施工企業加強內部控制的策略分析

賀小琴

摘要:隨著現代企業制度在我國的廣泛建立,加強和完善企業內部控制制度已經成為企業發展最為關注的課題。對于建筑施工企業而言,科學有效的內部控制制度的建立和實施,有助于施工企業經營管理目標的實現,提高了施工企業的競爭力,對建筑施工企業的發展意義重大。本文提出了施工企業加強內部控制應遵循的基本原則,在闡述目前施工企業內部控制存在問題的基礎上,分析了解決這些問題的基本策略。

關鍵詞:施工企業;內部控制;內部審計

現代企業制度的建立要求企業建立并完善內部控制制度,它是提高企業競爭力,使企業在市場中得以生存和發展的重要保障。施工企業的生產和經營活動比較特殊,其產品的生產周期長,投資額較大,產品具有異質性特征,企業的生產活動面臨較大風險,因此,加強和完善內部控制制度對施工企業意義重大。

首先,內部控制制度的建立規范了企業會計核算,防止了會計錯誤和舞弊行為的發生,保證了會計信息的真實性和可靠性,有利于管理者做出正確的管理決策。

其次,內部控制制度中有關企業資產的規定,加強了對企業生產資料的控制和管理,有力的防止了企業財產的流失,有利于降低企業施工非正常損耗,提高了經濟效益。再次,內部控制制度是企業對自身的內部約束,貫徹和執行了企業內部的規章制度,使企業資源能夠真正得以合理高效的配置和利用,提高了企業經營效率。

一、施工企業完善內部控制制度應遵循的原則

(一)全面性原則

全面性原則要求施工企業在完善內部控制制度時,要對企業各方面、全體員工以及施工的全過程實行全面管理,在企業的各項工作流程中落實內部控制制度,以確保內部控制的實施效果。在對全體員工進行管理時,針對企業的各部門進行責任細化,對企業的各種規章制度進行完善,以使內部控制的責任落實到每個員工。加強對施工過程的監督監管,尤其要關注施工質量和安全以及控制施工成本,在項目施工進展的各個階段都要制定相應的控制措施,保持政策的連貫性和一致性,使施工項目自始至終都能得到有效的管理。

(二)合規合法性原則

國家制定了一系列法律法規和相關政策來約束和規范企業的生產經營活動,對企業的管理活動起著強制性或指導性作用,因此,施工企業建立內部控制的基本前提是符合國家有關法律法規的要求,貫徹和執行相關政策規定。同時,國家的宏觀調控政策是對國民經濟的規范和指導,也影響著企業生產經營的方向,是施工企業各項經濟活動的指南。從而,施工企業應在遵守國家法律法規,順應宏觀調控政策的基礎上,根據自身的實際業務特點,制定和完善符合自身發展要求的內部控制制度。

(三)不相容職務相分離的原則

建立內部控制制度的基本實施原則就是確定企業內的不相容職務,制定相關政策,防止一個人兼任企業不相容職務,以防止舞弊行為的發生。企業不相容職務若由一個人擔任,就可能產生錯誤和舞弊,而且相關人員能夠掩蓋其錯誤與舞弊行為,使企業遭受損失的同時面臨巨大的風險。因此,不相容職務必須由不同的人員擔任,以防止不正常行為的發生。例如,在材料采購時,有權審批材料采購的人員不能同時從事具體采購工作;填寫購貨發票的人員不能兼任審核人員;倉庫保管員負責登記材料的數量,管理材料的收、發、存工作,而會計人員負責相關的賬務處理。

(四)成本效益原則

施工企業是自主經營、自負盈虧的法人主體,其各項經營管理活動都必須控制成本,以最大化企業效益,因此,企業在進行內部控制設計時必須貫徹成本效益原則。在制定和完善內部控制制度時,隨著控制環節和關鍵點的增多,內部控制成本也相應增加,控制的措施也越來越復雜。雖然較多的控制環節能較好的發現問題,但高成本的內部控制制度使得企業無法承受,具體的實施效果也難以保證,這就要求企業必須運用科學合理的方法,在保證內控效果的同時,盡量減少不必要的控制環節,以降低控制成本。例如施工企業可以合理規劃和設計會計信息系統,通過內部計算機網絡來傳遞會計信息,在提高信息流動性的同時,系統的自我審核功能也有利于減少內部控制人員工作量,控制內控成本。

二、施工企業內部控制制度存在的問題

(一)公司治理結構基礎不合理

作為現代企業制度的核心,合理的公司治理結構是施工企業能夠建立高效內部控制制度的基礎,也是內部控制制度發揮作用的重要保證。為了實現經營管理目標,管理當局建立了一系列規則和政策,內部控制制度是其重要組成部分。但是,現代公司治理結構在我國施工企業初步建立,決策權、監督權和經營權還未完全理清,沒有明確各法人主體的權利和責任,在實際運作中,董事會、監事會和經理層人員交叉任職的現象還比較普遍。

(二)相關控制制度不健全

施工企業在設計內部控制制度時,并未遵循全面性原則,一味簡化控制程序,使得一些主要控制環節無相關的制度,給企業留下了風險隱患。例如,對材料采購及領用,沒有制定詳細的采購及領用制度,導致具體采購工作僅僅依靠采購人員的業務素質,按照松散的采購慣例進行,而沒有規章制度可循,日常管理中出現在材料入庫時沒有進行嚴格的質量、數量的審核,材料領用也沒有嚴格的領用制度隨意性較大。在對分包工程款的結算中,缺乏詳細的結算控制程序以及監督措施,使得工程款結算隨意性較大,給不法員工利用職權謀取私利提高了機會。由上可知,關鍵控制環節的缺失使內部控制制度難以奏效。銀行預留印鑒和有關印章的管理不能嚴格有效的控制。

(三)內部審計未發揮應有作用

在施工企業的內部控制制度設計中,內部審計制度是其特殊組成部分,是內部控制制度能夠發揮作用的最后保證。但我國處于經濟轉型時期,市場經濟體制初步建立,由于相關教育體制的滯后,使得內部審計人員的業務素質低下,難以保證審計工作的質量,無法勝任內部審計工作的要求。同時,在施工企業中,管理層普遍輕視內部審計的重視作用,對審計意見不能認真對待,也不能很好的落實審計意見書提出的合理建議,使得企業內部審計工作難以展開,影響了企業內部控制制度的整體效果。

(四)信息傳送機制欠缺

建筑施工企業的生產具有較高的流動性特征,工程項目實施的范圍廣,對內部控制的信息化要求較高,只有工程項目部與公司總部和各管理部門之間信息流動暢通,才能使企業內部控制真正約束各方面部門的行為。一些大型的國家施工項目,例如南水北調工程利用移民系統管理軟件進行信息化管理,對工程實施的各個階段進行有效控制,保證了工程的順利實施。但是目前我國大部分施工企業信息化建設滯后,信息處理技術落后,較低的信息化水平導致信息傳遞不暢,難以滿足內部控制管理的需要。由于公司總部無法及時得到項目的有效信息,使得工程項目建設沒有受到應有的約束,信息失真現象比較嚴重,給企業帶來了一些不必要的損失。

三、加強內部控制制度的策略分析

(一)重視企業內部控制制度

施工企業建立和完善內部控制制度,首先要提高對企業內部控制工作重要性的認識,為內部控制措施的實施創造良好的企業環境。現代企業管理的核心組成部分之一就是內部控制制度,它有效地保護了施工企業資產的安全,防止了企業管理錯誤與舞弊行為的發生,有利于保證企業會計資料的真實性和完整性,規避了經營風險的發生,是企業實現經營管理目標的重要保證。施工企業必須重視內部控制制度,在全體員工之間普及內部控制基本理論,強化各級管理部門的內部控制意識。例如,可以將內部控制措施規章制度化,制定成冊發放到每個員工手中,并定期進行考核,從而使全員形成重視內部控制的意識,自覺遵守內控紀律。同時企業還應有一套規范的制度制定程序和形式規范,包括制度的編號、格式、分類、內容、審批程序、執 行及其他應注意事項進行統一的規范化管理,并以書面形式予以約束。

(二)完善公司治理結構

施工企業公司治理結構存在的缺陷是內部控制制度難以有效實施的重要原因,只有完善公司治理制度,理順公司治理結構,才能建立并實行合理高效的內部控制制度。完善公司治理結構,首先必須理順董事會、監事會和經理層三者之間的關系,劃分三者內部控制權限,使他們形成相互制衡,相互促進的良性發展關系。施工企業應深化改革,在構建內部控制框架的過程中,確立董事會的核心地位,保證監事會的監督職能,防止企業管理層一權獨大,侵害董事會、監事會的合法利益。我國目前的國有企業改造的目標就是建立現代化企業制度,明確政府作為國有資產管理者的責任和義務,從而形成完善的公司治理結構。

(三)健全企業內部控制制度

施工企業在實施內部控制制度的過程中,應根據企業自身業務特點,不斷更新和完善內部控制制度,對工程施工關鍵過程和特殊過程制定相應的職責分工和程序方法,切實保證工程質量。在健全和完善企業內部控制制度的過程中,應堅持不相容職務相分離的原則,確定和劃分不相容職務,在施工重要環節都規定要由多個部門分工負責,使其相互監督,防止舞弊行為的發生。例如:在采購工程材料時,采購部門、驗收部門以及會計核算部門行使各自的職權,有效分工,而同時專門的核查部門應該審核材料數量和質量,最后由項目經理負責審核簽字,從而在整個采購流程中,堅持不相容職責分離原則的內部控制體系有效發揮作用,在保證采購正常進行的同時,防止了舞弊行為的發生。

(四)強化企業內部審計工作

內部審計工作是對企業內部經營管理活動的獨立經濟監督,是對企業內部控制制度是否有效運行的檢驗。因此,施工企業應該加強內部審計工作,提高內部控制制度執行的有效性。一方面,應對企業內部審計人員加強職業教育,提高其從事審計工作的能力,保證審計報告的質量,在審計過程中能夠分析會計問題發生的原因,并提出彌補漏洞的對策,以完善內部控制體系;另一方面,企業管理人員應認識到內部審計工作的重要性,自覺遵守相關會計制度,積極采納審計報告提出的改進意見。作為施工企業中的佼佼者,我國中鐵股份有限公司已經建立了完善統一的內部審計制度,設立的審計委員會直屬于董事會,接受董事會的直接領導,在其轄有的46家二級子公司設立專門的審計部門,監督子公司的日常運轉,向審計委員會負責,一系列健全高效的內部審計制度保障了中鐵集團的健康發展。

(五)提高企業信息化水平

由于施工企業的特殊性質,必須提高企業信息化水平,保證企業信息流通順暢,建立項目管理信息應用平臺,才能對項目施工進行有效管理,完善內部控制制度。施工企業往往規模龐大,下面分支機構以及施工項目眾多,因此核算難度較大,體系復雜。為了集成與共享各個部門之間數據,企業應建立集中的財務核算體系,對企業的財務狀況進行全面把握。同時,要構建企業內部統一的局域網絡,通過辦公自動化和人力資源管理系統,真正實現統一管理,統一經營。企業信息化水平的提高,為內部控制制度的有效實施提供了物質保障和技術支持。

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(作者單位:中鐵七局集團第三工程有限公司)