淺談新形勢下醫(yī)院人事檔案管理的辦法

李維玲

人事檔案是黨政軍群機關、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得尤為重要。

一、人事檔案管理的現狀

隨著人事制度的不斷改革發(fā)展，人才流動，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業(yè)技術人才，在整理人事檔案時，發(fā)現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續(xù)。之后通過人才服務中心辦理了人事代理，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。

二、 醫(yī)院人事檔案管理的設想

人事檔案管理應該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎，轉化醫(yī)院的經濟效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發(fā)、人事信息的共享都能為醫(yī)院的發(fā)展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息第一時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。

加強和完善人事檔案管理制度，實行人事檔案的社會化管理，制定《醫(yī)院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結構調配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效地利用人才資源。

人事代理是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事代理有利于促進單位人事管理的社會化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識經濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業(yè)，人事檔案社會化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。

建立有效的人力資源信息系統是實施醫(yī)院信息化管理系統的基礎，是實現醫(yī)院行政管理一體化的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發(fā)給財務科發(fā)放，醫(yī)療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其他的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫(yī)務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。

三、提高檔案管理人員的素質

新形勢下提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協作型”多素質人才。檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫(yī)院檔案管理現代化的具體內容。醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，關心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。

四、加強人事檔案管理的現代化手段

增加資金投入，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購

買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監(jiān)控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。

人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規(guī)劃和戰(zhàn)略目標的設定，使我們認識到自身工作的價值及業(yè)績。總之，平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設立，讓員工都了解醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃，認識到自身工作對醫(yī)院戰(zhàn)略及整體業(yè)績的作用，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經濟效益和社會效益。

（作者單位：黑龍江省佳木斯大學附屬第一醫(yī)院人事科）