論文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

劉蘊璞

摘要：在以“信息時代”和“知識經濟”為特征的21世紀，我國辦公現代化有了很好的外部環境和內部環境，面臨著大發展的機遇。但是機關辦公方式嚴重滯后于機關行政管理工作現代化發展的矛盾，迫使政府機關、事業單位必須盡快改善辦公環境，實現辦公自動化。進一步提高機關工作效率。文書工作和檔案工作是行政管理工作的主要組成部分，文書、檔案實施一體化管理必將極大地推動機關辦公自動化的進程。

關鍵詞：文秘；檔案管理；一體化

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198(2009)08-0037-01

1檔案管理與文秘工作的關系

文書工作與檔案工作有著各自不同的內容和特點，文書處理工作是接著機關工作活動規律，保持文件之間的歷史聯系，再根據它們的連鎖反映來區分價值，反映歷史真實面貌，為檔案的保管和查考提供便利。檔案工作同文書處理工作是魚水關系，檔案同檔案工作不僅伴隨著文書與文書處理工作出現而出現，而且是伴隨著文書與文件處理工作的發展而發展。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；從檔案形成的客觀規律中可以看到檔案工作與文書檔案工作之間的關系，它們是一個社會分工不同的兩個專業，它們在工作中既相互制約又相互聯系。

2文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性

文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行。極為關鍵。首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個單位的工作效率；能夠使單位更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息。使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增。是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。

3做好檔案工作對文書處理工作的影響

(1)檔案的利用推動了文書處理的再生工作。

檔案管理是一門專業性很強的學科，它是解決處理問題的依據，具有指導考查、總結經驗、發展生產、積累知識、提供信息等固有特點。而在實踐工作中文書處理部門利用檔案起草公文、總結經驗、制定規章制度、為領導當參謀、準備講稿、處理糾紛、落實政策等都是相互制約、相互依賴的。因此，搞好檔案管理不但有推進文書處理作用，而且還能直接為其提供信息，提高企業經濟效益，促進改革發展發揮特有的作用。

(2)在文件立卷歸檔過程中能發現文書工作質量的高低。

立卷歸檔是銜接文書處理和檔案管理的橋梁，也是文件轉化為檔案的必經之路，所以說搞好檔案管理的重要意義即是為給檔案工作本身打基礎，而且通過它可以進一步檢查發現文書工作的水平，文件格式是否合格、名稱是否貼切、文件在閱辦中有無丟失泄密，這對改進文書處理和檔案管理工作有極大促進作用。

(3)通過檔案業務指導能促進文書處理工作的完善。

健全的歸檔制度是保證文件收集齊全完整，堵塞丟失文件和防止失泄密漏洞的關鍵。實踐證明，在文書處理文件立卷歸檔過程中，如若忽視檔案工作對他們的監督指導作用，不僅會降低對文件立卷歸檔質量標準，而且對文件鑒定價值和文件之間內部的有機聯系等都是非常不利的。因為我們文檔人員對每份文件都要經過嚴格的篩選去審定，不能有文必檔。要找出文件的六個特征，即問題、作者、名稱、時間、發文機關地區和文件形成規律等找到文件的歸宿。這個關口把握不好勢必要影響案卷的質量，最好能將文、檔兩者之間的兩項不同專業的工作能有機結合起來，健全兩者之間統一的立卷歸檔制度。共同負責。使之規范化，這對檔案的管理有著深遠的現實意義和歷史意義。

4如何實現文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

(1)強化“文檔一體化”意識。

雖然文書處理與檔案管理工作各有不同的工作任務，具有相對獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立“文書處理工作與檔案管理工作一體化”的指導思想，在實際工作中，把住文書處理規范化的人口關，切實做好實現檔案管理工作規范化的基礎工作。頭腦中要有“今天的文件就是明天的檔案”的觀念，要深刻理解文秘工作不僅僅為當前工作服務，更要對歷史負責，要了解文秘工作是“文檔一體化”的基礎性工作，按“文檔一體化”的要求，規范辦理好每一份公文。

(2)做好文件整理工作。

按照機關事業單位公文處理程序，文件在閱辦前首先要進行登記，登記內容一般包括文件責任者、文號、標題、形成時間等內容，這與以“卷”為單位整理時抄寫卷內目錄的工作非常相似。我們可以把一個年度內的檔案視為“一卷”。把文件登錄作為這“一卷”的內目抄寫工作。在保管期限屬于永久或長期(保管期限屬短期的單獨處理)的文件左上角編號。從當年的第一份文件編起。考慮到隨后要移交給綜合檔案室，件號應包括全宗號、文件所屬年度和文件順序號，順序號應一年編一個流水號，編號后，按所編順序號將文件正文掃描入計算機。這樣，文件原件與計算機內保存的文件在內容上是相同的，并且是一一對應關系，然后將文件發出供部門閱辦。每隔一段時間，將閱辦完畢的文件全部收集起來，按件號先后順序裝人卷盒。在不改變原有件號的前提下，利用計算機對機內文件進行分類，模擬人工立卷，然后按類別將屬于目錄條的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位的案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成時間先后順序排列后進行打印。這樣，整理工作就在平時的文件登錄和次年年初的裝訂、裝盒工作中完成了。

(3)利用計算機進行網上查詢和檢索。

從信息時代的需求來看，檔案信息必須上網其價值才能體現。目前，多數機關事業單位的計算機都并入局域網，如果實現文檔一體化，所有進入計算機的文檔信息均可實現網上自由查詢，通過網絡進行廣泛的信息交流，使最新信息以最快速度被獲取，同時將工作成果迅速反饋給相關部門。甚至可以不受空間的限制，并實現文件、圖像、聲音的多媒體處理、綜合利用和異地查詢等，共享檔案信息資源。目前多數機關事業單位查閱檔案采用的是人工檢索，先確定自己要查找的文件年代或類別，然后調出該年度或類別的內目進行查找，非常繁瑣，費時、費力、效率很低，但如果實現文檔一體化，就可以采用計算機檢索，只需把利用者提供的文件責任者或標題或文號或形成時間或主題詞等信息輸入計算機，計算機就能迅速將符合要求的文件調出。在進行文件整理時，文件的正文就已錄入計算機，利用者可直接在計算機上查閱所需文件，甚至可將所需文件內容直接打印出來-如果需要文件原件，也可以根據查出的文件編號從卷盒中調出。這種查閱方式不但速度很快而且非常準確。