淺談高職院校系部教學(xué)秘書的執(zhí)行力

柯軼凡

摘 要:高職院校系部是教學(xué)、科研、行政等各項(xiàng)工作的基層部門,系部對(duì)院校、學(xué)院各項(xiàng)政策的落實(shí)起到關(guān)鍵性的作用,而系部教學(xué)秘書作為系部教學(xué)管理工作者,其工作執(zhí)行力直接影響著高職院校、系部各項(xiàng)工作的落實(shí)和實(shí)施。提升高職院校系部教學(xué)秘書的執(zhí)行力,需要其自身工作意識(shí)、職業(yè)能力的提升以及長(zhǎng)效機(jī)制的構(gòu)筑。

關(guān)鍵詞:高職院校 系部教學(xué)秘書 執(zhí)行力

On the Executive Capability of Teaching Secretary of the Department of Vocational College

Ke Yifan

(Computer Department of Fuzhou Vocational and Technical College,Fuzhou 350108)

Abstract:Department of vocational college is the basic unit for teaching, research, administration and other work, and it is key important for the implementation of policies of college and school. The executive capability of the teaching secretary of department, who is the teaching administrator, directly impacts on the implementation of various work of college and school. Enhancing personal work consciousness and vocational abilities, and establishing persistently effective mechanism will improve the executive capability of the teaching secretary.

Keywords:Vocational collegeteaching secretary of the departmentexecutive capability

何謂執(zhí)行力?按照余世維博士的說法,執(zhí)行力“就是按質(zhì)按量地完成工作任務(wù)”的能力。執(zhí)行力意味著政策的落實(shí)和工作的成敗。筆者作為高職院校系部教學(xué)秘書,在繁重、瑣碎的工作中更加深刻地體會(huì)到這種能力的重要性。執(zhí)行力不是與生俱來(lái)的,它受到個(gè)人的努力、環(huán)境的因素、政策等的制約。

一、高職院校系部教學(xué)秘書缺乏執(zhí)行力的現(xiàn)狀

高職院校的系部是集教學(xué)、科研、行政等工作為一體的基層教學(xué)管理部門,是高職院校辦學(xué)理念、方針政策的具體實(shí)施部門。系部教學(xué)秘書是系部教學(xué)工作的具體實(shí)施者,是系部與學(xué)院、系部與師生、系部與社會(huì)溝通的橋梁和紐帶,其工作在系部教學(xué)管理中起著關(guān)鍵性的作用。但我們有時(shí)能看到,系部教學(xué)秘書在教學(xué)工作中的執(zhí)行力不夠。

高職院校系部教學(xué)秘書從起草文件到下達(dá)通知、從收發(fā)文件到資料歸檔、從課表編制到考務(wù)安排、從溝通上下到對(duì)外接洽等,小到接電話,大到保障教學(xué)工作的順利完成,一樁樁、一件件都要認(rèn)真辦理,來(lái)不得半點(diǎn)馬虎和敷衍。高職院校系部教學(xué)秘書若沒有較強(qiáng)的執(zhí)行力很難圓滿完成院系內(nèi)部的教學(xué)管理工作,甚至影響到院系日常事務(wù)工作的順利進(jìn)行。

二、高職院校系部教學(xué)秘書缺乏執(zhí)行力的主要表現(xiàn)及危害

一個(gè)好的執(zhí)行者能夠彌補(bǔ)決策方案的不足,但再完美的決策方案也照樣有可能斷送在滯后或軟弱的執(zhí)行者手中。高職院校系部教學(xué)秘書缺乏執(zhí)行力的主要表現(xiàn)有:一是沒有認(rèn)識(shí)到自身就是發(fā)展環(huán)境的重要組成部分,辦事拖拉,作風(fēng)不實(shí),態(tài)度冷漠,差錯(cuò)不斷;二是陳舊的管理觀念,不從服務(wù)對(duì)象的角度考慮問題,只知道機(jī)械地拿行政條文行事,不研究,不主動(dòng)想辦法解決問題。

教學(xué)秘書工作缺乏執(zhí)行力,會(huì)對(duì)系部乃至整個(gè)學(xué)院教學(xué)工作的正常運(yùn)行產(chǎn)生極大危害,以下僅以兩例說明。

如果教學(xué)秘書在工作中缺乏主人意識(shí),對(duì)待工作僅以按時(shí)完成不求質(zhì)量為標(biāo)準(zhǔn),那就不能算是合格的教學(xué)管理工作者。在統(tǒng)計(jì)教師工作量,或者安排課表、考表時(shí),對(duì)數(shù)據(jù)不加審核,僅滿足于按時(shí)出具材料,很可能造成教師勞無(wú)所得或少勞多得;或者致使學(xué)生課表、考表的安排出現(xiàn)時(shí)間地點(diǎn)的沖突,嚴(yán)重?cái)_亂教學(xué)秩序。

在現(xiàn)代的教育產(chǎn)業(yè)中,從教人員尤其需要注意服務(wù)意識(shí)的提高。在同事咨詢教學(xué)問題或?qū)W生想了解成績(jī)、學(xué)籍的情況下,如果教學(xué)秘書態(tài)度漠然、情緒惡劣、反應(yīng)拖沓,將極有可能傷害工作伙伴或?qū)W生的情感,影響系部教學(xué)工作管理者形象。

三、高職院校系部教學(xué)秘書執(zhí)行力缺失的原因

教學(xué)、科研和社會(huì)服務(wù)是高職院校的三大工作重心,教學(xué)秘書作為溝通院系、服務(wù)師生的中間橋梁,其工作并不直接產(chǎn)生效益。因此,在傳統(tǒng)觀念的影響下人們往往認(rèn)為教學(xué)秘書只是領(lǐng)導(dǎo)的附屬品,角色與作用并不明顯,待遇和地位也相對(duì)較低。

系部辦公室的工作繁雜而且有很強(qiáng)的時(shí)效性,教學(xué)秘書的工作平凡、枯燥、重復(fù)性強(qiáng),他們除了忙不完的日常事務(wù),還要完成領(lǐng)導(dǎo)或教師臨時(shí)交辦的各項(xiàng)工作,一旦遇上緊急情況,犧牲休息時(shí)間加班加點(diǎn)工作更是家常便飯。高強(qiáng)度的工作使教學(xué)秘書不可能像專業(yè)教師那樣有較多的自由時(shí)間用于學(xué)習(xí)、科研等工作,間接影響了職稱的晉升,更不可能像專業(yè)教師那樣在校外兼職創(chuàng)業(yè),改善自己的生活條件。此外,教學(xué)秘書的辛勤投入未必能獲得相應(yīng)的回報(bào)。秘書工作的幕后性、潛隱性決定了他們“臺(tái)前亮相少,幕后服務(wù)多;付出的辛勞多,得到的回報(bào)少”。在這樣極有壓力的生存狀態(tài)下,教學(xué)秘書在工作中的執(zhí)行力就比較容易缺失。

四、提升高職院校系部教學(xué)秘書的執(zhí)行力

工作執(zhí)行力的意義顯而易見,著力提升高職院校系部教學(xué)秘書的執(zhí)行力勢(shì)在必行。對(duì)于這項(xiàng)工作,筆者認(rèn)為可以從以下幾方面努力:

(一)強(qiáng)化自身工作意識(shí)是必要條件

1.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。學(xué)校的核心職能是人才培養(yǎng),而秘書人員主要從事管理工作,一般不直接參與教學(xué)科研工作,不能像專業(yè)教師那樣直接走上講臺(tái)教書育人。因此,教學(xué)秘書應(yīng)以學(xué)院、系部整體利益為中心,牢固樹立服務(wù)育人的思想,踏踏實(shí)實(shí)做好教學(xué)管理工作。

秘書工作的“三服務(wù)”性,決定了教學(xué)秘書要牢固樹立大服務(wù)意識(shí)。首先,無(wú)論是否職責(zé)范圍均能熱情服務(wù),堅(jiān)持有訪必接、有疑必釋、有難必幫的服務(wù)原則。其次,在服務(wù)的過程中堅(jiān)持謙虛謹(jǐn)慎、平等待人的原則。要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng),堅(jiān)決杜絕“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”的簡(jiǎn)單粗暴、推諉拖延的服務(wù)態(tài)度。

2.強(qiáng)化奉獻(xiàn)意識(shí)。這就要求教學(xué)秘書,一方面要熱愛本職工作,堅(jiān)定信念、提高思想覺悟,充分認(rèn)識(shí)系部教學(xué)工作的重要性和必要性,提高對(duì)本職工作的認(rèn)同感和自豪感;另一方面要耐得住清貧,抵得住誘惑,強(qiáng)化奉獻(xiàn)意識(shí),甘做幕后英雄,用廣闊的胸襟、激昂的熱情、過硬的業(yè)務(wù)本領(lǐng)投入到秘書工作中去,不過多計(jì)較個(gè)人得失,不過于在意功名利祿。

3.強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)意識(shí)。高職院校的系部教學(xué)秘書工作綜合性極強(qiáng),各項(xiàng)工作相互關(guān)聯(lián),各崗位之間分工不分家,是一個(gè)有機(jī)的整體,許多工作單靠個(gè)人力量是很難完成的。因此,作為教學(xué)秘書要學(xué)會(huì)控制自己的情緒和心情,培養(yǎng)大同精神,工作中與其他同事相互配合、精誠(chéng)合作,切忌耍小心眼、做小動(dòng)作、動(dòng)小腦筋,要用積極健康的心理狀態(tài)投入工作,以大局利益為重,注重團(tuán)隊(duì)合作,真正做到干一行、愛一行、鉆一行。

(二)提高職業(yè)技能是基礎(chǔ)

1.創(chuàng)新能力。不斷學(xué)習(xí),求實(shí)創(chuàng)新,這是秘書成功的最佳途徑和成功之道。高職系部教學(xué)秘書應(yīng)該把工作的過程本身當(dāng)作一個(gè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過程,不斷地從工作中發(fā)現(xiàn)問題、研究問題、解決問題,并養(yǎng)成習(xí)慣,在做任何一件事之前都認(rèn)真想一想, 有沒有新的方法可以使執(zhí)行的力度更大、速度更快、效果更好。

2.謀劃能力。不僅決策離不開謀劃,執(zhí)行同樣需要謀劃。高職系部教學(xué)秘書在執(zhí)行過程中必須制定周密的計(jì)劃,分清輕、重、緩、急,列出計(jì)劃表,分配部屬,自己再嚴(yán)加督控。

3.領(lǐng)悟能力。做任何事情之前,都必須徹底弄清上級(jí)指令,然后以此為目標(biāo)掌握做事的方向。切忌不能一知半解就開始埋頭苦干,致使事倍功半,甚至勞而無(wú)功。

4.協(xié)調(diào)能力。高職院校系部教學(xué)秘書所處的崗位比較特殊,要經(jīng)常性的承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外、銜接各方。因此具備一定的綜合協(xié)調(diào)能力是必不可少的。在綜合協(xié)調(diào)的過程中要顧全大局,克己忍讓,協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)掌握教職員工的思想動(dòng)態(tài),協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)調(diào)動(dòng)并增強(qiáng)師生員工的責(zé)任感和積極性,正確地處理師生員工之間的矛盾,共同推進(jìn)工作的開展。

5.判斷能力。面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜的現(xiàn)實(shí),需要實(shí)事求是地理清事物的前因后果、發(fā)展趨勢(shì),從而找到問題的癥結(jié)所在,并提出相應(yīng)的解決方案,這就要求我們學(xué)會(huì)洞悉先機(jī)、未雨綢繆,只有這樣才能化危機(jī)為轉(zhuǎn)機(jī),最后變?yōu)榱紮C(jī)。

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作者單位:福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院計(jì)算機(jī)系