專家支招:回顧展望利再戰 決策參考意義大

記者：有人戲稱應付差事式的年終總結是“條分縷析成績，一筆帶過不足；再談三點打算，一篇總結完畢。放之四海皆準，保證領導滿意”。您認為HR應該如何寫這份年終總結報告?

劉秋華：很多企業做年終總結會流于形式，這是普遍的問題。根本原因就是沒有認識到年終總結的重要性。實際上年終總結是對一年工作的回顧和展望，要分析我們取得這樣的成績和業績的原因，導致年初計劃目標沒有實現的問題和不足是什么，比如說招聘實施過程中招聘周期和招聘方法錯了，招聘方案的分析是很重要的，總結得失的基礎上提出我們明年的改進方案。

對于年終總結走形式這個問題，我們重點做了幾項工作來解決。第一是制度流程。制度是企業的法律，從制度上進行規范強制去做。二是讓員工從內心去認識，愿意做總結。可以通過員工培訓和企業刊物介紹總結工作的重要性，讓員工認識到總結也是對個人的一種提升，更有利于職業生涯的發展，不斷總結改進才能達到個人螺旋式的提升。

記者：雖然年終總結每年都做，但有些時候HR的辛苦勞動換來的卻是老板的漠視和員工的誤解，從而使得年終總結達不到應有的效果。您認為HR應該如何避免這種情況的發生?

李立成：年終總結，是員工對一年的工作進行一個回顧分析并對下一年度的工作提出自己的想法。年終總結報告更是給管理者對下一階段決策的依據與考核員工績效的標尺。如果不是真的時間很忙的話，我建議各管理者還是要把年終工作總結作為一項重點工作來抓。領導都這樣對待年終工作總結了，還能指望員工能重視嗎?工作總結，表面上是給管理者或是上級看的，但更是我們自身對一年工作成果的一個很好的回顧。年初定的目標我完成了多少?出了哪些問題?為什么會出現這樣的問題?如果這樣問題再讓我遇到，我會不會解決?我們要從總結回顧當中總結經驗尋找不足之處，給領導看，也是一種尋求解決和幫助的方法。

劉秋華：解決這個問題的做法是將年終總結考核表放在一起，根據計劃將業績、內容和新方法等都一一列出來，根據年初計劃中指標完成情況評估甚至可以直接打分，大家都會很認真。并且考核結果還與年終獎金、任免掛鉤，尤其是對發展不太成熟的中小企業，這是非常有效的。

記者：在年終總結執行過程中，HR通常會遇到什么樣的情況?您有沒有一些好的解決辦法?

劉秋華：在我咨詢的企業中，年終總結會遇到很多問題。比如一個典型的例子，有的公司老總一到年終就特別忙，抱怨人力資源部門給的表格太多，公司有四五十個中層干部，下級部門也不專心做總結。針對遇到的情況怎么辦?我給出的方法就是點對點溝通解決。先抓關鍵崗位，與他們充分交流，先和他們做好朋友，然后再通過他傳達公司意圖。只要關鍵崗位上的人能充分認識到事情的利和弊，他就會以身作則帶動起其他人的積極性。

李立成：現在，很多企業把工作總結，當成是下屬員工的述職報告。有的時候HR的報告沒有得到應有的重視。這其實是一個觀念轉化的問題。部下到底有沒有在全身心的投入工作，工作總結就是最好的試卷。實際的工作當中，領導沒有也不可能有那么多的時間和精力參與部下每天的工作，那么年終總結最基本的，你要把年初既定的各項目標完成情況做一個完整的匯報，再就是把一年當中有影響力的或是有代表性工作以及為達到既定的工作目標所采取的措施都要闡述清楚。以上是最基本的。回顧總結之后，就要對當年的工作情況、市場狀況、競爭形式做一個分析了，如SWOT分析。前面是回顧所做的，后面就是對現在的情況做一個有效的分析，從而為管理者提供決策依據，對下一年的計劃制定針對性和目標達成率更高。也就是有效果的總結自然會引起領導的重視，效果執行也就不成問題了。