淺談獨立學(xué)院教學(xué)秘書的職責(zé)及素質(zhì)要求

沈 琳

摘要隨著獨立學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大,獨立學(xué)院的教學(xué)管理成為一個值得研究的課題。教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理環(huán)節(jié)中最基層的管理者、實踐者、服務(wù)者和信息反饋者,其素質(zhì)和工作能力直接影響著學(xué)院的教學(xué)管理水平、管理效率和教學(xué)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞獨立學(xué)院教學(xué)秘書素質(zhì)能力

中圖分類號:G647文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1009-0592(2009)06-306-01

獨立學(xué)院憑借靈活的辦學(xué)機制和母體學(xué)校優(yōu)良的教育教學(xué)資源,越來越受到大眾的青睞。教學(xué)管理是獨立學(xué)院各項管理工作的核心,教學(xué)秘書是各系的基層教學(xué)管理人員,是教務(wù)部與各系的聯(lián)系紐帶,是系級教學(xué)單位中不可或缺的教學(xué)管理、教學(xué)監(jiān)控以及教學(xué)輔助人員,更是教、學(xué)、管三方關(guān)系的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)人員。教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理環(huán)節(jié)中最基層的管理者、實踐者、服務(wù)者和信息反饋者,其素質(zhì)和工作能力直接影響著學(xué)院的教學(xué)管理水平、管理效率和教學(xué)質(zhì)量。

一、獨立學(xué)院教學(xué)秘書的職責(zé)

教學(xué)秘書的主要職責(zé)為協(xié)助院、系領(lǐng)導(dǎo)及教務(wù)部處理日常教學(xué)管理工作,包括:(1)在系主任領(lǐng)導(dǎo)下,落實教學(xué)計劃、教學(xué)任務(wù),按時給教師和學(xué)生發(fā)放課程表和校歷表,并負(fù)責(zé)督促和檢查執(zhí)行情況;(2)了解教師教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)情況,協(xié)助收集和處理學(xué)生對教學(xué)的意見;(3)檢查教學(xué)秩序和考試紀(jì)律,并及時向系主任和教務(wù)部報告,負(fù)責(zé)每學(xué)期期中教學(xué)檢查和期中、期末考試監(jiān)考人員的安排落實及重考學(xué)生的通知工作;(4)協(xié)助組織系里教學(xué)經(jīng)驗交流會或?qū)W術(shù)報告會,協(xié)助安排學(xué)生的實習(xí)和畢業(yè)論文的撰寫或答辯,負(fù)責(zé)聯(lián)系和組織工作;(5)保管全系教學(xué)文件、資料和檔案;(6)組織學(xué)生英語四六級、計算機河北省一級、校內(nèi)重考等大型考試的報名及準(zhǔn)考證、成績單的發(fā)放;(7)負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)位證的發(fā)放工作;(8)負(fù)責(zé)系里及學(xué)院與母體學(xué)校兄弟學(xué)院的聯(lián)系工作等。

教學(xué)秘書的工作范圍幾乎涉及系部教學(xué)管理的各個方面,工作量大,頭緒多,許多工作都要求在規(guī)定的時限內(nèi)完成,因此教學(xué)秘書的工作具有復(fù)雜性、具體性、周期性、緊迫性的特點。

二、獨立學(xué)院教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

(一)教學(xué)秘書應(yīng)具備良好的政治素養(yǎng)

教學(xué)秘書的工作處于全院教務(wù)管理工作的基層,其優(yōu)劣直接影響到本系甚至全院的教學(xué)活動和教務(wù)管理工作。因此,教學(xué)秘書要具備良好的政治素養(yǎng)。首先要以“科學(xué)發(fā)展觀”的重要思想武裝自己的頭腦,保持自我的先進性,樹立正確的人生觀、價值觀、道德觀;其次,要忠誠于人民的教育事業(yè),具有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感,樹立服務(wù)、協(xié)調(diào)、管理、改革的思想和不計名利得失的獻身精神。

(二)高校教學(xué)秘書應(yīng)具有強烈的責(zé)任意識

教學(xué)秘書處于教學(xué)最前線,范圍廣、事情雜、任務(wù)重,十分辛苦、勞累,而教學(xué)秘書在領(lǐng)導(dǎo)決策和決策執(zhí)行實踐中起著承上啟下的作用。它時刻要求我們必須具有強烈的責(zé)任意識。教學(xué)秘書對任何一項工作都要嚴(yán)肅認(rèn)真,大到傳達上級指示、小到監(jiān)考通知,事無巨細(xì),都要一絲不茍、十分細(xì)心地及時處理好每一項具體工作。

(三)高校教學(xué)秘書應(yīng)具有優(yōu)秀的業(yè)務(wù)素質(zhì)

教學(xué)秘書要具備本專業(yè)扎實的業(yè)務(wù)知識,這樣才能充分掌握本專業(yè)教學(xué)和實習(xí)、實驗環(huán)節(jié)的情況,本專業(yè)課程設(shè)置的科學(xué)性、學(xué)時數(shù)和前后的邏輯關(guān)系,這樣才能更好的為師生服務(wù)。教學(xué)秘書作為教學(xué)活動的組織管理者,也要懂得教育科學(xué),如高等教育學(xué)、教育心理等基本原理,教學(xué)過程、教學(xué)方法及師資隊伍建設(shè)管理知識等。

三、教學(xué)秘書的能力

(一)良好的協(xié)調(diào)溝通能力

教學(xué)秘書在教學(xué)工作中起著聯(lián)系各部門、教師、學(xué)生的紐帶和橋梁作用,必須具備良好的協(xié)調(diào)溝通能力,與方方面面都建立起一種穩(wěn)定、和諧的關(guān)系,才能順利地開展工作。

(二)處理信息資料的能力

教學(xué)秘書承擔(dān)著大量的具體工作,每天要處理各種文件、資料以及信息。只有客觀、全面、及時地處理好這些信息材料,才能保證教學(xué)工作的順利進行。這就要求教學(xué)秘書必須具有迅速、準(zhǔn)確地處理這些材料的能力,也就是對材料分門別類、收藏存檔,并向領(lǐng)導(dǎo)及時匯報,向有關(guān)教師、學(xué)生及時通知。

(三)協(xié)調(diào)合作的能力

教學(xué)秘書的工作活動貫穿于教學(xué)的整個過程,它在教學(xué)工作中屬于最為具體、最為活躍的協(xié)調(diào)層次。與其他教職員工相比,教學(xué)秘書的許多工作需要與他人協(xié)同合作方能完成。這就要求教學(xué)秘書不僅要協(xié)調(diào)好與他人的關(guān)系,還要協(xié)調(diào)好相關(guān)部門的工作關(guān)系,教學(xué)秘書要有這種合作的精神,更要有這種能力。

(四)文字寫作能力

寫作能力是教學(xué)秘書完成工作的基本功,無論是學(xué)校內(nèi)部溝通信息或者是對外進行交流,都離不開信函和文稿的撰寫。及時、準(zhǔn)確、簡潔地使用書面語言寫作,完整地表達思想,都將直接影響到教學(xué)秘書工作的質(zhì)量。

(五)創(chuàng)新和開拓能力

創(chuàng)新是時代的要求,是社會主義市場經(jīng)濟對社會各行各業(yè)提出的要求。作為系領(lǐng)導(dǎo)助手和參謀的教學(xué)秘書,應(yīng)該具有創(chuàng)新和開拓的能力,經(jīng)常關(guān)注并收集各兄弟院校,甚至國外高校相關(guān)專業(yè)、院系專業(yè)設(shè)置的改革信息,社會對人才需求規(guī)格的信息,以及教學(xué)、管理的新措施等。除了對有關(guān)信息材料分類整理,向系領(lǐng)導(dǎo)匯報外,還應(yīng)綜合分析,形成自己的思想和見解,為領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)、管理的新建議。從而有效地獲取最新的發(fā)展信息,給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。

總之,教學(xué)秘書在教學(xué)管理活動中作用顯著,他們應(yīng)緊密結(jié)合時代和高等教育發(fā)展的要求,不斷地學(xué)習(xí)、更新自己的管理科學(xué)和專業(yè)知識以及應(yīng)用技能,更好地為教學(xué)服務(wù),使教學(xué)管理走上科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的軌道,為推動我國高等學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮重大的作用。