某制造企業(yè)內(nèi)部基礎(chǔ)管理問題及其對策研究

潘艾華

[摘 要]本文從實務(wù)角度研究了某制造企業(yè)存在的基礎(chǔ)管理問題和改善對策,以期對其他制造企業(yè)內(nèi)部管理問題的分析與改善起到一定的借鑒作用。

[關(guān)鍵詞]實務(wù)研究;企業(yè)管理;問題與對策

[中圖分類號]F426.31 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-6432(2009)36-0038-02

2009年1月5~15日,為協(xié)助本地某制造企業(yè)尋找內(nèi)部管理改善路徑,我們應(yīng)邀對其進(jìn)行了為期11天的調(diào)研。調(diào)研主要采取問卷調(diào)查、現(xiàn)場走訪、會議討論等形式進(jìn)行。其間,我們共發(fā)放調(diào)查問卷182份,回收問卷182份;并分為兩個小組,走訪干部員工共30人。其中高層管理者2人,中層管理者5人,員工23人。通過調(diào)研,我們發(fā)現(xiàn),該企業(yè)基礎(chǔ)管理薄弱、各級管理者執(zhí)行力較差是導(dǎo)致其管理效率低下的主要原因。

1 該企業(yè)管理中存在的幾個主要問題

1.1 物料管理極不規(guī)范

我們在現(xiàn)場調(diào)研中發(fā)現(xiàn),該公司的兩個物料倉庫中,貨柜(貨架)擺放整齊,但我們無從知道貨柜(貨架)里放的是什么、有多少等基本信息,因為貨柜(貨架)上根本沒有任何有關(guān)庫存產(chǎn)品的信息卡。當(dāng)我們問保管員“你如何知道待發(fā)放的物料有沒有,若有又在哪里”時,他們的回答是:“在我的腦袋里?！痹谥虚g倉庫,我們還注意到物料領(lǐng)用沒用任何記錄。車間要什么,要多少,由領(lǐng)料員與保管員口頭交代便是,誰領(lǐng)的、領(lǐng)了什么、領(lǐng)了多少、還剩多少,都沒有記錄。我們問保管員:“為什么不建賬、卡?”她的回答是:“我們一直是這樣。其實,我們也很累,沒有一天休息?！碑?dāng)我們問“為什么沒有一天休息”時,她的回答是:“因為這里的物品只有我知道,別人都不知道?！睋?jù)保管員說,在該公司的其他倉庫也有類似的情況。

1.2 質(zhì)量管理基礎(chǔ)工作薄弱

我們走訪了該公司從原料進(jìn)廠檢驗,一直到成品出廠前的檢驗等質(zhì)量控制各環(huán)節(jié),結(jié)果發(fā)現(xiàn):部分原料的進(jìn)廠檢驗還沒有標(biāo)準(zhǔn),檢驗員憑自己的“感覺”檢驗。我們問當(dāng)事質(zhì)檢員:“你覺得你的感覺如何?”他無奈地說:“其實,我很難受呀,我時刻擔(dān)心著因我的‘感覺失誤導(dǎo)致工作損失……我也向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映多次,但目前還是這樣?！蓖瑫r,除原料進(jìn)廠檢驗外,其他環(huán)節(jié)的檢驗活動都沒有規(guī)范記錄。我們問:“萬一產(chǎn)品在外面出現(xiàn)質(zhì)量問題,公司怎么處理呀?”回答是:“再來分析呀,一般都有責(zé)任。”

我們在走訪中還了解到,該公司目前還沒有設(shè)置專職的基層質(zhì)量管理部門,公司總部設(shè)有質(zhì)量管理部,負(fù)責(zé)指導(dǎo)各基層的質(zhì)量管理工作,各車間(或生產(chǎn)部)質(zhì)量檢驗人員隸屬于車間管理,車間的質(zhì)量管理工作由車間行政領(lǐng)導(dǎo)兼職。

1.3 成本、效率意識有待加強(qiáng)

我們在走訪中發(fā)現(xiàn),生產(chǎn)現(xiàn)場存在“長流水”、“長開機(jī)”、用銅絲代替塑料繩捆扎物品、裝配時經(jīng)常連續(xù)十幾個都配不上、材料沒有定額、良品率低等較多的浪費(fèi)現(xiàn)象。當(dāng)問及員工這些現(xiàn)象是否影響工作成本和效率時,他們有的回答“長期以來就是這樣,習(xí)慣了,也沒考慮其他”,有的回答“也知道這樣浪費(fèi)、效率低,但自己無能為力”……

1.4 管理人員與員工之間缺乏必要和有效的溝通

在調(diào)查中,我們明顯感受到,公司各級管理人員與員工之間缺乏必要和有效的溝通,導(dǎo)致相互之間缺乏了解,甚至有較多的誤會、怨言,這直接影響著員工的工作情緒,以致較嚴(yán)重影響員工工作積極性的發(fā)揮。這一問題在調(diào)查問卷中也有明顯體現(xiàn)。如:對“您知道公司有哪些與自己有關(guān)的管理制度?請把它們的名稱寫在下面空白處”一問,在回收的49份有效答卷中,回答為不清楚的有24份,占49%;回答只知道考勤制度的有25份,占51%。對“您了解公司制度的主要途徑是什么(可多選)”一問,有104人回答“領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)”,占57%;有42人回答“專門培訓(xùn)”,占23%;有24人回答“非正式途徑”,占13%。

1.5 亟待加強(qiáng)制度建設(shè)

在調(diào)查中我們了解到,較多管理人員和員工反映管理職責(zé)不清,導(dǎo)致眼前的管理事務(wù)不知該由誰做;很多工作既沒有作業(yè)規(guī)范和要求,也沒有工作質(zhì)量與效果考核,干好干壞沒差別。據(jù)問卷統(tǒng)計,對“您認(rèn)為公司制度的落實效果如何”一問,回答“好”的有9人,占6%;回答“較好”的有46人,占29%;回答“一般”的有89人,占56%;回答“差”的有14人,占9%。對“你曾參與公司管理嗎”一問,回答“經(jīng)常參與”的有18人,占11%;回答“偶爾參與”的有44人,占28%;回答“從沒參與”的有94人,占59%。對“您的建議被采納情況如何”一問,回答“多數(shù)被采用”的有54人,占41%;回答“多數(shù)未被采用”的有17人,占13%;回答“沒有消息”的有45人,占35%;還有13人是空白,沒填。

1.6 執(zhí)行力有待提高

在走訪中,我們也注意到一種較普遍現(xiàn)象:管理人員和員工都知道某些事情要做,但是,那些事情總是會由于這樣或那樣的原因而沒有做,要做的事多處于計劃狀態(tài),或只停留在腦袋里,而沒有被及時落實到行動中。

2 改進(jìn)建議

2.1 開展干部員工培訓(xùn),統(tǒng)一思想,提高認(rèn)識

針對該公司目前較突出的干部員工思想認(rèn)識問題,我們建議:一是對干部職工開展有關(guān)職業(yè)態(tài)度、現(xiàn)場工業(yè)工程技術(shù)、質(zhì)量管理、物料規(guī)范管理等方面的主題培訓(xùn),促進(jìn)干部員工全面增強(qiáng)成本意識、效率意識和質(zhì)量意識,掌握和應(yīng)用現(xiàn)代先進(jìn)的管理控制方法。二是對干部職工開展公司內(nèi)部管理制度培訓(xùn)。據(jù)我們了解,該公司擁有內(nèi)部廣播、電視、墻報、專欄、黑板報等媒體。如果充分運(yùn)用這些媒體及時開展多種形式的公司內(nèi)部管理制度宣傳,無疑將有利于增進(jìn)了解,消除誤會,增強(qiáng)公司凝聚力,調(diào)動大家的工作積極性。

2.2 全面加強(qiáng)制度建設(shè),營造責(zé)任、向上、和諧的工作氛圍

在解決思想問題的同時,全面加強(qiáng)制度建設(shè)是改善工作質(zhì)量的又一重要保證措施。根據(jù)調(diào)研反映的問題,我們認(rèn)為當(dāng)務(wù)之急是要搞好以下幾方面的制度建設(shè)。一是認(rèn)真組織開展職能分工,明晰各部門和人員的職責(zé)與權(quán)力,實現(xiàn)責(zé)權(quán)不交叉、不重疊、不遺漏,讓事事有人做,人人有事做,合適的人做合適的事。二是盡快建立各崗位工作質(zhì)量考核制度。首先,要根據(jù)各崗位工作內(nèi)容與目的,科學(xué)設(shè)計考核項目與指標(biāo);其次,要明確實施考核的人員、方法與時間,考核所需信息的提供要求等;最后,嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真組織考核和獎懲兌現(xiàn)。三是建立質(zhì)量管理制度。包括質(zhì)量信息管理、質(zhì)量控制管理、質(zhì)量投訴管理、質(zhì)量事故管理等制度,使質(zhì)量管理真正體現(xiàn)以顧客為關(guān)注焦點、用數(shù)據(jù)說話、持續(xù)改進(jìn)等基本原則。特別是質(zhì)量信息管理,各質(zhì)量工作崗位均應(yīng)通過檢查表、記錄本等形式建立質(zhì)量記錄,由專人(如質(zhì)量分析員)定期(如每班結(jié)束時)收集質(zhì)量原始記錄,并對原始信息進(jìn)行初步整理和分析。對分析中發(fā)現(xiàn)的問題要及時與技術(shù)、生產(chǎn)人員溝通,以便他們及時分析原因并實施改進(jìn)措施,防止問題的進(jìn)一步擴(kuò)大。對生產(chǎn)中發(fā)生的較重大質(zhì)量問題,應(yīng)及時組織相關(guān)人員開展事故原因分析,并做到“三不放過”,即原因沒找出不放過、改善措施沒制定不放過、責(zé)任人沒受教育不放過。四是建立倉庫物料管理制度。包括物料的出、入庫管理制度,物料庫存管理制度等。通過這些制度管理,努力實現(xiàn)物料出入有序,現(xiàn)場賬、卡、物一致,標(biāo)識規(guī)范清楚、物料分類存放完好。五是加強(qiáng)民主管理制度建設(shè)。在目前企業(yè)轉(zhuǎn)制時間不長、員工思想不夠穩(wěn)定、員工構(gòu)成比較復(fù)雜等特殊情況下,企業(yè)更應(yīng)該發(fā)揮民主管理的作用。通過民主管理,加深了解、統(tǒng)一思想、改善關(guān)系、推進(jìn)工作。公司中、高層管理人員可建立定期、不定期與員工見面制度,親自聽取員工的想法。一方面,可增進(jìn)了解,增加理解,消除誤會,增進(jìn)感情;另一方面,可獲得來自基層的真實、有用的信息,有利于科學(xué)決策。

2.3 強(qiáng)力推進(jìn)管理改善,提升執(zhí)行力和管理效果

客觀上,最能使現(xiàn)狀盡快得到有效改善的力量其實來自公司高層管理者。高層管理者有責(zé)任清楚了解當(dāng)前的管理問題并明確解決這些問題的總思路。在具體工作方面,高層管理者有責(zé)任安排合適的人去推動管理改善工作,督促建立改善方案,包括改善項目、標(biāo)準(zhǔn)和時間表等;通過定期聽取匯報、不定期下基層現(xiàn)場了解等措施跟蹤、督辦,并建立問責(zé)制。對改善不力的典型部門和人員要有經(jīng)濟(jì)的和行政的處罰。而且,處罰結(jié)果還要予以通報,借此嚴(yán)肅工作態(tài)度與紀(jì)律、提升管理權(quán)威。

2.4 建議在基層成立獨(dú)立的專職質(zhì)量管理部門

目前的“裁判員與運(yùn)動員”合一的情況必須得到改善。結(jié)合很多企業(yè)的質(zhì)量管理經(jīng)驗與教訓(xùn),我們建議,在生產(chǎn)系統(tǒng)設(shè)立獨(dú)立的質(zhì)量管理部門,該部門直屬公司質(zhì)量管理部管理。讓質(zhì)量管理工作在職、責(zé)、權(quán)上獨(dú)立出來,將既有利于更好地履行監(jiān)督職能,又有利于業(yè)務(wù)上的學(xué)習(xí)提高。