淺論預算控制

蘭國鋒

摘 要:文章闡述了預算控制的基本概念和企業預算控制的方法,分析了我國企業預算控制存在的問題,同時提出了完善我國企業預算控制存在問題的對策。

關鍵詞:預算控制的客觀性 激勵機制 有效控制 與業績評價結合

中圖分類號:F272 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)07-213-02

隨著我國市場經濟體制的逐步建立,越來越多的企業開始借鑒國外經驗,摸索運用預算控制,取得了一定的成效。但從實施的情況來看,還存在一些問題,本文試圖對我國企業預算控制與控制存在的問題進行分析,進而探討我國企業預算控制與控制的完善措施。

一、預算控制的基本概念

1.預算控制的含義。在管理控制中使用最廣泛的一種控制方法就是預算控制。預算控制最清楚地表明了計劃與控制的緊密聯系。預算是計劃的數量表現。預算的編制是作為計劃過程的一部分開始的,而預算本身又是計劃過程的終點,是轉化為控制標準的計劃。

2.預算控制的范圍。財務預算控制的范圍十分廣泛,主要從以下幾個層面來實施:第一,從預算的內容來看,財務預算控制范圍應當包括投資活動的預算控制、融資活動的預算控制、營業活動的預算控制、現金流量的預算控制、財務狀況的預算控制和經營成果的預算控制。第二,從預算的管理環節來看,財務預算控制應包括所有管理環節的控制,從預算的編制、執行、調整到預算的考評和獎懲,各個環節都需要實施控制。第三,從預算的實施部門來看,財務預算控制范圍應當包括企業的各個責任中心和職能部門,凡是實施預算控制的責任中心和職能部門都是控制的范圍。

二、企業預算控制的方法

1.事先控制。事先控制是指對企業中某一事件,在其活動前進行調節控制的一種方式,如產品投產前對產品設計、工藝設計的有關影響因素所進行的控制。其重點放在事前決策和計劃上,在行動之前根據企業經濟活動的各種預測和環境資料等前饋信息,擬訂出不同可行方案,從中進行優選,然后以此編制計劃和預算。

2.事中控制。事中控制是一個動態性的控制,通過事中控制可以有效抓住控制點,及時發現差異,衡量績效,糾正偏差。事中控制一般可采用適當的職責分離和適當的信息記錄以及準確的憑證證明。適當的責職分離,就是要把相互制約的職務分開,以便于相互監督,防止出錯,有助于有效的控制。

3.事后控制。其重點放在對發生的行動效果(被控結果)的經常監督和調整上,以通過核算和分析獲得信息,并與控制標準進行比較,提出糾正偏差的行為措施,確保控制目標的實現。這種控制方法的主要特點:一是以執行結果中所獲得的信息反饋為前提;二是有較完整準確的統計資料為依據;三是通過分析、比較、采取措施以達到控制效果為目的。事后控制一般可采用嚴密有效的財務核算和分析報告系統,循環的定時和不定時的資產檢查,以及定期不定期的財務及經濟業務審計。

三、我國企業預算控制存在的問題

1.預算控制缺乏客觀性。預算控制方法很多,但每一種編制方法都應該是根據企業經濟活動的現狀,考慮可能的企業內外部環境的變化,運用一定的預測方法進行科學預測,并進行正確決策后,進行計算(包括合理的估算)來確定預算中的各個指標的。也就是說,編制預算時確定一系列預算表格中的數字是要根據一系列現有的實際數據和預測數據經過客觀的計算確定的,而不是隨意的、主觀臆想的。然而現實工作中有不少企業在編制預算,確定預算數據時,采取過于簡單化的方法來主觀估計預算數,沒有考慮剔除現行經濟活動中不合理的、不經濟的因素,或缺乏預測環節,或隨意地運用增量預算或減量預算的方法確定預算數。有很多企業以歷史指標值和過去經濟活動為基礎,不考慮未來情況的變化,確定未來預算指標等等。這樣編制出來的預算缺乏客觀性,要么預算過高難以完成,要么預算過于松弛難以發揮應有的作用。

2.激勵機制不健全。全面預算是把企業全部經濟活動的過程與結果的正式計劃,用數量和表格的形式反映出來的一系列文件。也就是說,全面預算是企業總體規劃的數量說明。企業預算完成得好對高層管理當局來講是業績,對企業的全體員工來講,就意味著更多的付出。根據市場經濟規律,更多的付出應該得到更多的回報。只有這樣員工的付出才會長久,員工的這種行為才會得到正面的強化,這樣的管理制度才會有效。然而許多企業在實施預算控制時并沒有建立健全相應的激勵機制,企業員工工作好壞結果都近似一個樣,這就必然不利于調動企業職工的積極性。企業職工的需求是多方面的,我們應該建立健全激勵機制,滿足職工豐富的需求。

3.缺乏有效控制制度。全面預算就是企業總體規劃的具體化和數量化的說明。全面預算所表述的是一個理想中的經濟活動狀態,在其實施的過程中,難免會受到很多因素的影響,有的影響是正面的,有的影響是負面的。為了確保達到企業預算所確定的目標,在預算批準后的實施過程中,還必須要建立有效的預算控制制度,以便實施有效的控制。但現實預算控制的實踐中,缺乏有效預算控制制度,難以取得預算控制良好效果的不是個別現象。

4.與業績評價結合不緊密。預算控制是以預算為工具的管理活動,它應該既重過程,又重結果,而且把預算的過程管理和結果管理,與業績評價有機地結合起來,實現預算控制與業績評價的融合。然而,實踐中卻往往是預算控制與業績評價相脫節,因而也不能取得良好的效果。

四、完善我國企業預算控制存在問題的對策

1.客觀科學地編制預算。編制預算首先要客觀把握現行預算的執行情況,總結以前編制預算的經驗,同時要就市場情況進行調研與預測,把握企業生產經營活動產出與投入的市場行情,然后進行正確的決策,采用適當的公式與合理的算法來確定預算指標數。為了有效降低成本和費用,對于成本費用預算可以采用零基預算,也可以采用滾動預算、彈性預算、基于作業的預算控制等。這里需要注意幾個問題:(1)客觀有據的預算,應該具有可驗證性;(2)注意預算指標口徑的一致性;(3)保證預算指標的先進性,力爭使預算定得不要太高,以免責任單位完不成;同時,也要避免預算指標定得過于松弛,起不到應有的作用;(4)注意引導有關職工積極參與預算制定的積極性。

全面預算是按照企業生產經營活動的內容來劃分的。為了使全面預算能夠落到實處,還需要把全面預算按照預算的執行主體進一步分解,變成全面責任預算,由各個責任單位負責完成自己的責任預算,進而完成全面預算。

2.建立健全激勵機制。要建立健全預算控制激勵機制,首先要樹立全員參與意識,盡可能滿足企業員工的多種需要。要營造有利的環境,注重對企業員工的激勵,推行預算控制的責任化和自主化。盡管企業預算控制具有明確企業預算期內經營活動的目標,用以協調各個部門之間的工作,控制日常的生產經營活動,評價實際工作業績等作用,但是,筆者認為實施預算控制本身就具有一種潛在的激勵作用,即通過預算控制全過程來激發員工的積極性、主動性和能動性,順利地完成預算任務,達成企業的經營目標。

3.實施有效的預算控制。前文述及的樹立全員參與意識、滿足企業員工的多種需要、營造有利的環境、推行預算控制責任化和自主化等,其實都是預算控制或有利于預算控制的情形。但僅僅這樣也是不夠的。關注預算實施情況及其差異,分清有利差異和不利差異,找出原因,采取針對性措施,及時控制不利偏差,保證企業經濟活動能夠按照預算設定的目標完成。預算控制與企業內部控制制度是密不可分的。COSO報告具有較強的理論可取性和實踐可行性,得到了廣泛的認同,對我國具有一定的借鑒意義。因此我們亦可借鑒COSO報告內部控制框架來加強預算控制。

4.預算考評與業績評價相結合。企業在建立績效評價指標體系時應盡可能地把業務部門的主要預算考核指標納入進來,以便使預算考核與部門業績考核相結合。預算考評與業績評價不盡相同,預算考評既重結果,又重過程;業績評價主要是關注結果,強調結果與薪酬計劃掛鉤;預算考評應成為業績評價的重要組成部分。在企業預算控制中,應該重視預算考評在業績管理控制系統中的核心地位。

對于預算年度綜合業績,可借助平衡計分卡分別做以下幾個方面的評價:(1)根據企業所處壽命周期不同階段,衡量其財務業績;(2)從市場份額、老客戶回頭率、新客戶占有率、客戶滿意度和從客戶處獲得的利潤率,來衡量客戶的開發狀況和效率;(3)主要從成本指標、質量指標和時間指標來進行內部經營過程的評價;(4)從人才、信息系統和組織程序,以及加強員工培訓,改善內部信息傳遞機制,激發員工的積極性,提高員工的滿意度來評價學習與成長性。

5.密切聯系市場動態,重視過程控制,以價值管理為主線的原則。密切聯系市場動態是企業預算控制的又一個重要導向。預算控制所以要密切聯系市場動態,是因為一方面企業預算把企業全部經濟活動的過程與結果的計劃用數量和表格的形式反映了出來,進而也就把企業生產活動的產出結果和所需要的資源確定了下來。如果企業的產出結果不能適應市場的需求,那么企業產出的價值就不能最終實現。同時,從投入的角度來看,市場情況的變化,也會影響企業預算所進行的資源配置是否能夠真正實現,進而也影響企業的產出結果。另一方面,企業的生產經營活動的年度目標是在企業戰略規劃的前提下通過市場調研與預測來確定的,而市場可能是瞬息萬變的,如果與企業相關的市場發生了實質性的不利變化,這就意味著需要根據市場上變化了的情況,適時地對本年度的預算指標值進行適當的調整,以便使預算適應變化了的市場行情。

預算制定審批后就要付諸實施。在實施過程中,我們不僅要考評企業及各個部門的預算執行結果,而且還要考評預算執行的過程。重視過程控制就是要在預算執行過程中及時地進行預算控制,這樣可以及時發現問題,及時解決問題,避免在預算結束時才發現問題,而此時已時過境遷,可能會給企業造成損失。重視過程控制還有利于更加客觀地評價業績。

盡管企業的經濟活動預算有些也能以非貨幣加以度量,但貨幣度量仍然是最基本的。可以說,企業預算從本質來看主要還是各種資源的價值表現,所以,預算控制應該以價值管理為主線。當然這并不排除和貶低非貨幣度量的重要性和必要性,有時候非財務指標會顯得格外重要。

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(作者單位:山西省電力公司供電工程承裝公司 山西太原 030000)(責編:若佳)