關(guān)于學(xué)校檔案資料建設(shè)的問(wèn)題與思考

溫小玲

中圖分類(lèi)號(hào)：G275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1673-0992（2009）04-069-01

一個(gè)偶然的機(jī)會(huì)，認(rèn)識(shí)了一個(gè)在檔案局工作的朋友，知道了檔案資料建設(shè)的重要性。想想自己在教務(wù)處，各種資料也很多，迫切需要整理，因此專(zhuān)門(mén)查閱了一些資料，對(duì)檔案工作有了新的認(rèn)識(shí)，因而引發(fā)了幾點(diǎn)思考。

一、學(xué)校檔案資料建設(shè)的現(xiàn)狀堪憂

1993年江西省教育委員會(huì)、江西省檔案局聯(lián)合制定的《江西省中、初等學(xué)校檔案管理暫行規(guī)定》明確指出：“學(xué)校檔案是國(guó)家檔案的一個(gè)重要組成部分，學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是衡量學(xué)校管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。”據(jù)筆者了解，檔案行政部門(mén)對(duì)檔案管理的指導(dǎo)監(jiān)督范圍，還沒(méi)有到學(xué)校這一塊。作為學(xué)校的上級(jí)行政管理部門(mén)——教育局，由于社會(huì)的壓力等諸多方面的因素，除了著力追求教育教學(xué)質(zhì)量外，加強(qiáng)了基礎(chǔ)實(shí)施的建設(shè)，包括校舍擴(kuò)建更新、現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備的添置、圖書(shū)資料的收集保管，唯獨(dú)沒(méi)有把檔案管理工作納入學(xué)校建設(shè)的范疇，沒(méi)有把檔案管理工作列入學(xué)校評(píng)比的范圍。學(xué)校檔案資料管理依然是盲點(diǎn)。

1.思想認(rèn)識(shí)的缺失

首先，檔案行政管理部門(mén)沒(méi)有引起足夠重視，或者說(shuō)雖引起了重視，但迫于經(jīng)濟(jì)的局限，而無(wú)暇顧及。導(dǎo)致在督促指導(dǎo)總體規(guī)劃、督促指導(dǎo)人員的安排方面成為空白。

2.機(jī)構(gòu)隊(duì)伍的缺失

教育行政管理部門(mén)，機(jī)關(guān)內(nèi)部已在同級(jí)檔案行政部門(mén)的督促指導(dǎo)下，成立了檔案工作組織，有分管領(lǐng)導(dǎo)、有具體負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)和責(zé)任人，各科室還配備了兼職的檔案員，按規(guī)定計(jì)劃以及各種制度及時(shí)完成文件材料的收集、整理、歸檔、保管、提供利用等檔案管理工作。但鑒于人力、財(cái)力、物力、精力等諸多因素，對(duì)于轄區(qū)各級(jí)學(xué)校的檔案資料工作，沒(méi)有列入本級(jí)行政管理的工作范疇，也沒(méi)有列入目標(biāo)管理的范圍，更沒(méi)有成立相關(guān)的組織，因而要求不嚴(yán)、督促不力、培訓(xùn)指導(dǎo)不多。

3.管理能力的缺失

由于教育行政部門(mén)思想上認(rèn)識(shí)不到位、機(jī)構(gòu)隊(duì)伍沒(méi)有建立，因而對(duì)學(xué)校的檔案管理人員的指導(dǎo)、培訓(xùn)也較少。即使學(xué)校對(duì)檔案管理工作有了一定的認(rèn)識(shí)，有了加強(qiáng)檔案工作的打算，但也迫于業(yè)務(wù)人員的缺失、業(yè)務(wù)知識(shí)的缺乏，無(wú)法開(kāi)展該項(xiàng)工作。

4.后勤保障的缺失

學(xué)校經(jīng)費(fèi)緊張，這是眾所周知的。雖說(shuō)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入不大，但由于種種原因，根本就沒(méi)有考慮檔案管理方面的設(shè)施設(shè)備安排，沒(méi)有些許經(jīng)費(fèi)開(kāi)支。學(xué)校有圖書(shū)資料室，沒(méi)有檔案室；有圖書(shū)資料櫥柜，沒(méi)有檔案裝具。學(xué)校里根本就沒(méi)有檔案管理這一概念。

二、弘揚(yáng)傳統(tǒng)必需

1.提高聲望的必需

聲望不高的學(xué)校，無(wú)論是中學(xué)還是小學(xué)，自然就會(huì)變成師資力量薄弱、生源貧乏。于是第況愈下，教學(xué)質(zhì)量低下，好的老師不愿進(jìn)來(lái)，學(xué)生紛紛轉(zhuǎn)往他校，好的傳統(tǒng)丟失，惡性循環(huán)，一蹶不振。

2.檔案意識(shí)要加強(qiáng)

“各級(jí)教育行政部門(mén)必須予以高度重視，把檔案納入議事日程，落實(shí)有關(guān)工作，解決具體困難；各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要對(duì)學(xué)校檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)”（贛教發(fā)[1993]第005號(hào)）。作為主管部門(mén)，首先要樹(shù)立檔案資源建設(shè)是為教育教學(xué)和各項(xiàng)管理工作服務(wù)的意識(shí)，不斷更新觀念，總結(jié)、探索檔案資源建設(shè)的規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)，摸索、總結(jié)檔案利用的規(guī)律和頻率，不斷開(kāi)發(fā)、整合檔案信息工作的積極性；再次，加強(qiáng)督促和檢查、培訓(xùn)和指導(dǎo)，使檔案管理工作成為主管部門(mén)主管工作的一部分，成為學(xué)校辦學(xué)的常規(guī)工作，以追求檔案資源利用的最大效益，最大限度的滿足教育教學(xué)和各項(xiàng)工作的需要。

教育主管部門(mén)不但要完善機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)和隊(duì)伍，更要組織和完善領(lǐng)導(dǎo)本區(qū)域內(nèi)檔案工作的機(jī)構(gòu)和隊(duì)伍，完善全系統(tǒng)的檔案管理體系，以加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的督促、檢查、培訓(xùn)、指導(dǎo)，要給足學(xué)校檔案管理所需的人員編制，加強(qiáng)人員隊(duì)伍的建設(shè)和培養(yǎng)，建立一支高素質(zhì)、精業(yè)務(wù)、愛(ài)崗敬業(yè)的、相對(duì)穩(wěn)定、具有戰(zhàn)斗力的隊(duì)伍。學(xué)校更應(yīng)成立檔案管理工作機(jī)構(gòu)，有分管領(lǐng)導(dǎo)、具體負(fù)責(zé)的部門(mén)和責(zé)任人，各部門(mén)有兼職檔案員；建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，嚴(yán)格按“章”辦事，管理檔案，開(kāi)發(fā)檔案資源。

3.后勤保障要加強(qiáng)

“兵馬未到，糧草先行”，“巧婦難為無(wú)米之炊”。檔案管理工作投入不大，但離不開(kāi)后勤保障。教育主管部門(mén)要作好學(xué)校保管場(chǎng)所的規(guī)劃和指導(dǎo)，確保學(xué)校檔案有保管場(chǎng)地；要考慮學(xué)校檔案經(jīng)費(fèi)的支出，確保學(xué)校檔案管理工作中，完善設(shè)施、更換設(shè)備、添置用品等所需的經(jīng)費(fèi)支出。學(xué)校更要從發(fā)展事業(yè)出發(fā)，安排好檔案保管場(chǎng)地，舍得投入，完善必要的設(shè)施，搞好庫(kù)房建設(shè)，確保檔案存放安全，購(gòu)置必要的設(shè)備，確保整理檔案有用具用品，檔案有存放的櫥架、裝具。

三、大力開(kāi)發(fā)和利用檔案資源

學(xué)校要在重視檔案工作的前提下，大力開(kāi)發(fā)和利用檔案資源，并以利用為目的，以服務(wù)各項(xiàng)工作為宗旨，豐富室藏。一是盡快盡早的成立檔案工作機(jī)構(gòu)，組織一支檔案工作隊(duì)伍。二是確保物質(zhì)經(jīng)費(fèi)保障，盡快盡早開(kāi)展工作，組織力量把以往沒(méi)有收集的資料收集起來(lái)，整理分類(lèi)、立卷歸檔、妥善保管。三是盡快盡早建立制度、作好規(guī)劃計(jì)劃，使檔案工作成為學(xué)校工作中不可缺少的一部分。四是檔案工作人員做好檔案資料的收集和日常積累，不斷增加檔案門(mén)類(lèi)，如文書(shū)檔案、教育教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備檔案、教研檔案、基建檔案；不斷收集不同載體的檔案，如紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案、電子檔案等。五是按規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)管理檔案，編制各種檢索工具，方便利用和服務(wù)，積極開(kāi)展編研工作，發(fā)揮檔案的最佳效能。六是不斷完善管理，更新設(shè)施，逐步采用現(xiàn)代化手段、達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理水平。