辦公自動化與傳統檔案工作的矛盾及對策

沈桂平

隨著電子信息技術產業的發展，辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）廣泛普及，各機關、企事業單位對辦公自動化技術的應用不斷深化。因此，分析辦公自動化和傳統檔案管理工作的矛盾，改革和完善傳統的檔案管理工作模式，提高檔案管理水平，成為廣大檔案工作者無法回避的現實問題。

一、辦公自動化與傳統檔案工作的主要矛盾

辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件的形式實現對文檔的保管；而傳統的檔案工作以紙質文件為工作對象。因此，以紙質材料為主的檔案載體管理和無紙化辦公所產生的電子檔案管理之間的矛盾是辦公自動化與傳統檔案工作的主要矛盾。

其他方面的矛盾表現為：

1.檔案的原始性與電子信息的可變性

檔案的本質屬性是原始性。紙質檔案是由客觀存在的材料，經手寫、印刷等手段把文字符號、圖形等與客觀存在的紙張緊密結合在一起，它的原始性以最直觀的形式展現出來，合法性為人們所公認。而電子檔案因信息與載體的可分離性，可以通過電子信息技術對信息復制、拷貝、擴大、縮小、改變等，且電子檔案被修改或刪除后幾乎不留任何痕跡。當代世界各國政府和司法部門嚴格限制電子產品作為證據,就是對電子檔案難以反映其原始性和真實性的最好注釋。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定,電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。

2.不同部門之間文件的發送與接收

電子文件的發送與接收是通過電子郵件機制完成的，它必須依靠一定的辦公自動化系統平臺。當前，由于辦公自動化還沒有完全普及到各部門，紙質化文件和電子文件將會在很長時間內并存。對沒有實現辦公自動化系統的部門就不能發送文件電子文件，還需要形成紙質化文件。辦公自動化部門接收的紙質化文件進入辦公自動化系統，還需要通過掃描等不同輸入方式轉化為電子文檔，才可運行于辦公自動化平臺之上。即使各部門彼此之間均實現了辦公自動化，由于彼此所采用的軟件不同、接口不同、數據處理模式不同，或網絡間彼此不能互聯，同樣無法實現文件的發送和接收。

3.檔案存儲紙質化和電子檔案格式多樣化

以紙質載體檔案為存儲目標的檔案館，不能滿足管理電子檔案的需要。同時面對目前已經產生和正在產生的大量格式不一的電子檔案，真正從模式、存儲模式全部管理起來已非一朝一夕的事情，同時電子檔案館采用何種存儲介質、存儲環境、如何開發利用以及所需的經費、人才和技術，都將成為檔案部門的難點。

二、解決辦公自動化與傳統檔案管理工作存在矛盾的途徑

依靠科技、加強立法，解決電子文件的原始性和合法性問題。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示。一是保存電子檔案相關支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟件及整個應用系統一并保存，并與電子檔案存儲在一起，恢復時使之按本來面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出紙質文件。電子文件法律效力的確立，需要解決兩個基本問題：首先要依靠科技真正攻克電子文件原始性的界定關，這是解決電子文件法律效力問題的基礎。其次，要加強立法工作，從法律上明確電子文件的憑證作用，做到有法可依，這解決電子文件法律效力問題的法律依據。

完善規范、強化監督，解決各部門辦公自動化系統不互兼容、難以共享問題。實現辦公自動化迫切需要一整套完善的檔案管理規范，而規范的制訂者和監督者應該是國家檔案主管理部門。現在推行的文檔處理系統皆稱符合國家檔案管理規范，但它們所符合的規范并不是針對電子檔案制訂的。只有統一的電子檔案管理規范及各種平臺上所建立的ＯＡ系統，其資源才能真正實現共享。檔案管理部門必須強化檔案管理的監督職能，必須對軟件開發部門推向市場的ＯＡ系統軟件進行鑒定，對各系統各部門所采用ＯＡ系統必須參與驗收。

加強培訓，依靠檔案工作骨干，提高檔案質量和利用率。經過多年實踐，紙質文件歸檔管理已形成相對穩定的骨干隊伍，各業務部門都明確了分管領導和兼職檔案人員，有較好的工作基礎。而計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，沒有兼職檔案人員與檔案部門多年合作而建立起的相對穩定的業務關系。所以，依靠兼職檔案人員為業務骨干，比以計算機與信息管理人員為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現實。由于紙質文件的整理與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現有的兼職檔案人員隊伍要通過業務學習和技術培訓，盡快地掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。