電子文件檔案化管理芻議

高 俊

摘要:隨著人類的進步、科技的發達,越來越多的電子文件需要進行科學管理。本文就電子文件的特性及電子文件實行檔案化管理做些探討。

關鍵詞:電子文件 特性 檔案 管理

近幾年,電子信息技術取得飛速發展。辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善,隨著計算機技術的普及,許多日常工作可以直接在計算機和網絡上辦理,各種文件從產生到處理歸檔幾乎可以不使用紙和筆,先進技術的發展和管理方式的變化產生了大量的電子文件,電子文件管理就成為我們新時期檔案管理工作者值得思考的問題。

一、電子文件的特性

電子文件是指在數字設備與環境中生成,以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數字設備閱讀、處理,并可在通信網絡上傳送的文件。電子文件檔案化管理,就是在傳統檔案管理經驗和形式基礎上,結合電子文件自身的特點,采用先進的計算機和網絡技術,對電子文件實行社會化、自動化、網絡化管理,從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式。

電子文件隨時產生,隨時更改,存儲在計算機硬盤、磁盤或光盤中。因此,它對計算機有很強的依賴性。要保存歸檔,必須以磁盤或光盤的形式移交,還包括該文件的讀取軟件及相應的操作系統。而現有的計算機存儲設備容量雖然很大,但面對快速發展的電子文件,總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快,許多早期形成的文件在新的軟件環境下不能讀取,即使同時期的電子文件也有應用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力。保留舊的設備和多種應用軟件,顯然從人力和物力上都是一種浪費。所以,電子文件歸檔工作要走社會化管理這條路,由專業的檔案部門去管理。

電子文件管理模式應采取先進的技術和理念,以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業檔案管理部門通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段對電子文件信息進行集中統一的管理,并對其進行鑒定、分類、整理、編目、存儲,必要時可進行計算機硬盤、磁盤、光盤或打印等方式多重備份,避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對電子文件檔案信息采取維護以保證電子文件的原始性。檔案部門進行用戶確認后提供信息查詢功能,以確保檔案的完整與安全。

二、電子文件應由檔案部門實行檔案化管理

1.電子文件應由檔案部門實行檔案化管理,從電子文件形成的過程和特點看,電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處理階段。根據文件生命周期理論,電子文件的處置階段(歸檔)仍應由檔案部門集中統一管理。這是《中華人民共和國檔案法》有關規定的要求,也是電子文件形成部門的必然選擇。

2.電子文件有別于傳統的檔案文件,它必須通過復雜的編碼和解碼過程,才能提供利用,與載體沒有必然的聯系,它可以復制并存儲于不同介質之中,利用者只要獲得允許,就可以隨時隨地調出并查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式,傳統的檔案管理方式和方法已經無法適應,因此,適應現代管理制度和信息社會的發展,加強電子文件歸檔工作,對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

三、電子文件管理的實際運用

1.根據各單位的實際情況建立健全有效的、規范的、程序化的電子文件管理制度,對電子文件從形成到歸檔進行規范化管理,以確保其信息的原始性、真實性和完整性。比如:對每份電子文件的修改、存取、傳輸等任何操作都進行實時登記,以密碼形式存儲,以防止被刪改,從而為隨時印證該電子文件的原始性提供完整、細致的查考信息。

2.由于現今的電子文件多以磁盤的形式存在,就必須建立磁盤文件登記記錄,這可以從兩方面入手:首先,要分類接收,先按照電子文件是否有必要歸檔為原則進行初步鑒定,然后再分別依據電子文件性質進行分類,分別拷入磁盤,并在磁盤上貼標簽,統一登記入冊,計算機硬盤只是作為臨時存儲的媒介,為防止磁盤損壞我們也有必要打印備份。對中途需要修改的文件,必須同時建立嚴格的部門審批、登記制度。其次,檔案部門對已歸檔的電子檔案要進行嚴格的移交、鑒定、分類、登記、備案制度。

3.要開發利用。檔案部門要積極發揮職能優勢,利用計算機等數字設備對電子文件進行處理,并定期把已歸檔并可供傳閱的電子文件信息在網絡上傳送,讓有關部門能及時了解本單位的信息,同時,要與相關部門密切配合,保證電子文件的安全性。

4.對生成和讀取電子文件的應用軟件及相應的操作必須一同記錄歸檔,以確保軟件更新后原來保存的電子文件隨時能讀取;對已歸檔的電子文件的管理,要設置規范化的制度和有效的管理措施,確保其信息的安全;長期保存的電子文件應做到計算機硬盤、磁盤、光盤和打印等多重備份,并一起歸檔。

電子文件管理對檔案部門、對電子文件形成部門都具有現實意義。隨著辦公自動化的普及,電子文件檔案化管理勢在必行,同時,應和技術部門、法律界和文件形成部門等各行各業人士密切配合,保證電子文件的原始性、真實性和準確性,共同推進電子文件的社會化、標準化、自動化、網絡化管理,加強電子文件的檔案管理工作,進一步提高電子文件檔案化管理水平。