關于我國檔案網站檢索查詢功能的調查分析

謝明生

摘要檢索查詢功能作為檔案網站的核心功能,評價檔案網站的重要指標,本文分析了我國檔案網站檢索查詢功能所存在的問題,并在此基礎上提出相應的解決措施。

關鍵詞檔案網站檢索查詢

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1009-0592(2009)01-273-01

一、檔案網站檢索查詢功能現狀

為了了解當前我國檔案網站的檢索查詢功能,筆者查詢了具有代表性的省、市、縣(區)檔案信息網,詳細訪問網站的“檔案檢索”或“查詢服務”欄目。在調查訪問中發現大多數檔案網站都設置了檔案檢索、查詢服務、開放檔案查詢等欄目,但總體來說,檔案網站的檢索查詢功能還比較弱,離利用者的最終需求還有一定距離。

(一)提供的檢索查詢內容少

大多數檔案網站提供的只是案卷級或文件級目錄檢索,能夠實現網上全文查詢的則寥寥無幾。首先,網上開放檔案目錄才3000余萬條,所占比例還很低。其次,檔案網站能夠提供全文檢索的很少。極少能實現檔案全文檢索的檔案網站,無一例外在查詢的時候要求用戶身份驗證,要求注冊,再填查檔申請,申請需要批復,對于查檔者極不方便。再者,部分檔案網站中的“檔案檢索”只是一個空殼子,沒有實質性的內容。點擊該欄目,往往彈出“該欄正在建設中”的界面。這與檔案網站要實現用戶“足不出戶,便知天下”的目標還有很長一段距離。

(二)檔案檢索查詢途徑單一

在大部分檔案網站上,檢索查詢案卷級或文件級目錄,“關鍵詞”是作為檢索的唯一途徑,而象截詞檢索、加權檢索則沒有采用,也沒有設置時間、檔號之類的作為檢索項,檢索途徑單一,難以滿足不同層次不同專業的利用者的需求。筆者曾運用信息檢索知識使用多個檔案網站的檢索查詢功能,嘗試查詢幾個方面的現行文件和檔案目錄,結果都不理想。那么,缺乏一定檢索技能的用戶必然也會遇到同樣的問題。

(三)檢索查詢的檔案形式單一

社會的發展使得檔案形式趨向多樣化,出現了諸如表格、圖片、聲音、視頻等形式的檔案。目前絕大多數檔案網站沒有充分利用網絡的優勢,所提供的檔案信息多是文本信息,而聲音、視頻檔案很少,這樣的檔案網站將難以滿足現代利用者的需求。只有很少一些省市級檔案部門的網站上出現了如“視頻檔案”,“網上展廳”之類的欄目。如浙江檔案網的“視頻檔案”,甘肅檔案信息的網上展廳展出了大量的圖片檔案,效果非常好。

(四)缺少先進的網絡信息分類檢索與導航系統

調查顯示,目前的絕大部分檔案網站沒有提供檢索的檔案目錄分類。多數情況下,對于往往不能表達自己真正的信息需求的社會用戶,不只如何入手。此外,“檔案檢索查詢”這一項服務功能,缺少與用戶互動。又沒有供檢索方面的建議,使得用戶遇到檢索難題時往往得不到及時解答。

二、完善檔案網站檢索查詢功能的幾點建議

美國的國家檔案館網站(www.archives.gov)以及臺灣的國立故宮博物院網站(www.npm.gov.tw/index-c.htm),都具有較好的檔案檢索查詢功能,很多做法都值得我們學習借鑒。筆者認為,檔案網站要完善檢索查詢功能可以從以下方面入手。

(一)加快館藏數字化和數據庫建設力度,盡快實現全文檢索

檔案館在大力開發檔案目錄數據庫的同時,還應加強對館藏開放檔案的全文掃描、識別,并將其上網以便利用。通過檔案館的數字化建設,提供網上檔案的全文檢索將能很快實現,那么利用者無須到檔案館就能查詢到所需要的檔案信息。當然,提供網上全文檢索,面臨著文件的保密、知識產權保護等問題,開放哪些,開放到什么程度,是必須事前理性考慮的。這需檔案館專業人員對國家相關法規的出臺以及檔案部門對保密法、知識產權法的準確理解和把握。

(二)提供檔案檢索的分類目錄

針對除了“檔案檢索”,沒有其他相關提示或者是引導利用者查詢的內容,沒有本館開放檔案目錄的分類的問題,可借鑒北京市檔案館(www.bjma.gov.cn或www.bjma.org.cn)和杭州市蕭山區數字檔案網(www.archives.xs.zj.cn)對檔案檢索分類、解釋的做法。北京市檔案館將網站上可供檢索的檔案目錄分成了:文書檔案類、專題檔案類、專門檔案類、資料目錄類,每類后面都有詳細的介紹,如“文書檔案類:您可以進入明清、民國檔案數據庫或建國后檔案數據庫,按不同時期查詢公務文書檔案”。杭州市蕭山區數字檔案網的開放檔案目錄近30多萬條,并做了詳細地分類,其中包括了文件庫、案卷庫、蕭山文章索引、多媒體檔案、照片檔案、圖書資料、檔案信息化論文、蕭山家譜目錄、民國檔案等等,方便利用者查詢到所需要的檔案信息。

(三)開展網上咨詢和業務聯系服務,并與檔案檢索查詢結合

單一地檔案檢索查詢服務,不能完全滿足利用者的查檔需求。由于利用者范圍廣,文化程度和素質不相同,檔案網站查詢的時候可能會遇到很多困難。鑒于此種情況的增多,檔案網站應該設置一些輔助欄目,諸如“網上咨詢”、“查檔答疑”、“預約服務”等,利用者可以通過網站將檢索相關情況及計劃到館閱檔的時間通過網絡交給檔案館,完成預約調卷,了解檔案閱覽所需的手續,這大大節省用戶的時間。

(四)加強多媒體技術研究

檔案媒體形式的多樣化,可以增加利用者的利用興趣,刺激利用需求的增長。檔案部門在檔案網站建設或更新中應根據本館的條件,應盡可能提供更多種形式的檔案,可以向用戶提供檔案目錄查詢、全文瀏覽及部分聲音、照片、錄像的查詢等,以圖、文、聲、像并茂形式為用戶服務,來滿足利用者多角度的需求,擴大檔案網站的影響。