淺析企業(yè)秘書績效考核現(xiàn)狀及其改進(jìn)措施

林　雯

摘要：長期以來企業(yè)中秘書人員績效考核工作的開展都困難重重，文章從現(xiàn)存的企業(yè)秘書績效考核方式、考核方法、考核標(biāo)準(zhǔn)等現(xiàn)狀入手，通過分析，指出企業(yè)在進(jìn)行秘書人員的績效考核工作中應(yīng)該關(guān)注的關(guān)鍵點，并提出了一系列的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)秘書；績效考核；改進(jìn)措施

中圖分類號：F273文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1145（2009）17-0159-02

秘書，是每一個具有完善的組織經(jīng)營機(jī)制的企業(yè)所必須具備的特殊而重要的職位。在一個企業(yè)中，秘書是最接近企業(yè)管理核心的行政人員之一，其作為企業(yè)高級管理者的重要輔助者，是企業(yè)中不可或缺的角色。但是另一個方面由于秘書工作的復(fù)雜性和瑣碎性，導(dǎo)致秘書工作又成為企業(yè)中不同于其他可量化的工作職位的特殊的存在?，F(xiàn)在我國許多企業(yè)在對秘書這個重要的職位進(jìn)行績效考核時還存在一些問題，而這也在一定程度上影響了秘

書的工作熱情和積極性。

一、相關(guān)概念定義

（一）有關(guān)企業(yè)秘書的定義及定位

在我國最新的秘書職業(yè)資格考試中對秘書這個職位做出如下定義：“廣義上的秘書是指位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面的事務(wù)與信息助手。而狹義的秘書則是指專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施服務(wù)的人員?！痹诂F(xiàn)代管理中，決策是領(lǐng)導(dǎo)者的職能和權(quán)力，但是領(lǐng)導(dǎo)要做出正確的決策也離不開秘書輔助力量的支持。

企業(yè)秘書的職責(zé)主要包括計劃工作、工作環(huán)境整理、會議安排、會計工作、接待工作、交際應(yīng)酬、文書工作、信息搜集加工、緊急情況處理等九項基本職能。這些職能貫穿了一個企業(yè)行政核心日常運(yùn)行的所有環(huán)節(jié)，因此一個稱職的企業(yè)秘書的存在保證了企業(yè)行政機(jī)構(gòu)順利有效地運(yùn)行。

（二）有關(guān)績效考核的相關(guān)概念及流程

績效，也稱為業(yè)績、成效等，指具有一定素質(zhì)的員工圍繞職位的應(yīng)負(fù)責(zé)任所達(dá)到的階段性結(jié)果以及在達(dá)到過程中的行為表現(xiàn)。而績效考核則也稱績效考評、績效評價，是對績效結(jié)果進(jìn)行衡量、評價和反饋的過程，是對組織或成員的，以戰(zhàn)略為導(dǎo)向確定的績效目標(biāo)的完成情況所進(jìn)行的考核；它是績效管理中最重要的一個環(huán)節(jié)。績效考核的目的是通過充分的溝通，使得組織或員工進(jìn)行目的性更強(qiáng)的工作績效改進(jìn)，提高員工的滿意程度和成就感，以達(dá)到企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)，它是不斷提高企業(yè)工作效率的有效工具。

為了有效地對秘書工作進(jìn)行評價，對企業(yè)秘書的績效考核不應(yīng)該僅僅只把握績效的考核階段，而必須立足于企業(yè)秘書的整個績效管理體系?？冃Ч芾硎峭ㄟ^對企業(yè)戰(zhàn)略的建立、目標(biāo)分解、業(yè)績評價，并將績效成績用于企業(yè)日常管理活動中，以激勵員工持續(xù)改進(jìn)業(yè)績從而最終實現(xiàn)組織戰(zhàn)略及目標(biāo)的一種管理方法?？冃Ч芾碇饕冃в媱潯⒖冃Э己?、績效評估、績效反饋四個部分，這四個部分組成了績效管理中的著名的PDCA循環(huán)體系，即計劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）、改進(jìn)（Action）。在PDCA循環(huán)中每個環(huán)節(jié)都緊密相扣，環(huán)環(huán)遞進(jìn)。因此要做好秘書的績效考核工作就必須重視績效管理的每一個環(huán)節(jié)的作用，這樣才能對秘書的工作做出正確的評價，激勵秘書不斷改進(jìn)提高其工作水平。

二、企業(yè)秘書績效考核現(xiàn)狀和不足

長期以來大多數(shù)企業(yè)對秘書人員的績效考核都采取了與其他員工相同的考核內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)以及考核程序，這就導(dǎo)致了企業(yè)對秘書績效考核工作表面化、形式化的現(xiàn)象嚴(yán)重，由于缺乏對日常工作的量化考核，使得考核的準(zhǔn)確性、公正性和客觀性受到嚴(yán)重的影響，打擊了秘書人員的工作積極性。現(xiàn)在我國大多數(shù)企業(yè)對于秘書的績效考核工作的不足之處主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）缺乏考核前的績效計劃制定

在我國許多企業(yè)的秘書績效管理工作程序往往是不完整的，一些單位為了“圖方便”，常常省略了績效考核的基礎(chǔ)性工作——制定員工的績效計劃。績效計劃是評估者和被評估者雙方對被評估者應(yīng)該實現(xiàn)的工作績效進(jìn)行溝通，并將溝通結(jié)果落實為訂立書面協(xié)議的過程。由于在企業(yè)的績效考核工作中缺乏考核前的績效計劃的制定，使得秘書與上級領(lǐng)導(dǎo)對秘書工作內(nèi)容缺乏一個良好的溝通，秘書人員對自己的績效考核內(nèi)容并不十分明確，這在一定程度上影響了秘書人員工作的有效性和工作的積極性。

（二）績效考核的標(biāo)準(zhǔn)過于模糊

由于秘書工作常常是煩瑣而復(fù)雜的，秘書等行政人員的工作成果并不像企業(yè)其他員工的工作成果那么顯著而容易量化，而且由于秘書在企業(yè)中所處的位置的特殊性，很多時候很難將其工作區(qū)分作分內(nèi)的工作或者是分外的工作。現(xiàn)在我國許多企業(yè)中對秘書這個職位一般都從“德、勤、能、績”四方面進(jìn)行考核，但是在具體操作上卻缺乏明確的針對該職位的績效考核要素和考核標(biāo)準(zhǔn)，定性指標(biāo)多而定量的指標(biāo)少，這樣就導(dǎo)致企業(yè)對秘書人員進(jìn)行績效考核時一般都是由領(lǐng)導(dǎo)僅憑日常印象靠感覺對秘書的工作進(jìn)行評價，帶有很強(qiáng)的個人主觀色彩，使績效考核結(jié)果缺乏客觀性。

（三）考核過程缺乏必要的績效輔導(dǎo)和溝通

績效輔導(dǎo)階段在整個績效管理中處于中間環(huán)節(jié)，也是績效管理循環(huán)體系中耗時最長，也是直接影響績效管理效果的環(huán)節(jié)。具體來說，績效的輔導(dǎo)階段的主要工作就是持續(xù)不斷的績效溝通和數(shù)據(jù)的收集和記錄。由于在績效考核過程中秘書與上級缺乏必要的溝通，使得秘書不能在遇到困難時從領(lǐng)導(dǎo)上級那里得到必要的資源和幫助，從而造成束手無策的情況的產(chǎn)生。而且，沒有績效輔導(dǎo)和溝通的過程就無法讓秘書在工作過程中不斷獲得關(guān)于自己工作績效的反饋信息，就沒有辦法發(fā)現(xiàn)自己在工作過程中出現(xiàn)的一些影響績效水平的細(xì)節(jié)，這樣就不利于秘書工作水平的進(jìn)一步提高。

（四）績效考核結(jié)果缺乏有效的反饋和合理的運(yùn)用

現(xiàn)在我國的一些企業(yè)在進(jìn)行秘書的績效考核工作時，不僅在績效考核過程中缺乏一個良好的溝通機(jī)制，而且在績效考核工作結(jié)束以后也沒能及時將考核結(jié)果反饋給被考核者。許多企業(yè)秘書并不了解自己獲得績效結(jié)果的原因，上下級之間不能得到及時的溝通和了解，這樣就有可能出現(xiàn)一些非正式的信息破壞了部門、上下級之間的關(guān)系。另一方面，許多企業(yè)在進(jìn)行了秘書的績效考核之后并沒有將其考核結(jié)果進(jìn)行合理的利用，而是簡單地只將績效考核結(jié)果和薪酬掛鉤。雖然將績效和薪酬相結(jié)合在某種程度上的確是一種主要的激勵手段，但是它也存在一定的局限性。組織、環(huán)境、個人等因素都可能造成固定工資增長和績效獎金具體操作上的難度和復(fù)雜性，如果沒有解決好這些問題將會損害到績效考核的激勵作用。

三、完善秘書績效考核工作制度的改進(jìn)措施

要做好企業(yè)秘書的績效考核工作應(yīng)該從以下幾個方面著手實施改進(jìn)：

（一）考核前通過溝通建立一個完整的績效計劃

在進(jìn)行秘書的績效考核工作之前，上級領(lǐng)導(dǎo)要和秘書人員進(jìn)行幾次溝通，就工作的目標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容達(dá)成一致，制定出一份完整的績效計劃。在制定績效計劃時要遵循幾個原則：首先要堅持價值驅(qū)動原則，即績效計劃要和提升企業(yè)的價值相一致；其次要遵循重點突出原則，秘書的工作內(nèi)容多而雜，這就更要求在進(jìn)行績效計劃時突出秘書工作的重點和關(guān)鍵點，選擇那些與企業(yè)價值關(guān)聯(lián)度大，與職位職責(zé)聯(lián)系緊密的績效指標(biāo)和工作目標(biāo)；再次要堅持可行性原則，就是說績效計劃中的設(shè)立工作目標(biāo)是要在秘書的職責(zé)和權(quán)利范圍之內(nèi)，既要有挑戰(zhàn)性又要可實現(xiàn)；最后績效計劃的制定要堅持職位特色原則，績效計劃必須針對每個職位而設(shè)定，因此績效計劃的內(nèi)容、形式的選擇和目標(biāo)的設(shè)定要充分考慮到秘書工作的特別性。

（二）采用科學(xué)的考核方法設(shè)定明確合理的績效標(biāo)準(zhǔn)

在進(jìn)行秘書的績效考核時必須堅持采用定性和定量相結(jié)合的考核方法，防止考核結(jié)果受主觀隨意性和片面性的影響。在進(jìn)行秘書人員的績效考核時候應(yīng)該注重建立KPI關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)等定量的績效考核體系，設(shè)定在日常具體工作中可以量化的一些考核標(biāo)準(zhǔn)，例如在錄入文件時的錯誤率、起草打印各種文件的時效性等從關(guān)鍵職責(zé)中提取的關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)，這樣才能對具體的工作表現(xiàn)進(jìn)行評價，也能避免出現(xiàn)由于領(lǐng)導(dǎo)個人主觀印象而做出的考核結(jié)果。在考核方法的選擇上，為了提高考核的信度和效度，應(yīng)該綜合運(yùn)用等級評定法、強(qiáng)制分布法、目標(biāo)考核法、關(guān)鍵事件法等方法，采用有效的秘書績效考核的評估表格等工具，客觀公正地進(jìn)行秘書的績效考核工作，減少在考核過程中可能存在的誤差。

（三）重視在績效考核過程中的溝通輔導(dǎo)

良好的績效溝通能夠及時排除員工在工作中遇到的障礙，最大限度地提高工作效率。在績效考核過程中，領(lǐng)導(dǎo)要不斷地與員工進(jìn)行溝通，在溝通過程中秘書可以提出自己在工作中的困難以及需要上級提供的資源，而領(lǐng)導(dǎo)也可以在這個過程中指出秘書在工作中的不足之處，幫助秘書人員及時改進(jìn)，從而提高工作效率?？冃Э己酥械臏贤ǚ譃檎綔贤ê头钦綔贤▋煞N，在企業(yè)中可以建立起例會制度和定期匯報制度這樣的正式的績效溝通方式，同時也要求領(lǐng)導(dǎo)要在日常工作中通過工作方向引導(dǎo)等非正式溝通方式來指導(dǎo)秘書的工作。

（四）及時反饋考核結(jié)果，強(qiáng)化考核結(jié)果的應(yīng)用

在績效考核過程結(jié)束以后，必須及時將績效考核的結(jié)果反饋給被考核人員。上級領(lǐng)導(dǎo)在績效考核后要安排時間與秘書人員進(jìn)行績效面談，一方面要讓秘書人員了解自己獲得績效結(jié)果的原因，減少不必要的誤解和猜忌，另一方面也為秘書人員在接下來的工作中改善績效獲得更好的發(fā)展提供建議。而為了形成良好的激勵機(jī)制，秘書績效考核的結(jié)果不應(yīng)該僅僅簡單地和工資獎金相掛鉤，績效考核結(jié)果還應(yīng)該和秘書的培訓(xùn)、個人的職位晉升等獎勵措施相聯(lián)系，這樣不僅能激勵秘書人員更加努力地做好本職工作，還可以在績效考核中發(fā)掘秘書隊伍中的優(yōu)秀人才，為企業(yè)的管理層儲備人才。

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作者簡介：林雯（1986- ），女，福建福州人，供職于西南財經(jīng)大學(xué)公共管理學(xué)院，研究方向：人力資源管理。