論實(shí)驗(yàn)室信息化管理

李書(shū)印

摘要：當(dāng)前事業(yè)單位推行國(guó)庫(kù)集中支付制度的改革,將對(duì)現(xiàn)行學(xué)校財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生較大的影響。本文分析了當(dāng)前學(xué)校國(guó)庫(kù)集中支付制中存在的問(wèn)題,并提出了幾點(diǎn)可行性對(duì)策。

關(guān)鍵詞：學(xué)校 國(guó)庫(kù)集中支付制 問(wèn)題 對(duì)策

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)科學(xué)已進(jìn)入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，并發(fā)揮著重要的作用。許多實(shí)驗(yàn)室也已經(jīng)建立起了自己內(nèi)部的局域網(wǎng)，是否建有科學(xué)、全面的信息化系統(tǒng)已經(jīng)成為衡量一個(gè)實(shí)驗(yàn)室是否有競(jìng)爭(zhēng)力的重要標(biāo)志。在這種大背景下，我們也應(yīng)建立自己的實(shí)驗(yàn)室信息管理平臺(tái)，把信息技術(shù)與實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)有的質(zhì)量保證體系相結(jié)合，精簡(jiǎn)實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)有的運(yùn)作環(huán)節(jié)，探索信息技術(shù)與實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系有機(jī)結(jié)合的新型管理模式，以提升實(shí)驗(yàn)室的綜合

競(jìng)爭(zhēng)力。

一、目前實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)狀

目前我所的實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)系統(tǒng)，處于深化市場(chǎng)機(jī)制的過(guò)程中，還未采用各種現(xiàn)代化管理手段，作為實(shí)驗(yàn)室主管，無(wú)法快速、全面、準(zhǔn)確地掌控試驗(yàn)收入、合同狀況、試驗(yàn)進(jìn)度、人員管理等實(shí)驗(yàn)室信息；人員和任務(wù)分配過(guò)程較復(fù)雜；檢驗(yàn)任務(wù)書(shū)、試驗(yàn)報(bào)告、原始記錄等信息需要重復(fù)錄入，而且查詢(xún)、生成不方便；實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備的查詢(xún)、維修、校準(zhǔn)、各種標(biāo)準(zhǔn)文本的發(fā)放、查詢(xún)等管理手續(xù)繁瑣；從檢驗(yàn)任務(wù)書(shū)的傳遞、檢驗(yàn)，以及檢驗(yàn)報(bào)告等都由人工處理；雖然各部門(mén)都配備了電腦，但是大多數(shù)部門(mén)的計(jì)算機(jī)都是獨(dú)立使用，沒(méi)有很好地實(shí)現(xiàn)資源共享。

另外，由于業(yè)務(wù)的需要，檢驗(yàn)站點(diǎn)地理位置出現(xiàn)了分離，不便于日常工作管理及人員量化考核。 這種不適應(yīng)當(dāng)前檢驗(yàn)工作需要的現(xiàn)狀，說(shuō)明了引入實(shí)驗(yàn)室信息管理平臺(tái)的必要性。

我所實(shí)驗(yàn)室通過(guò)了國(guó)家實(shí)驗(yàn)室CNAS認(rèn)可，已建立了一套較為完善的質(zhì)量管理體系。而國(guó)家實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可為實(shí)驗(yàn)室信息管理平臺(tái)的實(shí)施提供了清晰的初始化資料，包括實(shí)驗(yàn)室人員角色配置和權(quán)限配置、實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備臺(tái)帳、檢測(cè)能力范圍、方法標(biāo)準(zhǔn)等保證實(shí)驗(yàn)室良好運(yùn)行的基本資料。

從2006年起，我所實(shí)驗(yàn)室配備了服務(wù)器、路由器、不間斷電源以及電腦等設(shè)備，并建立了局域網(wǎng)。至此，本實(shí)驗(yàn)室已具備良好的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)并配有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的網(wǎng)管人員，可保證系統(tǒng)日常的運(yùn)行和維護(hù)。

二、目前困擾實(shí)驗(yàn)室的問(wèn)題

(1)容易出現(xiàn)對(duì)檢測(cè)任務(wù)、內(nèi)容的誤解和傳遞中斷：做錯(cuò)項(xiàng)目、無(wú)人受理、大量重復(fù)性的工作，數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，傳遞速度慢，出錯(cuò)率高。

(2)遇到檢測(cè)計(jì)劃調(diào)整，由于傳達(dá)、監(jiān)管等問(wèn)題，容易產(chǎn)生執(zhí)行的偏差，無(wú)法對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行跟蹤。

(3)檢測(cè)過(guò)程難于管理，難于質(zhì)量溯源，難于追蹤，難以消除遇檢查要大量補(bǔ)單的漏洞。

(4)審核控制弱，難于避免不審或假審，工作流程難于控制，也無(wú)法追蹤。

(5)報(bào)告編制麻煩，重復(fù)性工作量大，查找麻煩。

(6)服務(wù)質(zhì)量難于控制，易造成延遲出報(bào)告，報(bào)告錯(cuò)誤等問(wèn)題。

(7)日常事物纏身，造成管理者浪費(fèi)了主要精力。難于了解整個(gè)實(shí)驗(yàn)室的運(yùn)行情況，如工作情況、業(yè)務(wù)情況、檢測(cè)

員工作量情況等。

三、解決對(duì)策

1、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)要以自動(dòng)化運(yùn)行、無(wú)紙化辦公、信息化管理為目標(biāo)。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將實(shí)驗(yàn)室的各個(gè)專(zhuān)業(yè)科室連接起來(lái)，建立以實(shí)驗(yàn)室為中心的分布式管理體系，根據(jù)科學(xué)的實(shí)驗(yàn)室管理理論和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，建立完善的質(zhì)量保證體系，實(shí)現(xiàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)無(wú)紙化記錄與辦公、資源與成本管理、人員量化考核，擺脫原來(lái)傳統(tǒng)被動(dòng)管理的局面。

對(duì)于具有實(shí)物樣品的產(chǎn)品檢驗(yàn)，從業(yè)務(wù)登記(包括檢測(cè)樣品型號(hào)規(guī)格等信息、檢測(cè)項(xiàng)目、檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)方法、檢測(cè)類(lèi)別、委托企業(yè)等相關(guān)信息)；任務(wù)分配(主檢人員分配)；檢測(cè)過(guò)程(包括儀器自動(dòng)采集數(shù)據(jù))；報(bào)告編輯；數(shù)據(jù)及報(bào)告的審核批準(zhǔn)；報(bào)告簽發(fā)打印等過(guò)程實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”，所有流程中的環(huán)節(jié)為計(jì)算機(jī)操作和監(jiān)控，可大幅降低實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高試驗(yàn)精度。

檢測(cè)過(guò)程所采集的各類(lèi)數(shù)據(jù)、信息即可形成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)表，方便實(shí)驗(yàn)室管理者快速溯源、及時(shí)得到相關(guān)數(shù)據(jù)，及時(shí)作出決策。

2、實(shí)驗(yàn)室管理平臺(tái)要建成全面的集成平臺(tái)。要從不同檢測(cè)類(lèi)別的整個(gè)實(shí)驗(yàn)室考慮，從管理者的角度思考，它包含了業(yè)務(wù)、管理、辦公三個(gè)系統(tǒng)。集實(shí)驗(yàn)室收樣送檢、檢驗(yàn)報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)檢索、儀器設(shè)備管理、建立數(shù)據(jù)庫(kù)、檢測(cè)人員管理等全部流程于一體，全部流程均以試驗(yàn)報(bào)告編號(hào)作為數(shù)據(jù)共享的唯一代碼，遵守樣品流轉(zhuǎn)過(guò)程“唯一性”原則。檢測(cè)結(jié)果一旦經(jīng)過(guò)最終審核站點(diǎn)，任何人也不能再行更改(除非由最高管理員解除鎖定)。因此電子文檔與紙質(zhì)文檔一樣，其檢測(cè)結(jié)果同樣具有“唯一性”及“不可更改性”。使用電子簽名，保證了簽名不可更改性，從而解決了實(shí)驗(yàn)室“無(wú)紙化”的問(wèn)題。

實(shí)驗(yàn)室信息化管理系統(tǒng)保證了實(shí)用性和工作的便捷性。所有信息文字只要錄入一次，不必重復(fù)錄入，按照實(shí)驗(yàn)室的檢測(cè)能力范圍展開(kāi)軟件，形成各種檢測(cè)項(xiàng)目報(bào)告并分類(lèi)統(tǒng)計(jì)匯總年報(bào)、月報(bào)等報(bào)表；而對(duì)于新員工，系統(tǒng)會(huì)清楚地提示下一步工作是什么。基于“流程”的系統(tǒng)簡(jiǎn)單、實(shí)用、方便，各個(gè)環(huán)節(jié)之間的交流就像發(fā)郵件一樣，降低了系統(tǒng)應(yīng)用的難度，提升了軟件的可用性。

實(shí)驗(yàn)室信息化管理系統(tǒng)具有較高的靈活性。由于實(shí)驗(yàn)室在不斷的發(fā)展，故管理軟件也應(yīng)該根據(jù)實(shí)際需要及時(shí)更換新的版本。管理平臺(tái)要以“建模”的方式進(jìn)行開(kāi)發(fā)，解決軟件維護(hù)難的問(wèn)題。

系統(tǒng)工作流程卡，主要作用是描述了各項(xiàng)工作的進(jìn)度情況，比如在檢測(cè)工作流程中，各級(jí)人員都可看到報(bào)告的形成過(guò)程。實(shí)驗(yàn)室主任可以及時(shí)跟蹤重要報(bào)告的進(jìn)度情況，明確各個(gè)環(huán)節(jié)占用的不同時(shí)間，便于提高和改進(jìn)重要環(huán)節(jié)的工作效率。工作流程卡可以為統(tǒng)計(jì)報(bào)告及時(shí)完成率提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，還適合于各種工作情況，例如，請(qǐng)假工作流程、糾正預(yù)防措施流程、采購(gòu)工作流程等等，使各級(jí)管理人員清楚的看到各種工作的進(jìn)度情況，極大地增強(qiáng)了協(xié)同工作的能力。

總之，實(shí)驗(yàn)室信息化管理，不僅能夠保證使用信息準(zhǔn)確無(wú)誤、快速輸出，而且還可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)有關(guān)儀器的各種信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，服務(wù)于管理部門(mén)其他方面的業(yè)務(wù)處理，實(shí)現(xiàn)管理和檢測(cè)工作的有效監(jiān)督管理，提高整體工作水平和綜合競(jìng)爭(zhēng)力。