題2/…，問題3/…

建立“電子相冊”文件夾，下設“照片-永久- x冊-年度”和 “照片-長期- x冊-年度”文件夾，用于存放電子照片檔案有關文件，如Digibook電子相冊軟件文件、照片檔案目錄文件和電子照片文字說明文件，“x冊”也可表示多冊，如“1、2、3冊”。

對照片檔案少的單位，建議照片檔案省去“問題”分類，在 “xxxx年”文件夾下直接存放照片檔案；建立“照片-永久-x冊”和“照片-長期-x冊”文件夾存放Digibook電子相冊軟件和其它電子照片檔案文件，每冊可以存放多年度的照片檔案，對存放有多年度照片檔案的電子相冊，還要對每個年度建立對應年度的標簽，以利于照片的查詢利用。4）導入電子相冊，并進行順序整理。檔案人員將分類目錄下的照片檔案按時間先后順序導入到相應電子相冊軟件中，并對每一組的照片進行檢查，調整照片順序，確保歸檔照片的排列規范化。5）完整編寫照片文字說明。根據照片文件夾名中體現的內容信息，對電子相冊內的照片文字說明內容進行完整填寫，對需要部門補充說明的照片在文字說明第一行照片編號旁錄入部門簡字作標記，如“辦”“機”、“工”等字樣代表辦公室、機關黨委、工會部門，然后找機會請相關部門人員補充完整。步驟2與步驟3可以不分時間先后進行。

有些照片檔案少的部門可能沒有建立專門文件夾規范管理照片檔案，檔案人員在收集這些部門照片時，要向部門有關人員詢問照片檔案的基本內容，錄入到相應文件夾名稱中。

2．部門預歸檔法。即部門有關人員完成部門照片檔案的粗整理和預歸檔后移交檔案人員再分類歸檔做法，具體步驟是：

1）粗歸檔整理。部門有關人員要先刪除一些不歸檔照片，對照片進行一定的粗歸檔整理，避免不歸檔照片太多增加編寫文字說明的工作量。精細的歸檔整理由檔案人員來把握。2）安裝電子相冊軟件并進行設置。檔案人員到部門安裝Digibook電子相冊軟件，對新建的電子相冊按上述設置方法進行設置。3）導入電子相冊，簡化編寫文字說明。將每組電子照片檔案直接導入電子相冊，按上述方法簡化編寫照片文字說明。4）移交檔案室。Digibook電子相冊軟件文件中有一個專門存放照片與文字說明文件的文件夾，檔案人員只要將該文件夾復制到U盤或移動硬盤中，并將該文件夾重命名，把關鍵詞體現其中，如“外事-相冊軟件”。5）分類存放。檔案人員對該“外事-相冊軟件”文件夾中的照片與文字說明文件按詳細列表查看，根據文字說明文件與照片名的前綴相同這一共性，可對同一時間的照片和文字說明文件進行分離，建立以時間命名的文件夾進行管理，如在“外事-相冊軟件”下建立“20070430”、“20070516”等文件夾管理照片與文字說明文件，再將各拆分出來的文件夾直接導入到相應類別、相應位置的電子相冊中，或匯總歸入存放所有照片檔案的文件夾下。6）歸檔整理。對每一組電子照片檔案進行歸檔與不歸檔照片整理。7）導入電子相冊，并進行順序整理。方法與上相同。8）完整編寫照片文字說明。方法與上相同。

對只涉及本單位人員的照片檔案，部門已將活動的基本信息體現于文件夾名稱中，檔案人員已經能對大部分的照片檔案進行完整說明，這類照片檔案的歸檔適用由業務熟練的檔案人員統一集中歸檔。對涉及外單位人員比較多的照片檔案，檔案人員無法根據照片基本的活動信息對大部分的照片作出完整說明，需要部門有關人員幫忙歸檔，這類照片檔案適用部門預歸檔法。部門預歸檔法得以有效實施的關鍵在于Digibook電子相冊軟件的應用，部門有關人員可以靈活掌握工作時間填寫照片文字說明，使有外單位人員參與的活動照片檔案能得到及時預歸檔，防止時間久了某些照片檔案的內容說明不準確問題。因此，對照片檔案大部分只涉及本單位人員的部門，以及照片檔案少的部門，可適用第一種做法。對照片檔案大部分涉及外單位人員的部門，適用第二種方法。對照片檔案涉及本單位人員與外單位人員都具有一定數量的部門，可兼顧兩種做法。

六、紙質照片檔案的歸檔做法

1.紙質照片的形成與裝冊。電子照片檔案歸檔工作基本完成后，檔案人員可利用已歸檔的電子照片沖印成紙質照片，具體做法是：將D：/電子相冊/照片-永久（或長期）- x冊-年度/Digibook/date下存放照片與文字說明的文件夾（以下簡稱文件夾1）進行復制，粘貼到某個路徑下，再對文件夾1進行重整理，刪除一些重復照片和不太重要照片，只保留歸檔所必須的、最少的電子照片，然后把這些精簡過的照片沖印成紙質照片，最后依據電子相冊中照片順序將紙質照片裝入相冊。

2.紙質照片文字說明的形成和照片內容的數字化查詢利用。紙質文字說明的形成步驟：一是建立word格式的紙質照片文字說明文檔。二是插入文字說明文本文件。由于文件夾1中照片與文字說明文本文件的前綴名相同，只是后綴有區別，因此，在文字說明文檔中可根據照片前綴名插入對應的文字說明文本文件，沒有對應照片的文本文件不插入，說明該電子照片已被刪除。同時，在插入每一冊文字說明文本文件前，要先錄入一行電子相冊的標題，體現該冊照片檔案的全宗、保管期限、冊號（及年度）等內容。三是文檔格式設置。為使制作的文字說明與紙質相冊中的文字說明卡片寬度相同，要對文字說明文檔進行頁面邊距、紙型設置和分欄格式設置。例如頁面設置為：上1，下1.28，左1.5，右1.5，紙型為A4。分欄格式設置為4欄。四是對文字說明進行順序整理。按文字說明上的照片編號順序調整文字說明。五是建立電子照片文字說明文檔（將用于對每一張電子照片內容的數字化查詢利用）。做法是：將紙質照片文字說明文檔重復制，另存為“電子照片文字說明”，再將沒有對應照片的文字說明文件插入到文檔中，按照片編號順序排列文字說明。六是對紙質照片文字說明文檔中的文字說明從1起編流水號。七是制作文字說明卡片。將紙質照片文字說明文檔中的文字說明用較厚的名片紙打印，裁剪成文字說明卡片。八是文字說明卡片裝冊。將文字說明卡片按編號順序插入相冊，對文字說明卡片過長的，可將超長部分置于照片下面，使照片檔案美觀。以后年度要制作紙質照片文字說明卡片時，可直接打開“紙質照片文字說明”文件，在文檔尾按上述方法插入新的文字說明文本文件。

照片文字說明文檔的建立將所有相冊內照片對應的文字說明內容都集中在一個文檔中，實現了對所有單張照片內容的數字化查詢利用。如果需要更方便地查詢，也可將該文件轉化成Excel格式文件導入到檔案管理軟件中，檔案管理軟件比word格式文件的查詢功能要強大得多。

3．照片檔案目錄的制作。按上述照片檔案目錄的制作格式和方法制作照片檔案目錄，將對應的照片檔案目錄打印出來，粘貼到相冊中。同時將本年度所歸檔的照片檔案目錄打印存檔。

以上照片檔案的歸檔做法與傳統方法相比具有以下幾個獨特優勢：一是建立了電子照片文字說明和照片檔案目錄文件，可實現照片檔案的數字化查詢利用。二是電子照片的文字說明用電腦錄入，使組內照片的文字說明相同內容可通過復制獲得。三是電子與紙質照片檔案中的文字說明只需錄入一次。四是電子與紙質照片檔案目錄只需制作一份，并可實現互查。四是電子與紙質照片檔案具有同一性（只有照片張號存在差異）。

參考文獻：

[1]陳永成.專門檔案管理[M].福州：海峽文藝出版社，2003.

[2]陳永成.檔案人員崗位基礎知識[M].福州：海峽文藝出版社，2003.

Exploreing the photograph file pigeonhole method with the Digibook electronicsphoto album software

JIANG Xian-ju

(Fujian social science academy,Fuzhou 350001)

Abstract: Numerical photograph can the one who pass save to lie the quality and networks to carry on the dissemination ambulation, can copy again and again, be free from the region restrict, obtain the speed quickly, give make use of provide biggest convenient, the numerical photograph file gets social more and more exploitationses.The current photograph file mainly is constitute by the paper qualityphotograph file and numeral( electronics) photograph file, the traditional photograph file returns back to file the method already unwell should the modern photograph file return back to file the method.The current social logarithmsword photograph and the paper quality photograph two combine of return back to file many problems of the work existence, for make more photograph file can drive return back to file, provide to make use of for society, this text investigates to put forward a set of have the higher and modern photograph file of actual possibility, work efficiency to return back to file the method.

Key words: Numerical photograph;paper photograph; file pigeonhole

（責任編輯/石銀）