怎樣搞好高校實驗室檔案管理

　　摘要　搞好高校實驗室檔案管理，是順利通過本科教學工作水平評估的重要一環。要根據實驗室檔案管理的特點，提高對實驗室檔案管理工作重要性的認識，增強全體實驗教師的檔案管理意識，切實做好儀器設備管理、實驗室隊伍建設、實驗教學材料、實驗室安全“四防”等檔案的管理。
　　關鍵詞　高校；實驗室；檔案管理
　　中圖分類號　G271　文獻標識碼　A　文章編號　1005-6432(2009)27-0084-02
　　
　　高校實驗室是從事實驗教學、科學研究、社會服務的重要場所，是培養學生動手能力、創新能力，提高學生綜合素質的重要基地。實驗室檔案記載了實驗室工作人員在教學、科研等方面的經驗和方法，記錄了教學設備的詳細資料，可以為教學與科研、實驗室評估等提供原始資料，發揮著不可替代的作用。因此，加強高校實驗室檔案管理對提高實驗教學質量、促進教師的科研工作會起到非常重要的作用。在《普通高等學校本科教學工作水平評估方·案》中，涉及實驗室檔案材料的觀測點有4個，共有22個分解指標，這些評估指標在整個評估材料中占有非常重要的地位。我院是于2004年在衡水師專基礎上新建的本科院校，在專科階段由于資金、人員、場地、思想認識等多方面的原因，并沒有建立起完善的實驗室檔案管理制度。要想順利通過本科教學工作水平評估，就要提高對實驗室檔案管理工作重要性的認識。
　　
　　1　實驗室檔案管理的特點與作用
　　
　　高校實驗室檔案的特點是內容廣泛、形式多樣、技術性強、收集周期長，這給檔案的收集與管理帶來了一定的難度。搞好實驗室檔案管理，對高校的發展會起到非常重要的作用，主要體現在以下幾個方面：一是在一定程度上反映出學校教學、科研、管理和辦學水平；二是可以為學士學位授權評估、本科教學工作水平評估、基礎課實驗室評估等提供可靠的原始資料；三是可以為實驗教學改革和實驗室管理提供寶貴經驗和深刻教訓；四是有助于全面系統地反饋儀器設備的性能指標、完好率、利用率和售后服務等情況，為今后的設備采購提供可靠信息；五是有助于科學規范的實驗室建設與管理。
　　2　增強實驗室檔案管理意識
　　我院在“生本”以前對實驗室檔案管理不夠重視，當時的檔案材料都由實驗教師分散管理。由于沒有給予管理者適當的報酬，導致其工作積極性不高，加之教學任務重、工作繁忙和缺少實驗室檔案管理經驗，故該項工作長期處于放任自流的狀態。面對本科教學工作水平評估中對實驗室建設和實驗教學的各項要求，過去的檔案材料顯得殘缺不全。為此，我們首先從管理崗位、管理人員人手，配備熱愛實驗室檔案管理工作、責任心強、具有一定檔案管理經驗的人員負責該項工作。同時，加強全體實驗教師的檔案管理意識，制定相應的責任目標，從組織、制度、人員多方面保障檔案管理工作步入正軌。
　　3　實驗室檔案管理的內容
　　實驗室檔案是指在實驗室建設、管理、教學、科研及社會服務等各項活動中形成的具有保存價值的各種文件資料、儀器設備賬等，主要包括以下幾方面的內容：
　　3，1儀器設備管理檔案
　　儀器設備管理檔案是實驗室檔案中最重要的部分。主要包括固定資產賬、低值耐用品賬、消耗材料賬。其中儀器名稱、型號、規格、生產廠家、購置日期、出廠號一定要記錄準確。鑒于許多教學儀器產品名稱不規范、一臺儀器多個名稱的情況，我們規定儀器名稱要以主機標牌為準，沒有標牌的再參照儀器說明書確定。儀器設備賬要每年核對一次，做到賬、物相符，杜絕學校資產流失，充分發揮儀器設備的作用，更好地為實驗教學服務。科學規范的儀器設備賬管理，是實驗室建設的重要環節，也是加強實驗室建設的重要手段。
　　3，2實驗室隊伍建設檔案
　　實驗室隊伍建設檔案所涉及的材料有實驗室主任述職報告、實驗室管理人員工作總結、實驗教學總結、實驗室人員匯總表與個人履歷表、實驗室人員考核晉級與職務聘任表、實驗室人員獎懲表、實驗室人員進修培訓計劃與執行情況、實驗室主任和管理人員職責、實驗室人員崗位工作日志等。
　　3，3實驗室建設文件材料檔案
　　實驗室建設文件材料檔案包括實驗室建設的長期規劃和短期計劃、實驗室歷年工作計劃與總結、實驗室獲得的獎狀和證書、實驗室建立和改建材料、實驗室平面圖、儀器使用說明書和音像資料、儀器設備驗收及索賠記錄、儀器維修和調轉記錄、儀器設備技術改造和功能開發資料、實驗室改造記錄、實驗室配電分布圖等。
　　3，4實驗室管理文件材料檔案
　　實驗室管理文件材料檔案包括國家有關的行政法規、管理條例、規定、學院制定的有關實驗室管理規章制度、實驗室自己制定的各種管理辦法、實驗室信息統計資料等。
　　3，5實驗室教學材料檔案
　　實驗室教學檔案對加強實驗教學的科學管理，不斷提高實驗教學質量起著非常重要的作用。這部分檔案主要有實驗教學大綱、實驗教材和實驗指導書、實驗項目卡、實驗教學計劃、實驗教學進度、實驗課程表、實驗教學總結、教師聽課記錄、教師實驗指導教案、實驗報告、實驗成績、實驗報告批改情況、實驗開出情況登記表、實驗室使用情況原始記錄、新教師預做試講記錄、實驗教學工作量統計表、實驗考試辦法、學生的反饋意見和建議、實驗教學改革論文和科研課題等。
　　3，6實驗室安全“四防”檔案
　　實驗室安全工作是確保實驗室教學、科研工作正常進行的前提保證，對保護師生員工健康和學校財產安全具有十分重要的意義。保存好實驗室安全“四防”檔案，是做好實驗室安全管理的重要環節。安全“四防”檔案包括實驗室安全管理規定、“四防”安全檢查規定、實驗室人員安全意識教育和安全技術培訓計劃與實施記錄、消防設施分布圖、消防器材使用須知、安全通道圖、“四防”安全督察組成員表、歷年“四防”安全檢查記錄表、消防器材存放地點、滅火器定期加壓記錄、“四防”安全措施、危險品管理規定、環境保護措施等。
　　
　　4　搞好實驗室檔案管理的措施和經驗
　　
　　4，1增強檔案管理意識
　　要想做好實驗室檔案工作，首先要端正思想態度，增強檔案管理意識，充分認識實驗室檔案管理工作的重要性。檔案管理員要熱愛這項工作，不辭辛苦，任勞任怨，一絲不茍地按照檔案管理要求認真收集、整理好每一份檔案材料。對未按要求提供材料的人員，應進行耐心的督促幫助和批評教育。每學期末檔案管理員要及時督促實驗室人員把本學期的所有檔案材料上交檔案室，所交材料不合格的要立即整改，做到不遺漏一份材料、不存檔一份不合格的材料。
　　4，2保存好儀器說明書
　　儀器說明書是儀器正確使用的依據，保存好儀器說明書是實驗室檔案管理的重要環節。從儀器說明書的保存情況，就可以看出一個實驗室的管理水平。每當有新購儀器到貨，檔案管理員要及時收集儀器說明書。并規定每個實驗室都要保留一套完整的儀器說明書。若儀器套數在兩套以下時，要復印備份供實驗室使用，其原件存檔。儀器說明書按實驗室編號并進行微機管理，以便于查閱。借用儀器說明書要履行登記制度，用畢后要及時歸還。
　　4，3抽樣保存學生實驗報告
　　學生實驗報告是實驗教學檔案的重要組成部分，通過實驗報告可以看出學生對實驗內容掌握的程度以及數據處理、誤差分析等情況，還能夠反映出學生對實驗課的學習態度。同時，在上級組織的各種評估(實驗室達標評估、本科教學水平評估、學士學位評估等)中，通過實驗報告，還可以反映出教師的教學水平和批改實驗報告的態度、實驗內容難易程度、綜合性創造性實驗開設情況信息。為全面、客觀、真實地反映學生的實驗信息，存檔的實驗報告要由檔案管理員根據學生名冊隨機抽取，按班級每個實驗項目保留3—5份。
　　4，4重視儀器設備檔案的跟蹤管理
　　儀器設備檔案管理需要從計劃申報、開箱驗收、整理建檔三大環節人手，從檢查主機、附件配置、說明書與技術資料是否齊全等工作做起，認真做好每一環節的資料收集與整理工作。儀器設備賬所記錄的信息一定要真實可靠。檔案管理員要對各實驗室填寫的儀器設備信息進行逐一核查，發現問題及時更改。加強對固定資產檔案的跟蹤管理，是搞好實驗室儀器設備管理的重要環節。在目前市場經濟的大環境下，因職稱評定和學校福利待遇等各方面的原因，80后的一代青年教師很少有人愿意長期在實驗室里工作。由于實驗室管理人員的頻繁變動，給儀器設備的管理帶來了許多新的問題。因此要通過建立一整套科學、規范、嚴格的固定資產檔案管理制度。從設備購置驗收、安裝調試、管理使用、保養維修、借出歸還等各個環節確定專人負責，及時收集、整理好檔案材料人檔。不能因為管理人員的變更使儀器設備資料和零配件丟失，影響儀器設備的正常使用與故障維修，造成固定資產的損壞、流失或閑置浪