企業檔案實行企業法人負責制探析

余　萍

摘要：現代企業制度的建立，傳統的檔案管理模式再也不能維系了。在市場主體多元化的環境下，企業檔案實行法人負責制，將為企業檔案工作開辟一條新的蹊徑。

關鍵詞：企業檔案；法人負責制；實踐；創新

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198(2009)08-0216-02

1企業檔案是企業的重要資源

企業檔案是企業在生產經營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，是企業各種活動的伴生物。一般情況下，企業檔案不是企業有意識的產物，只是伴隨著企業各項活動同時產生的，是企業活動自然留下的痕跡。企業之所以要保存它，是因為其憑證和參考價值，這是由檔案的屬性所決定的。原始的歷史記錄性是檔案的本質屬性，決定檔案作為一種記錄具有原生、真實，不可再生的特點，使企業檔案與企業資產、權益密切相關，成為企業資產、權益的依據和憑證，有時甚至是唯一的，而且企業各個方面的工作都需要檔案。從這個意義上可以說，企業檔案是企業的一種保障性、基礎性資源。同時檔案的信息、知識和文化屬性使企業檔案成為企業的一種信息、智力和文化資源，企業經營、企業文化、企業形象都少不了它?？傊?，企業檔案隨著企業的產生而產生，隨著企業的發展而豐富，成為企業的一種重要資源，利用好了就是財富?？陀^全面地認識企業檔案與企業的這種關系，是我們理解并實行企業檔案法人負責制的前提。

2企業檔案實行企業法人負責制的必然性

所謂“企業檔案法人負責制”是指企業法人負責管理所屬檔案，自覺履行法定涉檔義務，維護企業檔案的完整、準確、系統與安全，企業法人代表對此負總責?，F代企業制度以“產權明晰、權責明確、政企分開、管理科學”為特征，核心是形成完善的企業法人治理結構。企業檔案作為企業一種物質資源和附生品，成為企業法人財產不可分割的一部分，應屬企業所有，由企業自主管理，企業對其檔案依法享有占有、使用、收益和處分的權利。這一點對于非國有企業很好理解。國家檔案局、農業部《鄉鎮企業檔案管理辦法》規定：“鄉鎮企業檔案屬企業所有，由企業管理。”而對于國有企業，國家檔案局等4委局在《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》中規定：“國有企業檔案……屬國家所有。”從“國有企業檔案一國有企業一國家”這一關系可以看出，國家對國有企業檔案的所有權是間接的，正是通過國有企業來實現的。所以，“企業檔案屬企業所有，由企業自主管理”也就是企業法人負責管理自己的檔案，不受非法干預，企業檔案工作自主發展機制必然形成，這是企業檔案工作發展的必然趨勢。

企業檔案是企業的重要資源，同時也是國家檔案資源的重要組成部分。檔案可以隨著產權走，但并不會隨著企業的消亡而消亡。企業法人負責管理所屬檔案必須遵守國家法規，不得損害公眾利益和他人的合法權益，自覺履行企業在檔案事務上的法定責任，歸根結底是要維護對國家和社會有保存價值的企業檔案資源的完整、準確、系統與安全，企業法人代表對此負總責。企業法人(代表)的這種責任或義務，本質上也符合企業本身的利益。因為只有維護了企業檔案的完整、準確、系統與安全，企業檔案的資源價值才能實現，否則對企業來說，企業檔案就是可有可無的。所以，企業法人有義務也有必有建立和完善本身檔案工作體系。企業決策層應當將檔案工作納入議事日程，企業法人代表必須承擔相應的責任。企業即使破產或解散，也必須依法妥善處置其檔案。

企業檔案法人負責制是實現企業和國家利益的共同需要，也是按照現代企業制度的內在要求提出的。建立現代企業制度是社會化大生產和市場經濟的必然要求，是國有、非國有企業發展的共同方向，企業檔案實行企業法人負責制有著普遍而重要的實踐意義。

3企業檔案法人負責制度下的企業檔案工作體系創新與實踐

企業檔案管理體制創新與實踐。由于企業的改革改制重組，企業的投資主體多元化和經營市場化、國際化，許多企業向集團化發展，企業內部檔案關系趨于復雜。某投資股份有限公司從一般的單一生產型企業發展為以項目投資為主的集團公司，原來集中統一的檔案管理體制已無法適應，因此公司決策層調整公司檔案館的職能，確定其定位于“服務于總部，指導于分(子)公司”，工作重點放在總部的投資項目、資金管理、經營決策、企業文化等方面；各分(子)公司設檔案室，子公司建立自身的檔案管理體系。我們認為：集團公司(母公司)包括分公司建立統一的檔案管理體系是必要的，子公司雖然為母公司所控制，但他們之間是以資產為紐帶的，兩者不是領導與被領導的關系；子公司作為獨立的企業法人，檔案為其所有，有必要建立企業自身的檔案管理體系，是否與母公司接軌則是子公司自主自愿視情形而定的；當然母公司在子公司的檔案事務上，當其涉及到母公司利益時，享有充分的發言權。因此，子公司與母公司同為企業法人，分別建立自己的檔案管理體系。正是實行企業檔案法人負責制，各自對所屬檔案負責的體現。

企業檔案工作機制創新與實踐。企業檔案法人負責制的基本目標是實現企業檔案的科學管理，或者說，體現在企業法人對其檔案資源的合理配置，使之于企業生產力發揮最大促進作用；企業傳統的檔案工作機制已明顯落后，只有向先進的檔案信息工作機制轉換，才能適應這一要求。企業檔案部門不僅要成為企業的檔案資料中心，更要致力于轉向成為企業的檔案信息中心、檔案文化中心——企業檔案部門是企業檔案信息與知識儲備、管理、開發利用的基地，是宣傳企業文化、企業形象的一個窗口。株洲市許多企業為建立檔案信息工作新機制不懈地努力著，目前主要有三種發展趨向和形式：其一、以建設數字檔案館為方向，著力籌劃由傳統的企業檔案館轉型為適應現代企業需要的全公司的信息中心。其二、檔案館與科技部門實施“集中管理文獻，綜合開發信息”，真正實現了檔案與圖書、情報信息一體化管理。其三、檔案館(室)在企業技術中心的框架內，與計算機室等構成企業技術信息的管理中心。無論是何種形式的檔案信息工作機制，都必須通過檔案信息的全方位多層次開發利用來獲得成功。

企業檔案宏觀監督體制的創新與實踐。企業檔案法人負責制要求各級檔案行政管理部門對企業檔案工作進行依法監管。當然這種監管是宏觀上的監督指導。對企業檔案具體事務要少干預、多服務。依據《中華人民共和國檔案法》，檔案行政管理部門首先應該對企業檔案中于國家和社會有保存價值的檔案進行很好的監管?？山梃b一些發達國家的做法如實行企業申報登記制度，要求企業妥善保管，鼓勵捐贈或采取代管、寄存、收購、征購等措施以確保檔案安全。沿海城市或經濟發達地區無論在創新檔案管理體制還是在創新服務機制方面，都進行了一些有益的探索；但國家統一的法規和配套的規則有待建立，關鍵是需在立法上完善保障機制，如規定企業檔案實行企業法人負責制，對企業法人的責任作出明確界定并有相應的獎懲措施，否則依法監管只能是“紙上談兵”。