企業檔案部門在應對當前金融危機中的作用淺探

［摘 要］肆虐全球的金融危機給我國經濟尤其是企業帶來了較大影響，金融危機使企業壓縮成本、提高效益的緊迫性日益加劇，企業檔案部門可以依托掌管的豐富的企業檔案信息資源，節流開源，為企業應對金融危機謀求生存發展發揮自己獨特的作用和價值。

［關鍵詞］企業檔案部門 金融危機 經濟效益 作用

［中圖分類號］F27 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1009－5489(2009)07－0033－02

由美國信貸危機引發的金融危機使世界經濟遭受了重創。盡管我國沒有發生金融危機，但隨著全球經濟一體化的加速發展，我國經濟與世界其他各國之間的經濟聯系日益密切，源于美國的金融危機盡管沒有對我國經濟造成實質性的危害，但依然對我國經濟的發展造成了嚴重影響，尤其使得我國經濟發展的外部環境急劇惡化，突出表現之一就是大量企業外貿出口急劇下降，甚至一部分企業因無法抵御金融危機的寒冬而破產倒閉。金融危機當前，各企業為了生存發展，立足企業生存發展大局，從長遠利益出發，依據自身實際情況，紛紛使出渾身解數，努力壓縮各種開支、降低成本，提升產品質量、換代升級，積極主動開拓市場，減少和避免金融危機給自己帶來損失和影響，提升競爭力，努力保存自己，渡過當前難關，為未來發展保存基礎和蓄積力量。

那么，作為企業管理基礎部門的企業檔案工作部門，如何在為應對當前金融危機中發揮自己應有的獨特作用呢？本文試就此做以淺析。

一、金融危機使企業壓縮成本、提高經濟效益的緊迫性日益加劇

當經濟形勢較好時，盡管企業也在努力壓縮開支，節約降低成本并提高經濟效益，但相對來說，壓力不是很大。但當金融危機肆虐蔓延并日益加深時，企業能否及時有效降低成本、保存實力，渡過難關，進而增強競爭力，提高經濟效益，在某種程度上，就決定了企業的生死存亡。因此，經濟危機的到來及加深，在一定程度上加強了企業成本效益意識及生死存亡的危機意識，使得企業為求生存發展而努力壓縮成本，提高經濟效益的緊迫性日益加強。

二、企業檔案部門可以在應對金融危機時有所作為

企業檔案是在企業的各項活動中直接形成并保存備查的各種文獻載體形式的歷史記錄，它不僅記載著企業在創建和發展過程中積累的經驗和成果，而且又與企業的進一步發展、變化保持著相應的緊密聯系。因此，企業檔案在企業的生產、經營、指揮、管理以及應對危機、資產重組和產權變更等各項活動中具有記錄企業歷史、著錄企業資產、維系企業的正常運轉和保護企業合法權益等其他資源無法替代的特殊價值和作用。

企業檔案是企業信息資源的重要組成部分，是企業的重要戰略資源。在被稱為“信息時代”的當今社會中，信息資源在企業的運轉中發揮著物質資源所無法替代的作用。企業檔案工作從屬于和服務于企業的生產經營和各項管理工作，它以企業的生存和發展為最高目標。作為保存、管理著企業全部檔案信息資源的企業檔案工作部門，有科學地管理企業檔案，積極地開發企業檔案信息資源，及時、準確地提供企業檔案，為企業的現實工作和長遠發展服務的責任和義務。如今金融危機危及企業的發展乃至生存，企業的各個部門都在為如何應對經濟危機、節約降低企業成本，維護企業生存和提高企業經濟效益想法設法、群策群力。企業檔案部門自然也不能例外。企業檔案部門完全可以利用掌管的豐富企業信息資源，科學管理、強化主動服務意識、加大利用開發力度，為企業的生存發展貢獻自己的力量。

三、企業檔案部門利用企業檔案降低成本、應對金融危機提高經濟效益的方法建議

(一)節流

1.企業檔案部門人員要樹立和強化節約意識

金融危機當前，企業為了維持生存發展，必然要求企業的各個部門和人員必須根據各自實際情況，在不影響工作正常開展并要提高效益的基礎上盡最大可能地節約開支降低成本，以保存實力，渡過難關。企業檔案部門和人員亦不例外，要樹立和強化不浪費、少浪費就是多收益，無次品就是創效益的理念和意識，并把這種意識主動落實到工作的各個過程和環節當中，在必要有限的工作條件和環境中，積極主動做好自己的本職工作。

2.開發利用企業檔案，節約降低企業成本

(1)科學及時合理開發利用企業檔案資源，擴大交流溝通渠道，節約原材料和能源。企業檔案部門在熟知企業生產工藝流程、產品開發的基礎上，同企業產品研發設計生產部門密切配合，科學檢驗論證生產過程中利用原材料和能源的每個環節和細節，檢驗現有生產工序的合理性和科學性，加大對外交流溝通學習的力度，參照更先進更科學的企業的方法，降低原材料和能源使用的絕對量，提高能源資源利用率，從而提高企業經濟效益。如某廠為應對當前金融危機，在全廠大力開展“雙增雙節”活動，該廠檔案處依托自身情況，利用企業檔案資源，主動加大開發利用服務，及時將同行業廠家檔案部門編輯交流的《產品鍛件工藝檔案摘要》提供給廠工藝部門，購買了某種鍛件工藝檔案資料，利用這套檔案資料，他們對本廠齒輪毛坯鍛件工藝進行了改進，使之由原來三次加熱鍛造成型，使每噸鍛件能源單耗有所下降，從而節約了能源利用成本，提高了經濟效益。

(2)科學管理企業檔案，節省企業產品設計費用和設備維修費用。同企業產品研發設計生產部門密切配合聯系，科學檢驗論證產品開發工序，與生產同類產品先進企業密切溝通交流，改善產品開發生產過程，優化生產過程，論證是否優化產品的設計、開發生產的可能性及可行性，并試圖努力找出相應的方法措施。如某客車裝配廠在設計試制XF661鉸接公用客車時，廠檔案處及時將他們編寫的XF661、XF643、XF660產品圖紙目錄提供給技術部門，由于這三種型號產品圖紙完整、準確，在設計XF661產品過程中復用上述三個型號產品圖紙。廠檔案部門通過印發三種產品圖紙目錄，開發利用了XF641、XF643、XF660產品檔案，大大節約了XF661鉸接公用客車的設計費用。

(二)開源

1.企業檔案部門人員可開發對企業檔案，編研企業產品宣傳成果，維護提高企業形象

通過開發利用企業檔案，轉讓科技檔案信息獲得經濟效益。某廠檔案處編制的《獲獎產品、科研項目簡介》在同行業印發交流后，經總工程師批準，與某單位簽訂了一項產品檔案信息轉讓合同獲一次性轉讓費11500元。該廠檔案處通過轉讓這項產品檔案信息為本企業創造一定的經濟效益。

2.強化企業檔案管理開發工作，提高企業經濟效益

(1)開發利用企業檔案，提高企業產品質量。通過提高產品一等品(或優等品)的生產率，提高企業經濟效益。某企業在金融危機之前，經濟效益較好的產品一等品生產率在85%左右，盡管也有采用新工藝的想法和意識，但并不強烈；而今為應對金融危機，經過努力，將一等品生產率提高到99%左右，大大地提高了原材料的利用率和產品的質量，進而也提高了企業的經濟效益。

(2)開發利用企業檔案，通過提前完成設備維修創造經濟效益。某紡織機械廠檔案處，對本廠現已下場產品檔案進行了加工整理，編制《某紡織機械廠下場產品檔案目錄》，印發給廠內外用戶。后來全國十幾個省市的幾十個企業來函、來電，要求訂購他們企業已經下場的產品MZ322松紗機檔案，使產品提前15天投產，及時滿足了用戶需要，該廠檔案部門開發利用《某紡織機械廠下場產品檔案目錄》，使MZ322松紗機提前投產所創經濟效益。

總之，企業檔案與經濟效益的關系不是一般的、間接的，而是本質的、直接的。企業檔案本身具有十分可貴的經濟效益。為應對當前金融危機，盡管國家采取種種振興扶持鼓勵政策措施，但作為企業自身，為了求得生存發展，關鍵還是要靠自己！為此，企業內各個部門和人員就必須根據自身實際情況，尤其是企業檔案工作部門和人員，更要緊緊依托所擁有的寶貴的檔案信息資源，科學管理，主動服務、想方設法，科學、合理、客觀盡可能地優化本部門的職能和工作，齊心協力、團結合作，從自身出發，努力做到節約降低企業成本、提高效益，順利地渡過金融危機，并為未來生存和發展保存實力并蓄積力量。

［參考文獻］

［1］宮曉東：《企業檔案管理學》，高等教育出版社1999年版。

［2］國家檔案局：《開發利用科技檔案所創經濟效益計算方法的規定(試行)》，1994年8月17日發布。

［3］鄧紹興、陳智為：《檔案管理學》(修訂本)，中國人民大學出版社1996年。

［4］王傳宇：《科技檔案管理學》(修訂本)，中國人民大學出版社1998年版。