淺議高校院系資料室在高等教育中的作用

鄭 遠(yuǎn)

摘要:本文闡述了院系資料室在高等教育中的作用,分析了目前院系資料室在文獻(xiàn)采集、經(jīng)費(fèi)使用、人員配置等方面的問(wèn)題,并有針對(duì)性地提出了解決問(wèn)題的措施。

關(guān)鍵詞:高校院系;資料室;高等教育;作用

中圖分類(lèi)號(hào):G258.6文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1002—2589(2009)29—0120—02

院系資料室是高校教學(xué)科研基地,是院系情報(bào)服務(wù)中心,具有專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、針對(duì)性高的特點(diǎn),其特點(diǎn)的獨(dú)特性使院系資料室在高等教育中發(fā)揮著重要作用。

一、院系資料室在高等教育中的作用

1.文獻(xiàn)資源的專(zhuān)業(yè)性是教學(xué)和科研的重要物質(zhì)保障

資料室是院系文獻(xiàn)信息中心,為院系的教學(xué)、科研起著重要作用。首先,資料室重點(diǎn)收藏本院系各專(zhuān)業(yè)及相近專(zhuān)業(yè)的國(guó)內(nèi)外文獻(xiàn)、核心期刊、學(xué)術(shù)論文、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。這些文獻(xiàn)能夠緊密結(jié)合本院校教學(xué)科研,使教學(xué)科研人員能夠及時(shí)獲得本學(xué)科最新信息,掌握學(xué)科發(fā)展的最新動(dòng)向。此外,在文獻(xiàn)的收集過(guò)程中,資料員有便利的條件及時(shí)征求骨干教師和科研人員的意見(jiàn)及建議,不僅收集正式出版的專(zhuān)業(yè)書(shū)籍、參考工具書(shū)和主要報(bào)刊,還注意收集內(nèi)部資料,如會(huì)議文獻(xiàn)、交換資料、專(zhuān)題總結(jié)等。這部分資料的特點(diǎn)是篇幅小、內(nèi)容豐富、觀點(diǎn)新穎、時(shí)效性強(qiáng),對(duì)本系的教學(xué)科研有一定的參考價(jià)值。

2.針對(duì)特定服務(wù)對(duì)象為本科教學(xué)提供特色服務(wù)

院系資料室主要為本系教學(xué)科研人員及高年級(jí)學(xué)生服務(wù),具有針對(duì)性強(qiáng)的特點(diǎn)。首先,為重點(diǎn)學(xué)科服務(wù)。根據(jù)教學(xué)人員需求,將收集的與本專(zhuān)業(yè)相關(guān)的文獻(xiàn)資料、情報(bào)信息,進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的歸類(lèi)、提煉,使文獻(xiàn)內(nèi)容有序化、系統(tǒng)化形成二、三次文獻(xiàn),并將這些資料放在系網(wǎng)頁(yè)上,傳遞給教學(xué)人員,幫助教學(xué)人員了解最新的信息和學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)。其次,為教師科研服務(wù)。為教師科研立項(xiàng)課題的論證提供代查、代譯文獻(xiàn)信息資源,通過(guò)因特網(wǎng)提供聯(lián)機(jī)檢索服務(wù);為教師已立項(xiàng)的課題進(jìn)行跟蹤服務(wù),從課題立項(xiàng)起到課題結(jié)項(xiàng),自始至終進(jìn)行跟蹤,為教師搜集、整理本課題需要的文獻(xiàn)信息,為教研人員節(jié)約了大量的時(shí)間,保證課題安時(shí)結(jié)項(xiàng)。再次,對(duì)高年級(jí)學(xué)生實(shí)行分階段服務(wù)。在基礎(chǔ)理論課學(xué)習(xí)階段向?qū)W生提供教學(xué)參考書(shū),在社會(huì)實(shí)踐階段指導(dǎo)學(xué)生寫(xiě)實(shí)踐報(bào)告,在撰寫(xiě)畢業(yè)論文階段為學(xué)生提供更廣泛的專(zhuān)業(yè)書(shū)籍。

3.地理優(yōu)勢(shì)有利用提高文獻(xiàn)利用率

院系資料室一般都設(shè)在本系教學(xué)樓內(nèi),教師可利用空閑時(shí)間隨時(shí)查閱資料。隨系而設(shè)的資料室,使教師和科研人員不僅感到利用方便,而且得到信息的速度快、內(nèi)容新、利用價(jià)值高,故教研人員大都喜歡利用課余時(shí)間到資料室備課、翻閱及查找文獻(xiàn)資料,或邊閱覽邊交流經(jīng)驗(yàn),資料室內(nèi)洋溢著一股學(xué)術(shù)氣氛。此外,資料室一般都實(shí)行開(kāi)架借閱,這種方式能夠直接向讀者展示室藏,這樣省去了教研人員的許多時(shí)間,同時(shí)提高了圖書(shū)資料的利用率和流通率,最大限度地滿足了教研人員的不同需要。

二、院系資料室目前普遍存在的問(wèn)題

1.經(jīng)費(fèi)匱乏與浪費(fèi)并存

目前,院系資料室的購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)主要由學(xué)校劃撥經(jīng)費(fèi)與各院系自籌經(jīng)費(fèi)兩部分組成。一方面,隨著每年圖書(shū)、報(bào)刊價(jià)格增速上漲,原有的購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)很難滿足院系資料室在圖書(shū)、報(bào)刊方面的訂購(gòu)需要。另一方面,由于院系資料室與校圖書(shū)館在文獻(xiàn)采集過(guò)程中缺乏相應(yīng)的溝通,使得很多圖書(shū)、報(bào)刊在收藏上存在著嚴(yán)重重復(fù)現(xiàn)象,原本緊張的購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)難以充分發(fā)揮它應(yīng)有的作用。此外,院系資料室在圖書(shū)資料采購(gòu)上隨意性比較大,有為評(píng)估突擊采購(gòu)的,有科研人員為項(xiàng)目的需要臨時(shí)補(bǔ)充的,有教師根據(jù)自己需要隨意購(gòu)買(mǎi)的。這就造成了已有的圖書(shū)資料得不到充分利用,急需的文獻(xiàn)資料無(wú)錢(qián)購(gòu)買(mǎi),使得各專(zhuān)業(yè)、各學(xué)科文獻(xiàn)資料分布嚴(yán)重不均衡。

2.現(xiàn)代化設(shè)備與落后的管理手段并存

現(xiàn)階段,院系資料室大多配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印件等。但這些設(shè)備大都沒(méi)有物盡其用,因?yàn)榉N種原因院系資料室與校圖書(shū)館不能聯(lián)網(wǎng),所以無(wú)法安裝校圖書(shū)館所購(gòu)買(mǎi)的《文獻(xiàn)管理集成系統(tǒng)》,院系自己購(gòu)買(mǎi)又沒(méi)有資金支持,計(jì)數(shù)機(jī)等設(shè)備無(wú)法為院系資料室管理服務(wù)。管理人員還是用手工方法管理資料室,無(wú)法建立文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù),無(wú)法打印信息詳細(xì)的圖書(shū)登記簿,更無(wú)法進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)。教研人員雖然可以用計(jì)算機(jī)查詢網(wǎng)絡(luò)知識(shí),但無(wú)法查詢資料室內(nèi)部文獻(xiàn)信息。

3.管理員專(zhuān)業(yè)水平較低

目前,院系資料室管理員的專(zhuān)業(yè)水平普遍較低。由于院系領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資料室重視不夠,認(rèn)為資料室能夠?yàn)榻處熃柽€圖書(shū)就行。所以資料室管理員大多非專(zhuān)業(yè)出身,還有許多是身兼數(shù)職,不會(huì)使用中國(guó)圖書(shū)分類(lèi)法、不能進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)著錄的情況很普遍。另外,一些高校一直把圖書(shū)館與院系資料室當(dāng)成安置基地,人員構(gòu)成比較復(fù)雜、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)技能、綜合素質(zhì)等相對(duì)較低。

三、加強(qiáng)資料室建設(shè)的途徑

1.加強(qiáng)文獻(xiàn)資源建設(shè),形成專(zhuān)業(yè)特色

院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)應(yīng)以院系的重點(diǎn)學(xué)科和重點(diǎn)專(zhuān)業(yè)為中心,根據(jù)院系學(xué)科建設(shè)的需要,確定文獻(xiàn)收藏范圍,從教學(xué)科研的需要為出發(fā)點(diǎn),構(gòu)建專(zhuān)業(yè)文獻(xiàn)信息資源保障體系,并逐漸形成專(zhuān)業(yè)特色。為此,高校院系資料室應(yīng)采取多種途徑采購(gòu)文獻(xiàn)資源,除利用圖書(shū)征訂目錄訂購(gòu)圖書(shū)外,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)圖書(shū)也成為資料室搜集文獻(xiàn)資料的重要手段。另外,還應(yīng)多參加各地舉辦的大型圖書(shū)展銷(xiāo)會(huì),現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)、挑選各學(xué)科文獻(xiàn)資料。其次,還可以院系各學(xué)科建設(shè)為中心,以教學(xué)科研需求為依據(jù),重點(diǎn)收藏各種學(xué)術(shù)會(huì)議的論文和資料,收藏教師出國(guó)講學(xué)、訪問(wèn)帶回的圖書(shū)資料,收藏各種學(xué)術(shù)價(jià)值較高的非正式出版物,如可研報(bào)告、會(huì)議論文、論文集和內(nèi)部專(zhuān)業(yè)資料等,并把收集到的文獻(xiàn)資料按學(xué)科分類(lèi)建成特色數(shù)據(jù)庫(kù),供各專(zhuān)業(yè)教研人員隨時(shí)查詢。再次,在期刊訂購(gòu)中把重點(diǎn)放在訂購(gòu)專(zhuān)業(yè)核心期刊上。核心期刊是學(xué)科文獻(xiàn)中的學(xué)術(shù)中間,具有發(fā)文質(zhì)量高,學(xué)科信息量大,所載論文被引用次數(shù)多的特點(diǎn),是公認(rèn)能夠代表學(xué)科前沿及其發(fā)展?fàn)顩r的文獻(xiàn),是各學(xué)科文獻(xiàn)收藏的首選類(lèi)型。

2.加強(qiáng)校系聯(lián)合,實(shí)現(xiàn)高校文獻(xiàn)資源共建共享

2002年頒布的《普通高等學(xué)校圖書(shū)館規(guī)程(修訂版)》中第二章第八條規(guī)定:“高等學(xué)校的院系資料室是全校文獻(xiàn)保障體系的組成部分,在業(yè)務(wù)工作和資源配置上,接受學(xué)校圖書(shū)館的指導(dǎo)與協(xié)調(diào)。應(yīng)面向全校開(kāi)放,提供文獻(xiàn)信息服務(wù),實(shí)現(xiàn)資源共享。”基于這一規(guī)定,院系資料室應(yīng)結(jié)合本專(zhuān)業(yè)的特點(diǎn),根據(jù)自身的資料優(yōu)勢(shì),建立具有專(zhuān)業(yè)特色的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù),并做出目錄清晰、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容新穎、具有本專(zhuān)業(yè)特色的網(wǎng)頁(yè),依托校園網(wǎng),利用圖書(shū)館的技術(shù)優(yōu)勢(shì),將院系資料室數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資料與圖書(shū)館的信息資料在校園網(wǎng)上并網(wǎng)運(yùn)行,供全校師生查閱,從而真正實(shí)現(xiàn)校內(nèi)的信息資源共享,減少資源重復(fù)和閑置。

3.提高院系圖書(shū)管理員的專(zhuān)業(yè)能力

新形勢(shì)下,院系資料室管理員應(yīng)具備三方面的能力。(1)管理文獻(xiàn)資料的能力。與校圖書(shū)館管理人員分工明確相比,院系資料室管理人員往往只有一人,從文獻(xiàn)資料采購(gòu)、分編、加工到為師生提供服務(wù)由一人完成,這就要求資料管理員具備更高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì),要有過(guò)硬的圖書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)。(2)應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的能力。現(xiàn)在,大部分院系資料室都配備了計(jì)數(shù)機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備,有些校圖書(shū)館要求各院系資料室統(tǒng)一安裝校圖書(shū)館使用的圖書(shū)管理軟件,成為其客戶端。這就要求資料管理員具有使用管理軟件的技能。(3)與教研人員溝通的能力。院系資料室管理員應(yīng)把握好人緣優(yōu)勢(shì),及時(shí)與本院系教研人員溝通,了解其研究方向,分析其專(zhuān)業(yè)特色,了解其文獻(xiàn)信息需求的變化狀況,為其提供有針對(duì)性的直接信息服務(wù)。院系資料室管理員要多參加校圖書(shū)館舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn),接受專(zhuān)業(yè)人員的業(yè)務(wù)輔導(dǎo)。利用交流、考察的機(jī)會(huì),學(xué)習(xí)其他院校資料室的先進(jìn)管理方法、成熟管理經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)管理辦法,積極參與院系教學(xué)、科研活動(dòng),在實(shí)踐中獲取專(zhuān)業(yè)知識(shí),提高專(zhuān)業(yè)技能,更好地為廣大教師、學(xué)生服務(wù)。

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(責(zé)任編輯/王麗君)