高職商務文秘專業崗位能力定位及結構分析

摘要:高職商務文秘專業是一個較新的專業,它所對應的旅游行業崗位群的能力結構及水平呈動態復雜狀態,正確實施該專業崗位能力的結構安排與水平定位,需要將崗位所需要的核心能力與基本能力區分開來,還必須考慮到在不同類型企業中秘書崗位職責設定的影響因素及其他相關影響因素。

關鍵詞:高職;商務文秘;能力定位;結構

高職教育強調以培養職業能力為主線來制定和實施專業人才培養方案,高職商務文秘專業由于興辦時間不太長,加上不同類型企業對該專業崗位職責的設定不同,對崗位能力結構及能力要求也不盡相同,因此,學校與不少教師對該專業崗位能力結構與定位也不太清楚。弄清楚該專業崗位能力結構與水平要求,是高職教育確保該專業學生培養質量的重要前提,對此,筆者擬作一些較深入的分析。

商務文秘崗位能力內涵及相關概念的區分

商務文秘崗位能力是指企業該類崗位實際需要的一組動手能力和思維能力,是企業秘書人員能勝任崗位工作的必要條件。支撐企業秘書人員崗位能力的是相應的基礎知識、技能訓練及實際動手經驗的積累以及包括工作態度在內的綜合素質。

欲正確把握商務文秘崗位能力內涵,需要對幾個相關概念加以區分(首先要說明的是,以下區分方法與內容也能相應地用到其他專業類似的分析上,但為使商務秘書專業崗位能力結構及水平要求設定合理化,運用一般性區分方法是十分必要的)。第一,秘書基本能力不能等同于秘書崗位能力,如計算機基礎運用能力、基本文字表達能力等,與秘書崗位能力相關,但不可等同;此外,如學習能力、感悟能力、抽象思維能力等也不能等同于崗位能力。第二,文秘崗位技能不等于文秘崗位能力,崗位能力比崗位技能外延要寬,內涵更豐富。崗位技能是崗位能力的部分外在性、策略性、經驗性的表現,比如跨文化交際能力,如果交際對方是講不同語言的他國客商,秘書人員即使非常熟悉交際方式、策略禮儀,但如果沒有相應的外語知識及口頭或書面表達能力,沒有對客人不同心理的快速反應能力,交際技能就失去了基礎,即使某些技能能派上用場,那也只不過是程式化的,機械僵硬的動作、語言或表情。第三,秘書基礎知識不等于崗位能力。比如,秘書人員學過商務寫作課,懂得許多商務寫作知識,但不一定能進行各類商務應用文書的寫作。第四,商務秘書基本素質不等于崗位能力。這里的基本素質是秘書實際具有的、在完成崗位各種具體工作任務時起指導或參與作用,但又不直接外化為工作行為及技巧策略的知識、意識、經驗等。例如,秘書非常注意對重要、敏感信息的保密,這是一種職業素質,不能認為是崗位能力;又例如,秘書無論在什么場合,都要非常注意維護企業的榮譽,這也是素質,而不是能力。第五,秘書個人超前具備的拓展能力或可持續發展能力不能等同于崗位能力。假設一個秘書人員電腦制圖水平極高,但企業在制圖方面有專業人員和崗位,那么,這一能力就不是秘書的崗位能力。

弄清楚了商務秘書崗位能力內涵及其與其他相關概念的不同點,可以準確、合理地確定商務秘書崗位能力及其結構,并且可以為進行相應的能力水平定位奠定良好的基礎。

高職商務秘書崗位能力構成與能力水平確定

高職商務秘書崗位能力及相應水平的確定,首先要明確兩個“不同”,一是人才培養規格定位與其他教育主體不同。高職商務秘書專業既不同于本科院校的同類專業,也不同于中專或職業高中的同類專業,其人才培養的主旨是“理論夠用”且專業崗位動手能力極強的應用型人才。二是不同類型企業對秘書崗位的職責設置及相應能力的水平下限要求不同。

在大型國有企業中,秘書部門多被稱為“公司辦公室”或“集團辦公室”,部門整體職責是圍繞企業決策和指揮層的組織、計劃、指揮、協調和控制職能展開的,它對企業領導層負責,為企業領導層服務,同時負責聯系和協調企業各職能部門的工作,負責對外聯絡、宣傳、公關事務等。因此,部門內具體秘書崗位設置較多,如行政秘書、調研(文字)秘書、領導私人秘書、文員、信息檔案員等,而且還會在企業各職能部門如技術部、財務部、采購銷售部等設立秘書崗位。這類企業對秘書人員的崗位能力水平要求很高。中型(包括偏上、偏下規模)企業秘書崗位較少,秘書部門多被稱為“經理辦公室”或“廠長辦公室”,職責與上述大型國有企業秘書部門的職能范圍基本相同,只是服務對象的數量減少而已。小型企業(目前主要是民營企業)少數設有秘書部門,一般稱為“值班室”,多數則不設專門的秘書部門,而只設一個秘書崗位,此崗位人員有的被稱為“前臺”或“總經理秘書”,有的則被稱為“經理助理”等,這類秘書協助總經理處理企業內部、外部幾乎所有的事情,職責是“全能型”的,但崗位能力水平要求卻并不是特別高。根據不同類型企業對秘書崗位的設置及相應崗位能力要求的巨大差異性,高職商務秘書專業崗位設置及能力要求很難整齊劃一,歸納出一個標準模式,只能根據所有類型的秘書崗位列出相應的能力,然后再將這些能力劃分為基本能力和核心能力,再加上不同行業、專業(秘書專業以外的)的“第二專業”能力及秘書個人應具備的拓展能力及可持續發展(縱向或橫向的)的職業能力,共同構成一個較完整的企業秘書崗位能力定位及結構,具體如圖1所示:

1.基本崗位能力包括:(1)計算機基礎運用能力;(2)基本文字與口頭表達溝通能力;(3)商務禮儀運用能力及工作場合中的個人形象設計、保持能力;(4)基礎性外語運用能力;(5)基本調研能力。

2.核心崗位能力包括:(1)商務文書撰擬與處理;(2)辦公自動化設備操作;(3)手寫與計算機速記;(4)辦公室日常事務辦理。包括郵件信函的處理和信函、電子郵件發出,辦理領導交辦的事項,通過電話及面對面口頭表達進行上傳下達、內外溝通,來客接待與用戶、員工投訴處理,開具各種信函,印章使用,擬寫企業大事記,值班、差旅安排,辦公室環境維護和管理,辦公程序管理和時間管理等;(5)會議事務辦理。包括會前參與組織、策劃、準備,會中服務、參與控制,會議結束后的善后工作,整理會議紀要,受權對外發布會議信息等;(6)會見會談事務辦理;(7)參與商務談判,進行商務溝通;(8)企業信息和檔案工作辦理;(9)外語口頭、書面表達能力。對涉外商務秘書而言,這九項核心崗位能力是就該專業的總體要求而提出的,不言而喻,具體學校應根據學校所在行業、地區、學生的文化基礎及其他具體情況進行再篩選、再確定,一般而言,核心崗位能力不能少于四項。

3.崗位特色能力。這里包含兩個層面的特色能力。一是文秘專業能力加上“第二專業”的基本知識和能力,如北大方正軟件技術學院的文秘專業,學生除了具備商務秘書的必要崗位能力外,還要具備一定的IT知識和基本技能,這種特色崗位能力是通過“復合式”培養得到的。二是學生在上述核心崗位某一方面的能力達到的水平,如出色的商務文書寫作水平,或又快又準的速記水平等。學生具備了這一特色能力,即使在其他崗位能力方面水平一般,也會深受企業歡迎,也同樣具有很強的競爭優勢。這種特色是學院在秘書專業建設中實行有所為、有所不為而形成的。

4.拓展能力及可持續發展能力。企業秘書崗位所承擔的崗位工作極為瑣碎,但對秘書人員企業管理能力的培養具有其他崗位不可比擬的優勢,這就在很大程度上決定了企業秘書只要堅持在企業工作下去,就必定會以秘書崗位工作為起點和基礎,沿著一定的職業生涯發展線路不斷向前發展,這是對個人、對企業和對社會都大有裨益的事情。秘書職業發展的方向因人、因企業而異,如行政崗位秘書可能向行政主管、辦公室主任、綜合管理部主任、行政廠長等職位發展;助理類崗位秘書可以發展成為總經理秘書、總經理助理;涉外商務秘書有可能發展成為企業駐海外某地的經理等。因此,該專業崗位能力培養計劃中應該考慮到學生的拓展能力及可持續發展能力,這類能力一般可通過設置選修課和安排引導學生到企業不同的管理性崗位實訓、實習加以積累。具體能力包括:企業重大活動策劃及運作能力,企業形象策劃能力,企業信息化網絡建設設計管理能力,企業發展規劃及重要經驗總結材料撰寫能力,企業制度設計與實施管理能力,員工管理能力,企業與員工勞動關系管理與協調能力,企業流程設計與管理創新能力,企業對外公關能力,企業海外市場開拓談判與溝通能力,企業應對外部單位與個人非合理起訴能力,企業與金融機構、稅務、海關、工商管理等部門有關的業務管理溝通能力,等等。這些能力與企業秘書崗位工作都有一定的聯系,但不作為此崗位要求的核心能力或主要能力,專業培養計劃也不能要求學生一定要具備這些能力,更不可要求學生具備所有這些能力,而是要提供條件并引導學生根據自己的特點和職業發展設想,選擇其中的一項或幾項拓展自己學習和實訓的范疇。

明確了該專業崗位能力定位及內在結構,即哪些是該專業的核心能力,哪些是基礎能力及其他相關能力,對于消除誤區,科學、合理地進行專業崗位能力的定位與設置十分重要。

商務秘書崗位能力定位應注重與擴展性影響因素的整合

要真正實現商務秘書專業崗位能力的科學定位,除了要弄清楚不同企業對該專業崗位能力的不同要求外,還必須注重與以下幾方面擴展性影響因素進行整合,以進一步清除科學定位的障礙,增加科學定位的合力。

與行業因素整合不同的行業對秘書崗位能力的要求盡管存在很多一致的方面,但也有較明顯的行業特征,如電子制造行業絕不同于生物產品生產企業,了解或懂得行業知識,可以有效地消除秘書人員因不了解企業業務知識而產生的與企業的距離感和對崗位工作的陌生感,避免許多因不懂企業業務而產生的工作上的錯誤,大大縮短到企業后了解企業業務及相應管理標準與要求的時間。因此,學校要注重依靠行業辦文秘專業,并應根據行業特點設置文秘崗位能力及要求。

與企業因素整合具有不同所有制、不同國別和地區、不同規模、處于不同產業中的聯合體及具有不同內部組織結構的企業,對秘書崗位的設置及相應職責與能力的要求也不盡相同,甚至會有很大差別。企業允許秘書人員職業發展的路徑也不相同,所以,商務秘書專業崗位能力定位必須充分考慮到不同企業的實際要求,包括企業的共性要求,并應在專業教學過程中充分依托企業,合理利用一切可以利用的企業資源培養秘書相應的崗位能力,對于秘書人才需要較集中的行業或企業,可以實行“訂單”培養,這樣就可以做到根據不同行業、企業的需求確定秘書崗位能力并進行有針對性的教育培養。

與學生個人因素整合學生的文化基礎不同,興趣不同,性格不同,職業發展志向不同,所處地區企業群體的構成不同,秘書崗位能力中的特色崗位能力及拓展能力、可持續發展能力培養要充分考慮學生的具體情況,不能脫離學生的實際而一廂情愿地設置或不設置某些崗位能力。

與職業考證因素整合秘書國家職業資格考證屬于國家行為,考試內容具有權威性、標準性、兼顧性等特點,學生獲得一定級別的秘書職業資格證書后,企業對學生(上崗前和上崗后)的評價級別提升,使用的有效區域范圍擴大,所以各地高職院校商務秘書專業在崗位能力定位時,要盡量兼顧與國家職業標準對接,以利學生達到國家標準,提高考證通過率。

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作者簡介:

肖傳亮(1957—),男,廣州番禺職業技術學院經濟學副教授,研究方向為企業管理。