淺談企業會計電算化建設中出現的問題及其對策

樊銘凱

(鄭州鐵路局財務處資金結算所,河南 鄭州 450000)

中圖分類號:F233文獻標識碼:A文章編號:1673-0992(2009)09-088-02

摘要:企業會計經過多年的發展和建設,在企業中得到了較好的應用。在實際工作中,隨著時代的進步,科學技術的發展,企業會計電算化的建設已經擺脫了簡單的替代記賬工作目標,逐步向企業會計信息管理過渡。只有將會計電算化建設中的問題一一解決,才能保證企業會計電算化正確運用,更好的促進企業的發展。

關鍵詞:會計電算化;建設;問題;對策

一、會計電算化的發展

會計電算化是以電子計算機為工具,運用會計所特有的方法,對企業的經營活動情況進行反映和監督。它既是提供以財務信息為主的信息系統,同時又是參與財務管理的一種管理活動。

我國從1979年以來,經過多年的發展,已取得了長足的進步。財政部陸續出臺了若干促進、規范會計電算化工作的文件,加強和規范了會計電算化工作。會計電算化軟件日趨成熟,許多單位甩掉了手工賬,實現了計算機替代手工方式對會計數據進行整理、加工、分析、預測,最終打印輸出帳簿和報表。許多大型集團企業已經逐步在應用網絡信息技術,進入了數據集中管理,終端調用的網絡會計時代。

二、會計電算化在現階段存在的問題

雖然會計電算化在我國已經發展了近40年,在在企業應用的過程中,仍然存在一些普遍性的問題:

1.企業會計人員對計算機的操作水平較低,基礎較差。會計電算化不僅需要有較高的會計知識,同時需要有較高的計算機操作能力,這樣才能充分發揮會計電算化的水平,達到1+1>2的效果,否則將事與愿違,不但起不到推動作用,還可能給企業的會計工作托了后腿。一旦因為企業會計人員的一個誤操作就有可能使多年的心血付之東流,給企業造成嚴重的后果,影響了正常的工作。

2.企業實行了會計電算化以后,內部控制制度沒有能夠起到相應的作用。企業內部控制制度形同虛設,數據安全性缺乏保證。在手工記賬方式下,所有的會計信息以憑證、賬簿、報表的形式存儲在不同的紙質上,增加、修改、刪除后的會計憑證或賬簿都可以從會計人員各自的筆跡和印章上分清責任。實行電算化以后,信息來源于數據和程序,存儲在磁性介質上,只有依靠計算機才能閱讀這些數據,而且修改后的數據不留痕跡,一旦發生計算機作弊,將比手工更隱蔽,后果更嚴重。雖然電算化工作在很大程度上減少了財務人員的工作量,但是卻增加了操作員、電算化主管、系統管理員等崗位,許多單位由于條件限制,這些崗位由一人或兩人分擔,人員分工不明確,操作口令串用,或不定期更換密碼,就給未經批準擅自改動數據提供了可能性,從而導致數據的安全性缺乏保證。

3.會計電算化的程度僅僅停留在基礎應用,沒有充分發揮會計電算化的作用。會計電算化改變了會計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法,擴大了會計數據領域,提高了會計信息質量,改變了會計內部控制與審計的方法和技術,因而推動了會計理論與會計技術的進一步發展完善,促進了會計管理制度的改革,從表面上看,會計電算化只不過是將電子計算機應用于會計核算工作中,減輕會計人員的勞動強度,提高會計核算的速度和精度,以計算機替代人工記賬。但會計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進,促進會計人員素質和知識結構的提高,提高會計工作效率和質量,促進會計工作職能的轉變。作為管理手段的會計,其功能與核心也必須向管理方面轉移,會計工作的目標由“報賬型”向“控制管理型”轉變。

4.對信息技術的防范思想認識不足。許多企業對于信息技術安全認識不夠,沒有制定并嚴格執行關于信息技術和數據管理方面的規章制度。一旦因為某種原因造成會計電算化數據信息遭到破壞,造成的損失將是無法計量的。

三、會計電算化建設對策

針對以上提到的一些問題,企業會計電算化建設應從以下幾個方面加強。

(一)提高企業會計人員的基礎業務素質

提高企業會計人員的基礎業務素質,不僅是指提高會計人員的會計業務素質,而且要提高會計人員的計算機操作水平。不少單位的電算化人員參加過有關的計算機短期培訓,他們在使用微機處理業務的過程中往往很多是除了開機使用財務軟件之外,對微機的軟硬件知識了解甚少,一旦微機出現故障或與平常見到的界面不同時,就束手無策,一旦出錯,可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流,使系統數據丟失,嚴重的導致系統崩潰,這種低素質的會計人員是不能勝任會計電算化工作的。必須大力加強人才培訓的力度。培養或聘用一批高級技術人才,他們能夠掌握國際先進技術,精通信息技術,熟練應用會計電算化,推動企業電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識,維護軟件正常運行,掌握計算機先進技術,培養復合型人才,為建立高效的會計信息系統創造條件。

(二)加強企業信息網絡技術防范工作。

1.加強對計算機安全的宏觀控制,政府主管部門還應從法律角度出發,進一步完善會計制度,對危害計算機安全的行為進行制裁。

2.對于重要的計算機系統應加電磁屏蔽,以防止電磁輻射和干擾。制定計算機機房管理規定,制定機房防火、防水、防盜、防鼠的措施,以及突發事件的應急對策等。

3.增強信息技術安全防范能力。如采用防火墻技術、網絡防毒、信息加密存儲通訊、身份認證、授權等;加強數據的保密與保護。在進入系統時加一些諸如用戶口令、聲音監測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段,另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統做在芯片上加密等機器保密措施和專門的管理制度,如專機專用、專室專用等。

4.加強磁介質載體檔案的管理。為確保檔案的真實性和可靠性,實行紙質檔案和新型載體檔案雙套保管,并逐漸向完全保管新型磁介質載體過渡。

(三)加強企業會計電算化內部控制

1.管理控制

(1)組織結構控制。企業的財務部門一般主要從組織形式和組織程序上實行崗位控制,通過幾個不同的職能組來實現相互牽制和相互監督的控制作用;通過賬賬核對、賬證核對、賬實核對以及會計主管對憑證、賬簿和報表的審核制度來實現處理的合理性與合法性。

(2)職責劃分。計算機會計系統與手工會計系統一樣,對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務,都不能由一個人或一個部門經手到底,必須分別由幾個人或幾個部門承擔。

(3)監督管理控制。明確各職能組織部門有關人員的工作責任與處理范圍的基礎上,建立和執行工作完成情況的監督與考核制度,以保證會計控制工作能夠高質量地進行和完成。

(4)檔案管理控制。計算機會計系統的有關資料應及時存檔,企業應建立起完善的檔案制度,加強檔案管理。應定期對所存檔案進行備份,并保管好這些備份,作為防止檔案被破壞的事件發生時的應急措施和恢復手段。

2.數據資源控制

(1)完整性控制。計算機會計系統通過現代數據管理系統的完整性控制機制來實現,當前一個功能完善的數據庫管理系統,都能夠對其管理的數據庫中的數據,在邏輯關系上提供語義參照關系機制,來檢驗和保證數據庫系統中的有關數據,在進行了相關控制應用操作后,仍然保持邏輯上的語義完整。

(2)數據加密。通過數據庫管理系統的數據加密和存放功能實現;其作用不僅維護了數據信息的保密,而且使得合法操作人員只能通過系統規定的程序實施操作和控制活動。

3.日常控制

(1)業務發生控制。采用相應的控制程序鑒別,拒納各種無效的不合理的以及不完整的經濟業務。在經濟業務發生時,通過計算機的控制程序,對業務發生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制。

(2)數據輸入控制。要求輸入的數據應經過必要的授權,并經有關的內部控制部門檢查;其次,應采用各種技術手段,對輸入數據的準確性進行核驗,如總數控制核驗、平衡核驗、數據類型核驗等。

(3)數據輸出控制。是企業為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數據控制一般就檢查輸出數據是否與輸入數據相一致,輸出數據是否完整,輸出數據是否能滿足使用部門的需要,數據發送對象、份數應有明確的規定。

總之,隨著計算機以及網絡信息技術的不斷發展,必將推動會計電算不的不斷向前發展,網絡信息技術也將在會計電算化中得到充分的應用,從而逐步解決目前存在的問題,最大限度的發揮它的優勢性,并將成為當代會計學中最有潛力的新領域。

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