試論會計電算化中的不足及解決辦法

摘要:自上世紀90年代互聯網技術在會計行業的深入與發展,至今已徹底顛覆了傳統的手工會計模式,但經過了長期的實踐證明,會計電算化過程中也出現了相當多的問題,文章旨在探究其不足之處,尋求解決問題的方法。

關鍵詞:會計電算化;財會專業人員;財務數據

中圖分類號:R735文獻標識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)21-0183-02

信息全球化的今天,會計電算化使得會計人員可以從繁重的手工核算中解脫出來,而且還極大地提高了會計工作的質量和效率。從而會計電算化越來越受到社會各個企事業單位的關注和重視,普及率也越來越高,但它并不是天衣無縫的,用電子計算機代替傳統的手工操作也有自己的不足之處,如財務數據的保密性和安全性較差、網絡安全防范能力弱、會計檔案無紙化和電腦操作無形化所帶來的種種風險等問題日益嚴重。

一、會計電算化的概念及重要性

會計電算化是“以電子計算機為主的當代電子信息處理技術應用于會計的簡稱。它是一個電子計算機代替手工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成的對會計信息的分析、預測、決策的全過程”。會計電算化的應用大大節約了會計工作所需的大量人力、物力和時間,與手工會計相比,具有運算速度快,存儲量大、高度數據共享、檢索查詢速度快捷、制作報告容易、數據分析準確等特點,這是一次歷史性的變革,也是一次跨越性的發展。

在全球范圍內看,我國會計電算化事業起步相對比較晚,因此一些企業和相關人員也未曾從根本上認識到建立完整的會計信息系統對企業的重要性。其實會計電算化除了能夠有效從減輕會計人員負擔,提高核算效率等作用之外,更重要的是它能夠從整體上去推進國民的生產發展與前進,是社會進步的一大表現,電算化在會計行業也逐漸從輔導——并用——主導地位發生轉變,如今的會計工作已經超越了珠子算盤的年代,走進了高速、多軌道、同時發展的新時期。

二、會計電算化的不足之處

(一)財會專業人員計算機知識的欠缺

這個問題尤其突出的表現在一些企業的老會計師身上,他們從建國時就運用算盤來開展工作,所掌握的知識、理論也只能滿足手工會計核算。而如今卻發生了翻天覆地的變化,算盤成為了棄兒,不再得寵,同時計算機的運用和實踐又有相當的難度,并且隨著科技的發展前進,會計電算化的應用對會計人員提出了越來越高的要求,一些會計師很難適應這樣的轉變。

在現代企業中,我們既要求會計人員掌握一定的會計專業知識,同時還要掌握相關的計算機知識,財務軟件的使用技術以及保養和維護。一般會計人員業務經驗豐富,但計算機專業知識卻很匱乏,難以勝任用計算機處理會計業務的工作。表現較為突出的是對財務軟件的應用方法掌握得不夠透徹和熟練,對軟件的認識有局限性,對軟件運行過程中一旦計算機出現故障,會計人員就束手無策了。這會導致自己很長時間的工作成果付諸東流,更嚴重的就是威脅到企業的正常運轉。這個問題已成為企業快速實現會計電算化的障礙之一。

(二)數據保密性、安全性較差

財務數據是企業的商業機密和生命線,需要對外絕對的保密,從這個角度看來,數據保密性、安全性差在很大程度上關系著企業的生存與發展,但幾乎所有的軟件系統都在對完善會計功能而花了大力氣,卻沒有幾家軟件公司認真研究過數據的保密問題,并且他們在這個問題上也顯得措手無策。例如,成都某公司計算機被盜,其內存價值百萬元的資料無任何加密防范措施,該公司的損失已遠遠超出了計算機本身的價值。而有些軟件所謂的加密,也無非是對軟件本身的加密,防止盜版,不能真正起到數據的保密作用,安全性上更是難如人意,系統一旦癱瘓,或者受病毒侵襲,或者突然斷電,很難恢復原來的數據。

(三)重視賬務忽視管理

會計電算化過程中我們往往只注重的是數據真實、完整和安全,而忽視了電算化的管理流程及管理方式,從而在很多環節里,由于管理結構不嚴密,導致了業務處理上的違法、舞弊現象的出現。一些具備管理型功能的成本核算,如財務指標分析體系以及資金供求預測等模塊根本沒有設立,或者設計和內容都過于簡單,功能不健全,并且查詢功能也不到位,所以大大地限制了其管理功能的施展,沒有充分發揮會計電算化對加強財務管理的功能及作用。

(四)會計信息容易失真

當今社會金錢至上的觀點嚴重侵蝕著人們的頭腦,而恰恰會計行業是掌握企業資金流動的部門,再加上會計電算化的演變,便為做假賬、提供虛假會計信息及經濟違法犯罪打開了方便之門。傳統的手工記賬條件下,做假賬的速度慢、隱蔽性差,且要具有高超的技術,若要弄假成真不是一般人所能為。而在電算化的條件下,在一定程度解除了作假者的后顧之憂,為作假者提供了快捷的外在條件。因為利用計算機作假最簡單、最安全、最常見的方法是篡改輸入數據與刪除數據。同時任何人員如果能夠接觸到會計數據的修改與刪除的,都不會像手工記賬那樣留下明顯的痕跡,這讓許多心術不正的人員有機可乘。

三、針對會計電算化的解決方案

(一)加強會計電算化人才培訓

實行會計電算化是一個不可逆轉的時代潮流,所謂適者生存,要在當今激烈競爭的社會里面生存和發展,企業必須要求會計人員既要把握精準的會計專業知識,又要把握相關的計算機知識、網絡知識、信息治理知識等。會計電算化人才缺乏,是制約我國會計電算化事業的要害環節。因此,企業要促進會計人員的知識結構向既博又專的方向發展,大力培訓會計電算化人才,把握會計電算化的基礎操作技術,改革財會人員的知識結構和工作職能,從而提高會計人員的綜合素質和技能。

(二)加強會計電算化法制制度建設

建立健全的會計電算化法制制度,是會計電算化健康發展的重要保證。而目前目前國家還沒有明確有效的法律法規,使得電算化犯罪得到控制。因此為了給企業營造良好的社會環境,防止電算化犯罪的法制建設,可從兩個方面入手:(1)建立懲治利用會計電算化犯罪活動的法律,明確規定哪些行為屬于舞弊行為及懲處方法;(2)建立會計電算化系統的保護法律,明確電算化系統中哪些東西或哪些方面受法律保護(硬件、軟件、數據庫)及受何種保護。

(三)加強計算機系統安全控制

企業機密的保密工作是關乎一個企業的發展的,如果沒有良好的安全系統的保護,過分依賴于計算機,萬一惡意病毒入侵或者黑客侵入盜取資料,就會使得企業滿盤皆輸,所以加強安全系統的控制是為了保證計算機系統的運行安全,避免由于外部環境因素導致系統運行錯誤的不安全隱患。主要的控制措施包括:

1.明確規定操作人員的工作職責和工作權限,杜絕未經授權人員操作會計軟件,防止會計人員越權使用軟件;操作人員身份的密碼控制。

2.預防原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而輸入計算機的措施。如規定原始憑證必須經有關審核人員審核并簽章后才能輸入計算機等。

3.保證機房安全。盡量減少外界因素所致的計算機故障,例如計算機機房應采用單獨專門供電系統,并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施,以保證機房環境安全。

4.建立必要的上機操作記錄制度。操作人員離開機器時,應執行相應的命令退出會計軟件,或規定用操作日志的形式記錄每天的上機操作內容等。此外,在會計軟件中還應設置防止重復操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。

(四)加強企業內部控制系統

內部審計既是企業內部控制系統的重要組成部分,也是強化內部會計監督的制度安排。在會計電算化中,由于會計師與計算機密切交流的特殊形態,因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。內部審計必須包括以下幾個方面:

1.對會計資料要進行定期的審計,檢查電算化會計賬務處理是否正確,是否遵照《會計法》及有關法律、法規的規定,審核費用簽字是否符合公司內控制度、憑證附件是否規范完整。

2.審查機內數據與書面資料的一致性,如查看賬冊內容,做到賬表相符,對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整。

3.監督數據保存方式的安全、合法性,防止發生非法修改歷史數據的現象。

4.需要細致地對各個系統運行各環節進行審查,在管理上加強系統部門的監控,防止漏洞的出現。

(五)管理上要明確職責分工

職權明確是企業管理合法化和有效化的必要條件之一,電算化部門內部必須把職責分工同組織控制相結合,以實現職權分離,有效地限制和及時發現錯誤或違法行為。例如,賬、錢、物三分管的原則不變,處理每一項經濟業務必須有明確職責分工的原則不變,但平行登記的原則會有所轉變,記賬、結賬則轉化為計算機程序控制。督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應的記錄,保證工作質量、杜絕舞弊現象的發生。工作人員的崗位必須分別由幾人或幾個部門承擔。如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任,也不得審核自己輸入的憑證。進行這種職責分工的目的,是盡可能在電算化部門內部保持不相容職能(如業務授權、執行、保管和記錄)的分離。內部控制的關鍵點就在于不相容職務的分離,通過進行內部職責分工,補救會計電算化不相容職能集中化的不足,減少利用計算機舞弊的可能性。

(六)要避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險

傳統的手工會計系統中,企業的經濟業務都是記錄于紙張之上的,增加或者刪減、修改都會留下各自的筆跡和印章,但會計電算化以后,會計憑證轉變為以文件、記錄形式儲存在磁盤、電腦等高科技介質上,使會計核算無紙化,修改數據不留痕跡。一旦計算機受損壞,就會有丟失或毀損數據文件的危險。所以會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存好相關的紙質數據文件,還要保存、保管好已存儲在電子介質中的各種會計數據和計算機程序,如計算機機內及磁盤內會計信息安全保護、計算機病毒防治,以及計算機操作管理等。俗話說小心使得萬年船,會計工作要做好兩手的準備才能有備無患,在面對風險的時候勝券在握,應對自如。

綜合以上分析我們可以看到,會計電算化已經成為了社會發展的趨勢,我們只能順應其發展,盡管會計電算化系統不是十全十美的,其中有許多的漏洞和不足,但是我們可以通過提高會計師自身計算機能力水平、改善使會計內部控制體系、加強法制意識建設等方法和措施去不斷地完善這個系統,趨利避害,讓計算機更好地為社會大眾和企業會計行業服務。

參考文獻

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[3]劉秀芬.電算化會計特點及發展趨勢[J].呼倫貝爾學院學報,2006.

作者簡介:韋昌勝(1978- ),男(壯族),廣西東蘭人,廣西海河水利建設有限責任公司財務部經理,在職研究生。