試論高校內部審計工作信息化建設

曾海梅

摘要:新時期條件下,高校內部審計工作已經從“人力密集型”向“信息化”轉變,充分利用信息化平臺高效地開展高校內部審計工作,已經成為高校審計工作的必然選擇。

關鍵詞:高校;審計;信息化

中圖分類號:G203文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)17—0087—02

我國高校自1999年開始實行擴大招生政策以來,辦學規模不斷擴大,資金投入渠道和數量日益增多,與社會的聯系以及經濟活動愈發密切,高校的內部審計工作也越來越繁重。在這種客觀情況下,積極、充分利用信息化技術提高內部審計質量,降低內審成本,提高內審效率,確保高校科學發展,已經成為我國高校審計的必然選擇。

一、內部審計工作信息化是高校科學發展的重要保障

江澤民同志指出:“當今世界,科技進步突飛猛進,特別是信息技術和網絡技術發展迅速,對世界政治、經濟、軍事、科技、文化、社會等領域產生了深刻影響。”[1]事實正是如此,隨著計算機及其網絡技術的廣泛應用,信息化水平某種意義上已經成為包括高校在內的各個領域發展水平的標志之一。進入“十一五”時期,隨著金審工程二期的全面展開,國家審計信息化發展動向是:建設審計信息資源的標準化、共享化、開放化,逐步實現向現代審計方式的轉變。[2]目前,我國高校在大部分工作中已在加快推行和使用信息化技術手段,建構了很多MIS系統(辦公自動化系統),即使在財會領域,也基本普及了會計核算、財務管理的電子化。事實證明,手工作業,在當今社會已經成為一種十分原始的辦公手段,在高科技人才濟濟的高校更是顯得極端落后,必須徹底改變以審查紙介質帳目為基本手段的傳統審計方式,否則,就難以適應高校經濟活動信息化和管理電子化的新形勢的需求。

實現內部審計工作的信息化,其作用在于:一方面,可以適應高校規模擴大后的審計需求,相應擴大內審范圍,規范內審程序,實現內審手段的現代化。有效運用辦公自動化軟件、采集和使用信息、實現數據轉換,這已是現代辦公及開展業務的基本要求,不言而喻,信息化規范了內審的相關業務,確保了審計數據的快速、準確性,提高了內審效率,一定程度上降低了內審管理成本。另一方面,這也為內審管理思想和目標實現根本性轉變提供了可能性。概而言之,傳統的內部審計,其目的主要是查錯防弊,而現代內審則是在此基礎上,向高校內部各個管理層面提供管理咨詢、技術咨詢服務,改善其管理中的薄弱環節,規避經濟活動風險,并以實現監督和評價內部控制體系運行的有效性為導向,充分利用科學的定量指標對高校辦學效益進行有效評價,從而為高校又好又快的發展,提供重要的保障。毫無疑問,這是一種管理思想和管理目標的根本性轉變。沒有信息化平臺,要實現高校內審工作的這種轉變是不可能的。

同時,即使從內審工作的最低要求而言,在高校管理財務、會計信息已經實現計算機系統管理的情況下,審計人員倘若不能相應審計其計算機系統,那么,勢必難以防范電子化條件下的會計信息失真甚至經濟犯罪問題,由此也難以避免審計風險。

由此可見,實現內部審計信息化,對審計部門而言,乃是一種基本素質,對審計部門而言,乃是一種根本要求;上升到更高層面,內審信息化,乃是提高內審質量、效益和水平,確保高校科學發展的重要支撐。

二、推進高校內部審計工作信息化中存在的問題

高度重視和大力推進內部審計信息化建設,大力推行計算機輔助審計,積極開展信息系統審計,是信息時代充分發揮內部審計在治理、風險和控制中作用,促進和支撐內部審計轉型與發展,實現內部審計系統化、規范化、現代化的必然要求。但目前高校內部審計工作信息化中還存在很多問題和障礙,歸納起來,主要集中在:

1.觀念層面的問題。所謂觀念層面的問題,是指在高校內部審計工作信息化中,存在著思想觀念上的障礙,認識還不到位。一方面,從管理者層面來看,由于高校的主要任務或者說其主要職能在于教學、科研、社會服務,因此,內審工作容易被視為不那么重要,不是當務之急、刻不容緩的工作,因而,內審工作信息化也就一定程度上得不到足夠的重視;另一方面,許多內審工作人員習慣于沿襲傳統的審計操作方法,而沒有深刻意識到隨著辦學規模的擴大,新形勢下的內審工作應當建立在信息化的基礎上,因而對加快內審工作信息化容易持觀望態度。

2.政策層面的問題。由于認識不到位,因而從學校而言,給予內審工作信息化的實際支持也就大打折扣。尤其是在經費投入方面,一方面是學校“舍不得”在加強內審工作信息化方面投入相應的經費;另一方面,內審部門領導常常沒有主動向學校爭取信息化的經費支持。這樣,就致使內審信息化的研究和應用遠落后于財會工作信息化。

3.人員層面的問題。客觀而言,由于歷史原因,目前高校內審機構中既精通計算機編程又熟悉審計業務的復合型人才還不夠多。由于不少內審人員的計算機應用水平不高,因而在采用辦公自動化軟件、運用文字處理軟件編制審計工作底稿,運用EXCEL進行試算平衡和審定會計報表等方面存在一定困難,更談不上具有深層次的系統設計、程序編譯檢測技能了。這些都對推進高校內審工作信息化帶來實際問題。

三、加強和推進高校內審工作信息化的對策

1.深化高校內審工作信息化的認識。在新的形勢下,單純依靠觀察、比較、分類等進行審計的傳統方法已經難以適應新要求,并且,單一的事后審計、靜態審計、現場審計等等做法都已不合時宜。現代審計工作對高校審計的要求,更多在于廣泛運用結構方法、數學方法、統計論、信息論和控制論的方法內審工作越來越向事前、事中與事后審計相結合轉變,向靜態審計與動態審計相結合轉變,向現場審計與遠程審計相結合轉變。這實際上是高校內審工作在思維方式、審計模式、工作方法等方面的根本性轉變。簡言之,只有在認識層面發生轉變,才能主動運用現代信息技術,加強和推進高校內審工作信息化。

2.提高信息化環境下內審工作人員的相應素質。人才是事業的關鍵。在高校內審工作中,要加強既掌握現代審計理論和技術、又精通計算機知識與技能的復合型審計隊伍的建設,一方面通過吸納新生力量,吸引計算機技能強、熱愛審計工作的年輕人進入高校審計工作隊伍,同時,也要有計劃地輸送內審工作人員去專門學習和強化計算機技能,開展各種形式的計算機技術和應用培訓,擴大EXCEL、ACCESS、SQL等通用軟件在審計實施中的應用范圍,努力創造條件,切實提高內審人員掌握專業審計軟件的使用、操作能力和相應素質。中國審計機關正在選拔人才,英語和計算機技術是主要的考核目標。能夠從事國際審計業務的人員絕大部分只能從已經通過計算機審計中級培訓的審計人員中選拔。如何在滿足國家審計需要的情況下,擁有一批既能說外語,又精通審計信息化技術的人才,這是未來中國審計亟需解決的問題。[3]

3.組織開發或完善相關內審工作軟件。在高校內審工作信息化中,除人員的因素之外,適合高校財務核算和財務管理特點的、在審計工作實踐中行之有效的各專業審計軟件是一種重要依托。在應用計算機輔助審計的同時應注意研究建立各種審計數據庫,把計劃管理、質量控制和審計成果的運用結合起來,形成信息共享。審計資源數據庫包括被審計單位資料庫、審計專家經驗庫、審計文獻資料庫三部分。[4]高校需要包括項目管理、審計計劃、數據轉換、符合性測試、實質性測試、審計工作底稿制作和管理、審計報告生成等在內的全過程、一體化的審計軟件。目前,許多高校通過購買的方式,安裝和使用這種軟件。但實踐證明,購買安裝的審計軟件未必完全符合學校實際工作要求。比較理想的做法是向學校申請相應的開發經費,組織相關人員進行內審軟件開發,讓內審工作人員主動參與其中,由于這種軟件開發是計算機技術和內審業務要求相結合的產物,因此,立足于自主開發和內審工作人員的積極業務參與,可以使得所開發的軟件比較適合學校的實際情況,具有本校的特色,同時,在開發過程中,內審工作人員的計算機技術水平也能得到提高,可以更好地運用所開發的軟件。對于購買后安裝的軟件,必須依據實際業務需要,組織人員進行相應改進。總之,內審工作軟件既應當建立在穩定的數據庫基礎上,還必須預設適用常用財務軟件接口模板,并實現數據接口開放,讓內審人員可以自行制作或修改與本校財務軟件對應的數據接口,以解決數據轉換困難的問題。

總之,高校內審工作信息化是提高內審工作質量和效率,確保高校建設又好又快發展的重要途徑。高校內審部門必須更新觀念,提高認識,切實依靠現代信息網絡技術,加強內部審計業務的信息化水平,并實現內部審計系統與財務系統的有效鏈接,建立健全分層次的審計數據庫和管理系統,形成信息共享,以進一步提升審計資源利用效率、審計成果運用水平和強化審計質量控制。

參考文獻:

[1]江澤民.推動我國信息網絡快速健康發展[G].//中共中央文獻編輯委員會.江澤民文選.北京:人民出版社,2006,3:300.

[2]周德銘.我國“十一五”審計信息化發展動向[J].電子政務,2008,(4).

[3]顧瑜杰.培養“五能”審計信息化人才[N].中國審計報,2008-1-16.

[4]周俊紅.審計信息化淺析[J].冶金財會,2008,(9).

(責任編輯/彭巍)