淺談圖書情報檔案一體化管理

張建偉

摘要：在當今世界信息化、數字化、網絡化飛速發展的形勢下，我國檔案、圖書、情報各自為政的傳統發展方式面臨挑戰。實現檔案、圖書、情報一體化管理已成為必然趨勢、意義深遠，并為國內外檔案界、圖書界和情報界的許多有識之士所認同。本文簡介了圖書情報檔案一體化的涵義，圖書情報檔案一體化管理的依據，在此基礎上分析了檔案、圖書、情報一體化管理存在的問題并提出了解決措施。

關鍵詞：圖書情報檔案一體化；涵義；依據；問題；對策

1圖書情報檔案一體化的涵義

所謂圖書情報檔案一體化是指將圖書、情報、檔案各自獨立的系統統一為一個整體的過程。圖書情報檔案的一體化，說到底是一種競爭性的互補關系，即各種要素通過競爭沖突，不斷地尋找、選擇自身的最優功能點，在此基礎上進行互補匹配，打破圖書、情報、檔案之間的層層壁壘，加強三者之間的協調與合作，通過網絡共建、資源共享、分布式收藏、遠程存取等手段，實現信息、信息人員、信息技術、信息設備、信息標準等各種要素之間的匹配與磨合，為用戶提供集成的一站式服務。

2圖書情報檔案一體化管理的依據

2.1圖書、情報、檔案都具有信息性

圖書、情報、檔案同屬文獻信息范疇，都是重要的信息資源。檔案側重的是原始的信息，情報側重的是最新的信息，圖書既含有原始的，又有最新的和一般的知識信息。信息是圖書、情報、檔案三者之間相互聯系的紐帶。

2.2圖書、情報、檔案同屬基礎理論、技術理論和應用理論研究

圖書、情報、檔案的研究內容皆包括基礎理論、技術理論和應用理論研究。基礎理論研究學科對象、性質、體系結構等，是整個學科的理論基礎;技術理論研究工作環節、程序、方法和技術等，是一種對實際工作的研究;應用理論研究是兩者在具體實踐中問題的應用研究。

2.3圖書、情報、檔案載體相同

圖書、情報、檔案三者都是記錄人類知識的載體，都是經過人腦加工處理后再現的一種特殊形式的信息，均屬提供知識信息的服務工作，它們本身都不直接參與生產建設和科學研究，但都是提供知識信息的服務性工作。這種服務性，是三者生存和共同發展的基本因素。

2.4圖書、情報、檔案工作標準和規范相同

圖書、情報、檔案的工作內容都是收集、加工整理、存儲有關文獻，為用戶提供知識成果、交流信息與文化知識。相同的工作內容導致了它們具有共同的工作標準和工作規范。

2.5圖書情報檔案管理技術相同

現代化技術的廣泛應用，為圖書、情報、檔案一體化管理提供了物質條件和生存環境。由于圖書、檔案、情報都是以承載和傳遞知識信息為基本職能，都含有收集、加工、存儲和輸出信息工作的內容，管理方法和手段又基本相似，所以，網絡環境下采用計算機技術、光學技術、聲像技術、現代通訊技術是圖書、情報檔案管理的共同發展方向。

3圖書情報檔案一體化管理存在的問題

3.1思想上認識不足

長期以來，檔案、圖書、情報部門隸屬于不同的管理部門，相互缺少必要的交流，許多人無法將檔案、圖書、情報三者歸于一體，他們對檔案、圖書、情報一體化管理在觀念上轉變不過來，思想上又有抵觸情緒。在管理與領導層中，也有部分人對檔案、圖書、情報一體化管理的重要性、必要性認識不足。沒有意識到檔案、圖書、情報一體化管理在新時期是勢在必行。

3.2體制與政策上滯后

我國現行的檔案、圖書、情報部門的管理體制之間還是條塊分割，缺乏協作聯系，這種體制分化了用戶的整體要求。同時各部門實行的自我建設，沒能建立統一的行業標準，資源配置的宏觀協調不能展示，導致大量的重復建設，造成人力、物力、財力的巨大浪費。在一體化建設過程中，還缺乏完備的管理政策的引導以及法律的保障。

3.3人才上的匱乏

要實現檔案、圖書、情報的一體化管理，必須有一支較高素質的專業人員隊伍。但現實中，由于現有的教育體制和分工，真正熟練、精通、協調三者理論和實踐技能的人不多，具備對三者組織能力的人更為短缺，這嚴重制約著一體化建設的進程，也將制約著信息資源管理水平。

4完善圖書情報檔案一體化管理的對策

4.1實行有效的國家管理。

要實現檔案、圖書、情報一體化管理，國家應該也必須履行宏觀管理的職能。包括:(1)建立全國性的專門管理機構和相關體制。(2)頒布專門的以及對其有利的法律、政策。(3)制訂專門的以及對其有利發展戰略計劃。(4)健全保護信息用戶主權的各種機制。同時對網絡信息服務進行統一監督、管理和控制，構建系統化的動態鏈接。實行統一管理，要將重點放在研究文獻信息系統的有效管理問題上。對文獻信息進行科學的分類和處理，保證文獻信息獲取、加工、儲存、傳遞等渠道的暢通，控制管理所必需的信息數量，合理控制信息流量，深化文獻信息及開發層次，提高文獻信息傳遞效率，吸收能力和利用率，建立靈敏的信息反饋系統，發揮信息系統的整體效益。

4.2優化信息資源共享環境

首先，經濟環境的優化。圖書情報檔案一體化管理是在生產的社會化、市場化形勢下發展起來的，建立規范、完善的市場經濟體制和公平、公正、公開的市場競爭機制是推進圖書情報檔案一體化管理的根本措施。第二，管理環境的優化。社會信息環境對圖書、情報、檔案部門的工作提出了越來越高的要求。相互獨立的圖書、情報、檔案部門越來越不能滿足用戶的信息需求，因此，必須建立一個強有力的領導機構，統一規劃，統一管理，把眾多的圖書、情報、檔案部門的人、財、物等資源納入整體規劃之中，實現圖書、情報、檔案三者之間跨部門、跨地域的合作，達到資源共享的目的。第三，技術環境的優化。以數字技術為基礎，以網絡為業務平臺，以數字圖書館網絡建設為主體，實現圖書情報檔案一體化管理。第四，管理體制的優化。數字圖書館并非狹義上的傳統圖書館的數字化，它是國家的數據中心，是覆蓋我國各個行業的信息資源庫。實現管理體制的優化就是使數字圖書館工程成為圖書情報檔案一體化管理的平臺。

4.3采取統一的原則和嚴格的標準與規范

首先，網絡必須支持CPIP協議及Z39.50標準，使計算機能在同一或不同一的局域網上聯網。其次，網絡必須支持廣域網下的集成管理，以便進行聯機采訪、聯合編目和館際互借。第三，各圖書、情報、檔案機構要針對本單位的特色資源確定數字化信息資源的范圍和內容，有重點地建設數據庫。建庫中嚴格遵守和體現標準化、規范化的原則，如著錄格式、標引規則、數據指標、符號轉換、圖像處理等，還要有應用硬件與軟件的兼容性，以適應網絡化的要求。第四，打破條塊分割的管理形式，要求各部門的管理人員必須解放思想，徹底打破各自為政的情報界限。第六，建立合理的管理機制，要求各部門之間互相協調，信息之間傳送迅速快捷。

4.4培養一批適應一體化需要的復合型人才

新型的一體化管理，要求既懂檔案管理，又掌握圖書情報信息技術的復合型人才。因此，在人才培訓方面，要從管理科學、電腦技術和外語方面培訓入手，對各類專業人才和高級管理人才進行填平補缺式培訓，培養出既懂管理又懂業務的通用型人才，在檔案、圖書、情報一體化管理中，能作為中堅力量，給一體化實施注入活力。檔案學、圖書館學、情報學在人才培養上實行“一體化”的教育培養模式。

總而言之，實現檔案、圖書、情報一體化管理是信息社會發展的必然要求，也是實現信息資源共享的有效途徑。因此，我們應予以足夠重視并且認真探討和實踐，使檔案圖書情報一體化管理進一步完善，最大限度地滿足社會和用戶對文獻信息的需求。