私立檔案館的可行性探討

陳習剛

摘要:在梳理私立檔案館發展歷史的基礎上,探討了我國創設私立檔案館的必要性、可行性及應當注意的相關問題。

關鍵詞:私立檔案館;必要性;可行性;相關問題

中圖分類號:G270文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)29—0268—03

一、私立檔案館的歷史發展

私立檔案館就是私有檔案館,它是相對于公共檔案館即國有檔案館而言的,它是屬于私人(包括個人、家庭、家族、私有企業、社會團體等)所有,是私人所建立、管理和經營的集中收集、保管和開發利用檔案的機構,它實質上是檔案私有化的反映,是以生產資料的私有制為基礎的。

從歷史上看,檔案的所有權,最早是私有化的,即檔案的私有制。文字的出現和國家的產生,是文書檔案產生的歷史條件。在中國,至遲在公元前十三世紀殷商武丁時期,王朝檔案已集中保管了。[1]6從奴隸社會到中華民國建立前,收藏各種檔案的王朝國家檔案庫,如商朝的天府,兩漢時代的石渠閣、天祿閣、蘭臺、東觀,兩宋時期的架圖庫、金耀門文書庫,明清時代的架閣庫、黃冊庫、案牘庫等等,[1]8-9都是君王、皇帝(個人或家庭、家族)的私有財產,是神圣不可侵犯的。在西歐封建社會,從國王到領主,從教皇到主教,大都擁有自己的檔案館。以法國為例,在大革命前夕的1782年,全國共有1225個檔案館,其中僅巴黎一個城市就有檔案館405個。[2]30-31

世界上第一個現代意義的國家檔案,是在法國產生的。1789年,法國資產階級推翻封建王朝后,用資產階級的檔案機構取代了封建王朝的檔案機構,建立了法國中央級的國家檔案館,它與封建社會某些國王的所謂國家檔案館有本質的區別;同時,建立了法國全國性的檔案館網,使各個行政區檔案館成為國家檔案館的分館,從而實現了政府檔案的統一管理。[2]30-31第一個社會主義國家檔案機構的建立在蘇聯。1918年列寧簽署的《關于改革與集中統一管理檔案工作的法令》,規定建立統一的國家檔案全宗,確立集中統一管理檔案工作的原則,并明確了國家檔案館與機關檔案館之間的關系。[2]30-31

在資本主義國家,檔案是一種私有財產,國家公共檔案館與私立檔案館并存。美國從第一任總統華盛頓起,均在離任時將其任職期間形成的檔案連同接受的贈品作為私有財產運出白宮,由總統自行處理。[2]72私人企業檔案館是資本主義國家檔案工作的特點之一。它首先出現在德國。1905年成立了克虜伯公司檔案館,1907年成立了西門子公司檔案館。有些企業檔案館已超出了本公司范圍,發展成為專業檔案館,有些企業檔案館除收藏本公司和本專業的檔案之外,還收藏本地區和本城市的歷史檔案。[2]61社會主義國家雖然廢除了與生產資料有關的那部分檔案的私人占有制,但并沒有廢除社會團體或個人的檔案所有權。例如,波蘭的民族檔案全宗包括兩部分:國家檔案全宗和非國家檔案文件,前者屬國家所有,后者不歸國家所有,只受國家監督。[2]33

綜上所述,人類社會自從有了檔案,就逐漸產生了檔案保管的機構。這些檔案保管機構,先是屬于君王或皇家所專有,進而出現了國家所有與私人和企業等所有并存的局面,并呈現出日益專業化和綜合化發展態勢。

二、在我國創辦私立檔案館的必要性

新中國建立的現有的檔案管理體制是在借鑒前蘇聯經驗的基礎上逐步確立和發展起來的,它與當時的計劃經濟體制相適應,并為我國檔案事業發展起了巨大的作用。在現階段,則要根據社會主義市場經濟建設的需要,深化改革,轉換機制,有效地打破現有這種檔案管理體制。創辦私立檔案館,是繼檔案事務所后檔案部門改革的更為重大的舉措。筆者在此文中所探討的私立檔案館,是指國有檔案館之外的檔案館,即集體或私人所創辦的檔案館或者說是集體所有或私有檔案館。

(一)建立私立檔案館是適應我國經濟發展需要的,也是國家檔案館的重要補充

作為我國科學文化事業機構的檔案館網絡體系,根據檔案館事業的發展規劃,即要在全國建立起一個布局合理、館藏豐富、管理科學、面向社會、優質服務的檔案館網絡目標來講,[3]55不僅還不夠完善,存在檔案館布局不夠合理的問題,而且都由國有式的組成。這種布局不合理的現狀和單一的所有體制,與我國經濟特點,尤其是現階段我國個體、私營和外資經濟的迅速發展不相協調,與檔案工作領域的廣泛、深入拓展不相適應。適應我國多種所有制經濟特點,建立私立檔案館,便有利于多門類、多層次、多種性質的檔案館網的形成和發展。

同時,私立檔案館也是單一的國有式的檔案館的有益補充。我國檔案包括國家機關在公務活動中形成的檔案和公民個人在各項活動形成的檔案。《檔案法》第2條規定:“本法所稱的檔案,是指過去和現在的國家機構、社會組織及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”這表明我國檔案包括國家機關在公務活動中形成的檔案和公民個人在各項活動形成的檔案。《檔案法》第16條規定:“集體所有的和個人所有的國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案,檔案所有者應當妥善保管。”這同樣表明,國家檔案館主要收集保管國家機關在公務活動中的檔案。而建立私立檔案館,以國家檔案館收集范圍外的檔案為主要收集范圍。從這種意義上講,私立檔案館是國家檔案館的有益補充形式,有利于我國檔案館網絡體系的完善。

(二)創辦私立檔案館是深化檔案工作改革的需要

現階段,檔案館面臨著如何增強內部活力和造血功能的問題。檔案館內部加強學科管理,引進競爭機制,這只是一個方面;另一方面,建立私立檔案館,打破國有檔案館一統天下的局面,形成一種外部競爭和激勵機制,由此推動檔案館事業的發展,從而建立起一個真正開放、競爭、充滿活力的現代檔案館網絡體系,也是很有必要的。

在檔案館系統內建立私立檔案館,一方面國家檔案館在檔案館系統中占主導地位,對私立檔案館的發展起示范、主導作用;另一方面,私立檔案館的建立和發展也影響和推動國家檔案館的發展,從而促進我國檔案館事業的發展。

(三)建立私立檔案館是維護檔案完整與安全、搶救歷史文化財富的需要

“從姚老(即姚雪垠老前輩)對檔案資料的處理中我們可以得出一些啟示:‘檔案資料不能搞得太集中,不能把所有的東西都收到一個地方去,否則,出了事故后果不堪設想。”[4]建立私立檔案館在某種意義上可以說是給檔案的安全加上一道“雙保險”。私立檔案館盡管是以“私人檔案”為主要收集范圍,但私人檔案中本身含有國有檔案。“在我國,私人檔案的來源有:一是由在私人活動中形成的文件材料轉化而來;二是由通過合法方式獲得的對國家、社會有一定保存、查考價值的文件材料轉化而來。”[5]另外,檔案館作為一種科學文化事業機構,即使是私立檔案館,也并不能排除其收集國家機關產生的公務性檔案。因此,在這種意義上說,私立檔案館的建立有利于維護國家檔案的安全。

建立私立檔案館,開展檔案的收集工作,尤其是私人檔案收集工作,是搶救檔案這種珍貴歷史文化財富的工作。由于一般家庭缺乏必要的保護檔案的條件,許多檔案已在“自然銷毀”,如果不及時加以收集并采取一定的保護措施,大量珍貴檔案將遭毀損,造成不可挽回的損失。為了集中做好私人檔案管理、保護工作,有人主張在國家檔案館中設立“私人檔案庫”,[6]我們以為,建立私立檔案館則是一種極為重要的措施。

(四)建立私立檔案館是大力開發檔案信息資源、更好地服務于經濟建設的需要

要開發檔案信息資源,就得豐富館藏,改善館藏結構,面向信息市場。作為文化事業機構的私立檔案館,在社會主義市場經濟體制下,在合法范圍內,則可以立足經濟效益來謀求經營發展。在收集檔案的范圍、開發檔案信息的方式和程序、服務對象、經營方式、發展速度及側重點上,私立檔案館具有比較靈活的特點,具有較大的選擇范圍和自主性,可以突破地區范圍。因此,在服務現實來說,私立檔案館將更系統地、更靈活地開發檔案信息和反饋信息,加速檔案、圖書、情報的一體化步伐,有效地服務于社會主義經濟建設。

(五)檔案工作的現狀也迫切要求檔案部門走向社會并利用社會力量大力發展檔案事業

作為檔案事業主體的國家檔案館普遍存在著物質條件不善、人手緊張、資金短缺等現象,影響和制約了我國檔案事業的發展。在實踐中檔案部門初步探索了縱橫交錯、民間官方并存、行政社團共舉的多種管理網絡,其中有跨行業、跨地區、官民合辦的檔案工作為經濟建設服務的組織形式,如檔案咨詢服務中心、信息開發系統網絡、檔案事務所等。[7]適應這一形勢,放開檔案館的設置,利用社會力量,建立私立檔案館,是緩解檔案館事業發展內在要求與所面臨客觀條件間矛盾的重要途徑之一。

三、創辦私立檔案館的可行性

社會主義初級階段,我國初步形成了以公有制為主體,國有、集體、個體、私營經濟和外資經濟等多種經濟成份并存、平等競爭、共同發展的新格局。這種所有制結構,為私立檔案館的建立提供了一定的經濟基礎,是私立檔案館成立的前提。“一切以經濟建設為中心”時代主旋律和改革、開放與大發展的強勁浪潮,為創辦私立檔案館提供了良好的外部環境和新的機遇。

(一)檔案館性質特征為私立檔案館的創辦提供了理論依據

1983年4月國家檔案局頒布的《檔案館工作通則》明確指出:“檔案館是黨和國家的科學文化事業機構,是國家保管檔案的基地,是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。”具體指明了檔案館是科學文化事業的組成部分,科學文化是檔案的本質屬性。《檔案館工作通則》還規定檔案館為社會主義現代化建設服務的宗旨。檔案館這種科學文化事業性質和服務于社會主義現代化建設的目的,表明它屬于第三產業,應當充分利用社會力量來加快發展,以滿足社會政治經濟生活各個方面發展的需要。社會上出現的檔案事務所、檔案咨詢服務中心等,也是檔案事業發展社會化的體現和初步嘗試。而私立檔案館的設立,必將成為我國檔案館事業發展史上的里程碑。

(二)并非全部檔案都歸屬“國家檔案全宗”,這為私立檔案館的建立提供了物質基礎

《檔案法》關于檔案的定義,揭示出檔案的兩大部分:一是國家機關在公務活動中形成的“公共檔案”,二是公民個人在各項活動中形成的“私人檔案”。而“國家檔案全宗”的構成或者說國家檔案館接收檔案的范圍主要是公共檔案。如《檔案法》第16條規定了集體所有的和個人所有的,對國家和社會具有保存價值的或者應予保密的檔案,“檔案所有者應當妥善保存”。由此可知,集體所有的和個人所有的檔案是在國家檔案館接收范圍之外。《檔案法實施辦法》第16條還具體指出了集體和個人所有的檔案五個方面的內容,從中可以看出國家檔案館接收范圍外還存在著一部分公共檔案或應當歸屬國家檔案全宗的檔案。1986年國家檔案局在《各級國家檔案館收集范圍的規定》中明確了各級綜合性國家檔案館收集中華人民共和國成立后檔案的范圍[8],從中也可以看出國家檔案中的許多也被排除在進館范圍之外。

私立檔案館存在著可能的收集檔案范圍的性質是:國有、集體所有和私有;其具體范圍是:一部分公共檔案,全部集體所有和私有(私人)檔案,其中集體所有的和私人所有的檔案包括一部分公共檔案和全部本身活動中產生的檔案。從檔案的安全起見,現行的國家公務檔案在一定的條件下也可以成為私立檔案館的收集范圍。這樣,在某種程度上說,私立檔案館的接收范圍比國家檔案館還要廣泛得多。

建立私立檔案館不僅存在著可能的收集檔案的范圍,還具備一定的檔案進館和豐富館藏的途徑。主要有收集(主要通過協商)、購買、寄存、接收捐贈、遺贈、復制、交換、租借等以及本身活動產生的。尤其是私立檔案館可以主動地、有目的地搜集和形成各種專題、專門檔案,如山川變遷、風景名勝、風俗民情、名人等等特色檔案,這也是私立檔案館豐富館藏的極為重要、極為有利的途徑。

(三)隨著社會政治經濟、科學文化的發展和繁榮,社會上存在著大量人力、物力和財力,這為建立私有檔案館提供了必要的物質條件

此外,《檔案法》及其實施辦法等法律、法規的深入貫徹實施,檔案事業的巨大發展,極大地增進了社會檔案意識,越來越多的人開始認識到檔案的重要,不僅自覺建立檔案,也愿意將檔案交或賣給或寄存檔案館。這為私立檔案館的成立作了意識上的準備,打下了基礎。

四、應正確處理的幾個問題

創辦私立檔案館雖然已具備了必要性和可能性,但要使其由理論變為現實,還必須正確處理有關的幾個問題。

(一)要正確認識私立檔案館的建設問題

在大力發展和建設國家檔案館的同時,合理地設置、開辦私有檔案館,必定影響和沖擊國有檔案館的現有管理體制,加速檔案館事業的發展。轉變觀念,樹立新的檔案工作意識,是建立私有檔案館的思想基礎。

(二)要給私有檔案館合法地位

從法律上明確私有檔案館性質、職能、設置原則、審批權限,以支持和保護私有檔案館的建立和運行,并從政策上予以鼓勵和適當地扶持,是私有檔案館成立的政治基礎和法律前提。

(三)要明確私立檔案館的檔案收集范圍

檔案的來源關系到私立檔案館存在和發展的前景。在有利于社會主義現代化建設的前提下,在不違反國家法律和政策的條件下應當適當給私立檔案館充分的收集、交換、復制、購買,接收捐贈、遺贈和寄存、租借以及形成檔案的權利和自由,以極大地發揮出它在社會主義建設中應有的作用。

(四)要明確私立檔案館的職能,加強對私立檔案館的指導和監督

私立檔案館的職能性質,關系到其作用發揮以及存在的價值。私立檔案館應側重于圖書、情報、檔案、資料一體化建設,走全信息開發之路,尤其應當靈敏地反應市場,反饋市場,確定靈活的全方位的開發戰略,創立和發展自己的特色,不能象要求國家綜合性檔案館那樣,求大求全。

(五)一定的經濟實力,是建立私有檔案館不可缺少的物質條件

參考文獻:

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[7]張紹銀,鄧衍明,陳壯.檔案工作投入經濟建設主戰場初探[J].檔案學研究,1994,增刊(2).

[8]國家檔案局.國檔發[1986]2號文件:國家檔案局關于印發《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》與《檔案館開放檔案暫行辦法》的通知[Z].

(責任編輯/彭巍)