高校檔案管理人員的職業素質構建研究

宗　麗

摘要：進入21世紀以后，我國高校在管理制度建設方面取得了一定的成績。檔案管理作為高校管理活動中的重要內容也越來越受到重視，因此，需要大量的具有專業素質的管理人才。探討了現代高校檔案管理人員所要具備的職業素質，并進一步提出了發展這些職業素質的措施。

關鍵詞：高校檔案；管理人員；職業素質；構建

中圖分類號：F272.92

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198(2009)08-0110-02

1高校檔案管理人員的職業素質

職業素質是指從業者在一定生理和心理條件基礎上，通過教育培訓、職業實踐、自我修煉等途徑形成和發展起來的，在職業活動中起決定性作用的、內在的、相對穩定的基本品質。它是勞動者對社會職業了解與適應能力的一種綜合體現，其主要表現在職業興趣、職業能力、職業個性及職業情況等方面。影響和制約職業素質的因素很多，主要包括：受教育程度、實踐經驗、社會環境、工作經歷以及自身的一些基本情況等。一般說來，勞動者能否順利就業并取得成就，在很大程度上取決于本人的職業素質，職業素質越高的人，獲得成功的機會就越多。

從事檔案管理的工作人員也同樣要具備健康的身體素質、良好的道德素質以及專業的知識和技能。有學者把檔案管理人員的職業素質構建成糧倉型(如圖1)。也有人認為現代檔案管理人員除了要精通業務知識外，還要能熟練使用計算機。能懂外語。總之，檔案管理人員不僅要做檔案管理的“專才”。而且一定意義也得做樣樣皆通的“全才”，才能適應社會發展對檔案管理這一職業的要求。因此，筆者把高校檔案管理人員的職業素質歸結為一下幾點：

1.1思想素質

這里指的思想素質包括政治素質和職業道德素質。

(1)政治素質是指對以國家、階級和政黨為中心的一系列基本政治問題所持有的穩定態度，也就是所持的政治立場和是非觀。高校檔案人員要具備認清社會的發展方向和高校的改革方向的能力，使檔案管理工作朝著有利于高校改革的方向發展。

(2)職業道德素質是指從事一定職業的人在其特定的工作實際中形成比較穩定的道德觀念、行為規范和風格習慣等。做為一名高校的檔案工作者應具備的職業道德素質是：第一，認真履行崗位職責。檔案管理人員的日常工作包括做好各類檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統計、利用和調研工作，保護檔案的完整和安全，此外，還要定期學習相關法規和上級文件，不斷提高工作水平。第二，增強服務意識。高校檔案管理除了收集整理外，更重要的是服務于學校工作，檔案人員要樹立服務意識，創新服務手段。

1.2專業素質

檔案管理人員的專業素質是指熟練掌握檔案管理的基本知識和技能。檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統計和提供利用，通常稱為檔案工作“七個環節”。檔案管理的工作人員要有敏感的信息收集嗅覺，這是實現檔案集中的一項重要步驟；第二步是把收集來的零散的不系統的文件材料進行分類、組合、排列和編目，便于保管和利用，在這個過程中還要有甄別檔案價值的能力，確定期保管期限，把已失去價值的檔案別除銷毀；接下來就是檔案的保管工作，努力延長檔案的壽命。維護檔案的完整與安全。檔案管理工作就是為了有效利用檔案記錄，以滿足查閱者的特定要求。檔案管理工作人員要熟練掌握這些基本技能，才能“服務于民”。

1.3身心素質

身心素質包括身體素質和心理素質。身體素質指體質和健康(主要指生理)方面的素質。由于檔案管理人員需要長期伏案工作，很容易產生視疲勞、頸椎病等職業病，導致工作效率降低。因此，健康的體魄、旺盛的精力是檔案人員做好檔案工作的基本條件。心理素質指感知、記憶、想像、情感、意志、態度、個性特征(興趣、能力、氣質、性格、習慣)等方面的素質。心理素質是這幾年才開始受到重視的。由于工作的繁雜、壓力的增大導致的職業倦怠，由于成績得不到重視、缺乏成就感而導致的對檔案管理工作沒有興趣或缺乏動機，這是檔案工作人員面臨的心理沖突。無論做什么事，做事者的精神狀態是至關重要的。精神健康也是檔案工作人員正確認識檔案事業。以自信、熱情、誠摯的狀態投入到工作中，高效率的完成工作的重要條件。

1.4能力素質

能力是指掌握和運用知識技能所需的個性心理特征。它分為一般能力和特殊能力，本文探討的是一項特殊能力，指完成檔案管理工作所需的能力。做好檔案管理要求工作人員具備的能力有：一是積極主動的協調能力。檔案管理人員為了切實做好檔案工作，不可避免地要和有關部門和有關人員打交道，這需要檔案工作者發揮自身的協調能力，使學校各部門檔案管理協調統一。二是組織文字材料的寫作能力。檔案人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高文字書寫能力和較強的文字系統概括能力，才能將零散的文件材料編纂成黨政文件及匯編材料等，以便日后查閱。三是信息技術能力。現代信息技術在檔案工作中已得到廣泛應用，掌握計算機技術，能促進檔案人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理，使利用者在短時間內尋找到所需的信息。

綜上所述，以上四點是高校檔案管理人員必須具備的素質。其中思想素質和身心素質是最基本的素質，能有效促進專業素質的發展；專業素質是能力素質的基礎，只有熟練掌握了檔案管理的基本知識和技能，才有可能進一步提高能力素質，而能力的提高反過來又促進了專業技術的發展，所以說專業素質和能力素質是互相促進的。因此，筆者把檔案管理人員的職業素質之間的關系表示為：

2高校檔案管理人員的職業素質發展

在高校中，尤其是二級單位的檔案管理人員，基本上都是兼職人員，或是非專業人員，沒有專業經驗，崗位更換又頻繁，這給檔案管理工作增加了難度。再加上，隨著信息技術的發展，計算機系統也越來越多的進入檔案管理工作，為繁雜的檔案管理工作帶來便利的同時，對老一輩工作人員也是一個沖擊，他們的知識技能也亟待更新。因此，如何提高檔案管理人員的職業素質是當務之急。

2.1苦練專業技術

如今各高校檔案人員的學歷越來越高，多數都是本科甚至研究生畢業，這無疑為高校檔案事業的發展注入了生機。但從整體上看，檔案管理專業畢業的人并不多，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的人才十分匱乏。因此。高校一方面要引進檔案管理專業的畢業生，一方面也要對現有人員進行繼續教育和職業培訓，提高檔案人員的專業素質。這就包括檔案管理的基本知識和日常工作職責，檔案管理學科發展的新觀念、新技能等等。培訓可以是聘請專業人員到校內來進行全員培訓，也可以派少量人員去專門機構培訓。然后回來以報告總結或傳授經驗的形式教給其他人，共同提高。

2.2豐富知識技能

隨著人事制度的改革，檔案部門也同其他部門一樣，人

員日益精簡，但工作量卻在增加，工作壓力也更大。高校檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位，努力豐富知識技能，成為一專多能的復合型人才，以提高工作效率。

(1)提高計算機應用能力。在信息技術飛速發展的今天，計算機的應用提高了各行各業的工作效率，檔案管理工作也是如此。檔案管理人員若是用數據庫來管理檔案。能提高工作的速度和準確度。如果具備更高的計算機水平，還可以通過編程來設計專門針對該校該部門的檔案管理系統，創新管理模式。

(2)提高語言文字水平。檔案管理是文字工作，學校檔案的文件匯編、大事記的編寫、全宗介紹、組織沿革、檢索工具、科研匯編、數字匯編等，以及使用目錄、著錄、標引等的書寫，都是檔案人員的工作職責，因此要提高工作人員的書寫和文字表達水平。另外，外語是關系到當前檔案專業技術人員評聘和晉升的一項指標，也符合高校發展的方向，要利用各種教育方式，幫助檔案管理人員學好外語。

除此之外，由于檔案管理工作涉及面廣，工作人員還要具備歷史學、管理學、法學知識，熟悉現代辦公設備，等等，豐富的知識技能是對現代檔案管理人員更高的要求。

2.3健全身心素質

沒有強健的體魄，抱有宏偉的理想也無法實現；沒有精神的支撐，不“想”有所作為，就不“會”有所作為。因此。良好的身心狀態是做好檔案工作的前提。首先，從個人方面來說，檔案工作者平時要多加鍛煉，注意勞逸結合，同時，心態上要放平和，提高自己面對困境和挫敗的承受力；其次，上級領導要主動關心檔案工作人員的身心健康，營造良好的人際關系，對有困難的同志，要加強溝通與教育；再次，高校要積極創造良好的檔案工作環境，大力宣傳檔案工作的重要意義，提高檔案工作人員的地位和待遇，建立科學的考評制度，緩解檔案工作人員的職業倦怠。

2.4提高職業道德

檔案人員的職業道德主要包括履行職責、保護歷史資料、保守機密、周到服務等。提高高校檔案工作人員職業道德的途徑主要是；第一，通過校內外培訓的方式，在提高業務水平的同時，加強檔案工作人員的職業道德教育；第二，在全校范圍內形成良好的輿論氛圍，宣傳檔案工作者中的先進典型，弘揚正氣，進一步提高檔案工作者的職業道德意識。第三，把提高職業道德意識與獎懲辦法相結合，對堅守職業道德，恪盡職守的先進人物應予宣傳表彰，同時對少數玩忽職守者，應給予嚴肅的批評教育和必要的懲戒。

隨著社會、科學技術的進步和發展，檔案工作的任務、環境、服務對象、管理方式都發生著變化，加強高校檔案隊伍建設，提高檔案人員素質，是搞好高校檔案工作的根本保證。現在，各高校已經認識到檔案管理工作的重要性，并通過培訓的方式逐步提高工作人員的職業素質，已初見成效，但高水平的管理人才還相當缺乏，在今后的一段時間內，各高校還需要繼續努力，提高檔案管理人員的職業素質。