對新形勢下高校固定資產管理的探討

方彬繁 季金花

[摘 要]高校固定資產管理工作近幾年來取得了很大的成績,建立起了較為完善的固定資產管理制度,但從物資的采購、驗收,到賬、物、卡的管理中仍存在經費來源多元化、賬實不符、重購置輕管理等問題。本文針對該類問題,提出強化資產管理意識、健全資產管理制度、加強資產監督效力等措施來促進資產管理工作。

[關鍵詞]高校 固定資產管理 存在問題 對策

作者簡介:方彬繁,單位:中國計量學院,職稱:研究實習員。

隨著我國高等教育事業的迅猛發展,辦學規模日益壯大,高校固定資產規模不斷擴大,其構成亦日趨復雜,管理難度越來越大,尤其是學校內部二級學院的成立與重組,及其人員分配、調動、后勤、財務等各項改革的深化,對高校固定資產管理工作不斷提出新的要求。但是,固定資產管理工作一直是各個高校相對容易忽視、管理相對薄弱的環節。這與高等教育改革發展和學習實踐科學發展觀的新形勢下不相適應。本文從當前高校固定資產管理中一些以往存在和新出現的問題出發,初探高校固定資產管理相關對策。

一、高校固定資產管理存在的問題

(一)經費來源多元化,缺乏制度約束

物資采購經費來源多元化,除資產管理部門的專項采購經費外,有辦公、教學、學科、專業建設經費,以及其它橫項、縱項科研經費。經費開支隨意化,往往帶有主觀人為性,這給個別使用部門造成錯覺,會使個別使用部門少用自己部門或分院專項經費,轉向資產管理部門申報,而到年終部門經費有結余時,為防止被收回,未經嚴格審批,零星自行購置暫不必要的物資。從全校來看,最終造成的結果是:一方面資產管理部門購置費緊缺,另一方面各使用部門卻有許多重復購置、閑置、積壓的資產,形成固定資產的隱性流失。只有經費開支的條例化、制度化,才能使物資采購中的經費來源更加有章可循。

(二)資產存量不清,賬實不符,缺乏行政約束

高校通過全國和校內資產清查等活動已基本實現了固定資產的歸口管理,但因固定資產種類多、數量大,使用部門不集中,作為一級管理的資產管理部門很難深入到各使用部門加以認真清查盤點,只能通過管理系統用報表加以控制,因缺乏行政約束,使用單位作為二級管理部門對資產管理沒有引起足夠的重視,賬實不符、資產清查前清后亂的現象依舊存在。主要表現在:使用部門固定資產增加時,未能及時按要求辦理入庫手續,人員調動、搬遷、部門撤并、資產破損等原因引起的資產變動,未能及時反饋給資產管理部門,造成賬面上得不到調整,有物無賬,有賬無物的情況較多。

(三)重購置輕管理,缺少有效的考核和評價機制

使用單位只注重向上級主管部門要錢購置資產,卻不重視資產的管理與使用,在固定資產的管理方面有較大的漏洞,資產的重置、閑置、流失現象嚴重。在資產的利用率、投資效益上缺乏有效的考核手段,資產的購置缺乏周密的計劃和論證。有的處室和部門只知道對固定資產進行使用,不知道進行管理和合理地保養維修,認為這應是學校的事,與己無關,未能將管理責任和使用權利結合起來。主要表現在:一、資產管理部門制作下發的物品標簽,使用單位未能及時有效地粘貼,出現亂貼甚至不貼,待需要報修時,卡物不符、有物無卡等現象造成原本在質保服務期內的產品只能委托專業維修單位維修,不必要地增加維修成本;二、部分使用單位一人占用多件物資、退休人員物資清退手續不全,致使分院將該物資長期閑置或被人多余占用。

二、加強高校固定資產管理工作的建議

(一)強化固定資產管理意識

加強高校固定資產管理,有賴于高校領導的高度重視、有關部門的密切配合和廣大師生員工的大力支持。要摒棄傳統觀念,樹立固定資產保值增值的意識,充分認識固定資產管理的重要性。可通過不定期資產清查、二級管理單位負責人討論等形式,廣泛宣傳樹立固定資產全民管理意識,對學校資產的管理,從校領導到廣大教職工,做到人人關心,人人有責。要增強保護學校固定資產的主動意識,樹立固定資產使用效益觀念,提高固定資產的利用率。

(二)進一步健全固定資產管理制度

在原有管理制度的基礎上,需進一步完善固定資產的購置、驗收、入庫、保管、使用、損壞賠償等管理制度。制定資產處置的管理規定,堵塞固定資產流失的漏洞。制定閑置資產調劑管理規定,盤活資產,開源節流。制定經費來源管理規定,細化購置經費來源及使用范圍,使經費開支條例化。制定二級管理單位的獎懲制度,只有獎懲體系關系到使用人、保管人的切身利益時,才能形成維護學校資產的責任心。只有通過加強制度建設,才能形成科學的管理機制。

(三)加快固定資產管理信息化建設, 加速實現固定資產的動態管理

固定資產的管理需要推進信息化管理。在原有單機化資產管理模式下推動網絡化管理,對其信息實現計算機聯網。通過局域網絡,學校的固定資產管理人員按其權限可以在同一管理系統中進行管理操作,固定資產的管理數據也實現校內信息共享。具體做法由一級資產管理部門作為總管理員,下設二級管理賬號,方便各使用部門自行核實資產、自行清查,實行資產賬面跟實物的動態管理。

(四)樹立資產管理部門應有的權威性,加強對資產的監督效力

固定資產的管理涉及各院系、各部門,為了協調全校的資產管理,應明確資產管理部門為學校固定資產管理工作的業務領導機構,各部門應自覺接受其業務領導并認真執行固定資產管理的規章制度。加強資產管理部門的行政效力,獎懲分明,切實落實好物資采購各環節相關制度。資產管理部門還需加強對固定資產的監督,應著重抓好三方面:一是資產存量的監督,資產管理部門應不定期組織清查工作,通過實物盤點,監督二級管理單位是否達到賬賬、賬物相符,并提出相應的整改意見;二是資產變動的監督。主要監督資產增加或減少、保管人的更換等手續是否齊全,賬簿登記是否清楚;三是固定資產出租、出借的監督。著重監督出租出借實物資產是否已經得批準并是否按時歸還等情況,防止個別單位或保管人擅自出租出借,造成固定資產的損耗帶來的隱性流失。只有這樣,才能解決學校存在的資產利用率低、閑置多、局部管理混亂問題,形成對全校資產的合理配置和有效監督。

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