淺議高校院系資料室在高等教育中的作用

鄭 遠

摘要:本文闡述了院系資料室在高等教育中的作用,分析了目前院系資料室在文獻采集、經(jīng)費使用、人員配置等方面的問題,并有針對性地提出了解決問題的措施。

關(guān)鍵詞:高校院系;資料室;高等教育;作用

中圖分類號:G258.6文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)29—0120—02

院系資料室是高校教學科研基地,是院系情報服務(wù)中心,具有專業(yè)性強、針對性高的特點,其特點的獨特性使院系資料室在高等教育中發(fā)揮著重要作用。

一、院系資料室在高等教育中的作用

1.文獻資源的專業(yè)性是教學和科研的重要物質(zhì)保障

資料室是院系文獻信息中心,為院系的教學、科研起著重要作用。首先,資料室重點收藏本院系各專業(yè)及相近專業(yè)的國內(nèi)外文獻、核心期刊、學術(shù)論文、實驗報告等。這些文獻能夠緊密結(jié)合本院校教學科研,使教學科研人員能夠及時獲得本學科最新信息,掌握學科發(fā)展的最新動向。此外,在文獻的收集過程中,資料員有便利的條件及時征求骨干教師和科研人員的意見及建議,不僅收集正式出版的專業(yè)書籍、參考工具書和主要報刊,還注意收集內(nèi)部資料,如會議文獻、交換資料、專題總結(jié)等。這部分資料的特點是篇幅小、內(nèi)容豐富、觀點新穎、時效性強,對本系的教學科研有一定的參考價值。

2.針對特定服務(wù)對象為本科教學提供特色服務(wù)

院系資料室主要為本系教學科研人員及高年級學生服務(wù),具有針對性強的特點。首先,為重點學科服務(wù)。根據(jù)教學人員需求,將收集的與本專業(yè)相關(guān)的文獻資料、情報信息,進行分門別類的歸類、提煉,使文獻內(nèi)容有序化、系統(tǒng)化形成二、三次文獻,并將這些資料放在系網(wǎng)頁上,傳遞給教學人員,幫助教學人員了解最新的信息和學術(shù)動態(tài)。其次,為教師科研服務(wù)。為教師科研立項課題的論證提供代查、代譯文獻信息資源,通過因特網(wǎng)提供聯(lián)機檢索服務(wù);為教師已立項的課題進行跟蹤服務(wù),從課題立項起到課題結(jié)項,自始至終進行跟蹤,為教師搜集、整理本課題需要的文獻信息,為教研人員節(jié)約了大量的時間,保證課題安時結(jié)項。再次,對高年級學生實行分階段服務(wù)。在基礎(chǔ)理論課學習階段向?qū)W生提供教學參考書,在社會實踐階段指導學生寫實踐報告,在撰寫畢業(yè)論文階段為學生提供更廣泛的專業(yè)書籍。

3.地理優(yōu)勢有利用提高文獻利用率

院系資料室一般都設(shè)在本系教學樓內(nèi),教師可利用空閑時間隨時查閱資料。隨系而設(shè)的資料室,使教師和科研人員不僅感到利用方便,而且得到信息的速度快、內(nèi)容新、利用價值高,故教研人員大都喜歡利用課余時間到資料室備課、翻閱及查找文獻資料,或邊閱覽邊交流經(jīng)驗,資料室內(nèi)洋溢著一股學術(shù)氣氛。此外,資料室一般都實行開架借閱,這種方式能夠直接向讀者展示室藏,這樣省去了教研人員的許多時間,同時提高了圖書資料的利用率和流通率,最大限度地滿足了教研人員的不同需要。

二、院系資料室目前普遍存在的問題

1.經(jīng)費匱乏與浪費并存

目前,院系資料室的購書經(jīng)費主要由學校劃撥經(jīng)費與各院系自籌經(jīng)費兩部分組成。一方面,隨著每年圖書、報刊價格增速上漲,原有的購書經(jīng)費很難滿足院系資料室在圖書、報刊方面的訂購需要。另一方面,由于院系資料室與校圖書館在文獻采集過程中缺乏相應(yīng)的溝通,使得很多圖書、報刊在收藏上存在著嚴重重復(fù)現(xiàn)象,原本緊張的購書經(jīng)費難以充分發(fā)揮它應(yīng)有的作用。此外,院系資料室在圖書資料采購上隨意性比較大,有為評估突擊采購的,有科研人員為項目的需要臨時補充的,有教師根據(jù)自己需要隨意購買的。這就造成了已有的圖書資料得不到充分利用,急需的文獻資料無錢購買,使得各專業(yè)、各學科文獻資料分布嚴重不均衡。

2.現(xiàn)代化設(shè)備與落后的管理手段并存

現(xiàn)階段,院系資料室大多配備了計算機、打印機、復(fù)印件等。但這些設(shè)備大都沒有物盡其用,因為種種原因院系資料室與校圖書館不能聯(lián)網(wǎng),所以無法安裝校圖書館所購買的《文獻管理集成系統(tǒng)》,院系自己購買又沒有資金支持,計數(shù)機等設(shè)備無法為院系資料室管理服務(wù)。管理人員還是用手工方法管理資料室,無法建立文獻數(shù)據(jù)庫,無法打印信息詳細的圖書登記簿,更無法進行查詢和統(tǒng)計。教研人員雖然可以用計算機查詢網(wǎng)絡(luò)知識,但無法查詢資料室內(nèi)部文獻信息。

3.管理員專業(yè)水平較低

目前,院系資料室管理員的專業(yè)水平普遍較低。由于院系領(lǐng)導對資料室重視不夠,認為資料室能夠為教師借還圖書就行。所以資料室管理員大多非專業(yè)出身,還有許多是身兼數(shù)職,不會使用中國圖書分類法、不能進行標準著錄的情況很普遍。另外,一些高校一直把圖書館與院系資料室當成安置基地,人員構(gòu)成比較復(fù)雜、學歷、專業(yè)技能、綜合素質(zhì)等相對較低。

三、加強資料室建設(shè)的途徑

1.加強文獻資源建設(shè),形成專業(yè)特色

院系資料室文獻資源建設(shè)應(yīng)以院系的重點學科和重點專業(yè)為中心,根據(jù)院系學科建設(shè)的需要,確定文獻收藏范圍,從教學科研的需要為出發(fā)點,構(gòu)建專業(yè)文獻信息資源保障體系,并逐漸形成專業(yè)特色。為此,高校院系資料室應(yīng)采取多種途徑采購文獻資源,除利用圖書征訂目錄訂購圖書外,通過網(wǎng)絡(luò)采購圖書也成為資料室搜集文獻資料的重要手段。另外,還應(yīng)多參加各地舉辦的大型圖書展銷會,現(xiàn)場采購、挑選各學科文獻資料。其次,還可以院系各學科建設(shè)為中心,以教學科研需求為依據(jù),重點收藏各種學術(shù)會議的論文和資料,收藏教師出國講學、訪問帶回的圖書資料,收藏各種學術(shù)價值較高的非正式出版物,如可研報告、會議論文、論文集和內(nèi)部專業(yè)資料等,并把收集到的文獻資料按學科分類建成特色數(shù)據(jù)庫,供各專業(yè)教研人員隨時查詢。再次,在期刊訂購中把重點放在訂購專業(yè)核心期刊上。核心期刊是學科文獻中的學術(shù)中間,具有發(fā)文質(zhì)量高,學科信息量大,所載論文被引用次數(shù)多的特點,是公認能夠代表學科前沿及其發(fā)展狀況的文獻,是各學科文獻收藏的首選類型。

2.加強校系聯(lián)合,實現(xiàn)高校文獻資源共建共享

2002年頒布的《普通高等學校圖書館規(guī)程(修訂版)》中第二章第八條規(guī)定:“高等學校的院系資料室是全校文獻保障體系的組成部分,在業(yè)務(wù)工作和資源配置上,接受學校圖書館的指導與協(xié)調(diào)。應(yīng)面向全校開放,提供文獻信息服務(wù),實現(xiàn)資源共享。”基于這一規(guī)定,院系資料室應(yīng)結(jié)合本專業(yè)的特點,根據(jù)自身的資料優(yōu)勢,建立具有專業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫,并做出目錄清晰、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容新穎、具有本專業(yè)特色的網(wǎng)頁,依托校園網(wǎng),利用圖書館的技術(shù)優(yōu)勢,將院系資料室數(shù)據(jù)庫中的信息資料與圖書館的信息資料在校園網(wǎng)上并網(wǎng)運行,供全校師生查閱,從而真正實現(xiàn)校內(nèi)的信息資源共享,減少資源重復(fù)和閑置。

3.提高院系圖書管理員的專業(yè)能力

新形勢下,院系資料室管理員應(yīng)具備三方面的能力。(1)管理文獻資料的能力。與校圖書館管理人員分工明確相比,院系資料室管理人員往往只有一人,從文獻資料采購、分編、加工到為師生提供服務(wù)由一人完成,這就要求資料管理員具備更高的專業(yè)素質(zhì),要有過硬的圖書館學、情報學等專業(yè)知識。(2)應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的能力。現(xiàn)在,大部分院系資料室都配備了計數(shù)機等現(xiàn)代化設(shè)備,有些校圖書館要求各院系資料室統(tǒng)一安裝校圖書館使用的圖書管理軟件,成為其客戶端。這就要求資料管理員具有使用管理軟件的技能。(3)與教研人員溝通的能力。院系資料室管理員應(yīng)把握好人緣優(yōu)勢,及時與本院系教研人員溝通,了解其研究方向,分析其專業(yè)特色,了解其文獻信息需求的變化狀況,為其提供有針對性的直接信息服務(wù)。院系資料室管理員要多參加校圖書館舉辦的業(yè)務(wù)培訓,接受專業(yè)人員的業(yè)務(wù)輔導。利用交流、考察的機會,學習其他院校資料室的先進管理方法、成熟管理經(jīng)驗和科學管理辦法,積極參與院系教學、科研活動,在實踐中獲取專業(yè)知識,提高專業(yè)技能,更好地為廣大教師、學生服務(wù)。

參考文獻:

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(責任編輯/王麗君)