基于工作流的辦公自動化系統開發與實現

[摘要] 在分析傳統辦公模式不足的基礎上，提出建立功能強大的網絡辦公自動化系統，提高辦公效率和信息決策，是各單位進行信息化建設的必由之路。重點介紹了系統開發的工具和關鍵技術，闡述了系統結構、系統設計與實現。

[關鍵詞]OAB/SC/S工作流

一、引言

隨著信息時代和網絡技術的發展，無論是企業、高校還是政府機關，都需要處理大量的文案，安排復雜的工作流程，決策者需要依據各種信息做出重要的決定。而傳統辦公模式存在以下的弊端:員工工作計劃、日志缺乏管理，管理層很難根據工作實際情況合理安排工作任務。公司政策、通知都必須打印傳閱，文件下達速度慢、大量紙張被浪費。請假銷假、報銷不僅要填寫專用單據，而且審批程序復雜，報批效率低。辦公用品、圖書資料以及固定資產缺乏系統化管理，稍有不慎即可導致公共資產流失。因此擁有一套自動化的辦公系統，對辦公人員和企業決策者來說，工作效率上的提高是顯而易見的。依托網絡平臺，辦公自動化系統還可以實現不同地理位置、不同單位或部門之間的協同辦公。作為高效率、低消耗的辦公自動化(OA)系統必將成為各企事業單位現代化建設的必然選擇。

二、系統的開發工具及關鍵技術

1.開發工具

網絡辦公自動化系統開發采用B/S和C/S混合模式，利用局域網、Internet技術來實現開發，在開發工具中選擇使用對系統要求不高且易于開發的ASP(Active Server Pages)作為開發語言，使用 VBScript 、JavaScript腳本，以當前最流行的功能強大并且安全性較高、易于操作和維護的SQL2000作數據庫。

2.系統開發關鍵技術

(1)安全技術:一個系統的安全性主要取決于三個方面:一是數據庫的安全管理，這個由數據庫系統保障;另一個是應用安全管理，采用用戶和用戶組相組合作為管理單元，進行權限管理。根據不同的級別設置不同的權限，該項工作由專門的系統管理員完成，沒有授權的人員不能隨意對數據進行拷貝，更不能進行刪除和修改操作;再一個是文件傳輸的安全問題，在技術上使用較為先進的ActiveX控件，來構筑包括從與用戶交互和適應COM的事務處理監視器到Web服務器，全部實現自動化。

(2)數據訪問技術:Microsoft對應用程序訪問各種各樣的數據源所使用的方法采用OLEDB，OLEDB介于ODBC層和應用程序之間。在用戶的ASP頁面中，ActiveX Data Objects (ADO) 是介于OLEDB之上的“應用程序”，如圖1所示，顯示了OLEDB、ADO與應用程序和數據存儲的相互關系。OLEDB是一套組件對象模型(COM)接口，但它是相當復雜的，可以利用ADO來實現應用程序和OLEDB的連接。

(3)B/S結構模式:只安裝維護一個服務器(Server)，而客戶端采用瀏覽器(Browse)運行軟件如IE，服務器端采用SQL2000數據庫系統和ASP組件來構成網絡自動化管理系統的應用服務系統，如圖2所示。客戶端采用瀏覽器來完成網絡辦公的全過程，同時可進行遠程系統維護和管理。

(4)C/S結構模式:在C/S結構下，應用系統被一分為二，前臺客戶機完成用戶的交互任務，后臺服務器負責數據管理，減少了網絡傳輸量，降低了對數據控制管理的難度，提高了整個系統的吞吐量和響應速度。

(5)工作流技術:工作流是一類能完全或部分自動執行的經營過程，根據一系列過程規則、文檔、信息或任務能在不同的執行者之間傳遞、執行。采用工作流管理器進行動態管理，并提供了若干工作流模板，用戶可根據具體業務進行修改，實現業務過程邏輯與信息支撐系統的分離。

三、系統設計與實現

1.系統設計目標

(1)信息集成。OA系統應將各部門的業務系統實現很好的集成，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整個企業辦公的效率和決策能力。

(2)實現分布式辦公。這就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。

(3)建立內部的通信平臺，使組織內部的通信和信息交流快捷通暢。

(4)建立信息發布的平臺。在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，使員工能夠了解企業的發展動態。

(5)實現工作流程的自動化。這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。

(6)實現文檔管理的自動化。實現各類文檔(包括各種文件、知識、信息) 電子化，按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。

2.工作流過程定義設計

以WFMC工作流管理系統參考模型為基礎，在設計辦公工作流系統時采用圖2所示的3層結構模型。將整個工作流系統劃分為3個邏輯層次，分別為用戶界面層、商業邏輯層和數據服務層。(1)用戶界面層實現用戶同工作流系統的交互，向用戶提供同工作流系統進行交互的工具。工作流過程定義工具和工作流客戶端構成了用戶界面層;(2)商業邏輯層用于為工作流系統的運行提供服務。包括過程定義格式轉化工具、工作項列表生成器、工作流流轉控制機、工作流實例監控工具和工作流系統互連接口;(3)數據服務層用于存儲工作流運行所使用數據。

3.系統結構設計

現在的網絡辦公自動化系統可以說百家爭鳴，各有所長，一般采用傳統的B/S結構系統。經過多年的應用，B/S體系結構也暴露出了許多不足地方，具體表現在以下幾個方面:(1)由于瀏覽器只是為了進行WEB瀏覽而設計的，當其應用于WEB應用系統時，許多功能不能實現或實現起來比較困難。(2)復雜的應用構造困難。雖然可以用ActiveX、Java等技術開發較為復雜的應用，但是相對于發展已非常成熟C/S的一系列應用工具來說，這些技術的開發復雜，并沒有完全成熟的技術供使用。(3)HTTP可靠性低有可能造成應用故障，特別是對于管理者來說，采用瀏覽器方式進行系統的維護是非常不安全與不方便的。(4)WEB服務器成為對數據庫的唯一的客戶端，所有對數據庫的連接都通過該服務器實現。WEB服務器同時要處理與客戶請求以及與數據庫的連接，當訪問量大時服務器端負載過重。(5)由于業務邏輯和數據訪問程序一般由Javascript、VBscript等嵌入式小程序實現，分散在各個頁面里，難以實現共享，給升級和維護也帶來了不便。同時由于源代碼的開放性，使得商業規則很容易暴露。為克服以上不足，在原有B/S體系結構基礎上，采用一種新的體系結構，如圖3所示。

在該體系結構中，一些需要用WEB處理的，滿足大多數訪問者請求的功能界面(如信息發布查詢界面)采用B/S結構。后臺只需少數人使用的功能應用(如數據庫管理維護界面)采用C/S結構。組件位于WEB應用程序中，客戶端發出HTTP請求到webserver。webserver將請求傳送給WEB應用程序。WEB應用程序將數據請求傳送給數據庫服務器，數據庫服務器將數據返回WEB應用程序。然后再由web server將數據傳送給客戶端。對于一些實現起來困難的功能或一些需要豐富的HTML頁面，通過在頁面中嵌入ActiveX控件來實現。

采用這種結構優點在于:(1)充分發揮了B/S與C/S體系結構的優勢，彌補了二者不足;(2)信息發布采用B/S結構，保持了瘦客戶端的優點;(3)數據庫端采用C/S結構，通過ODBC/JDBC連接;(4)對于原有基于C/S體系結構的應用，可以非常容易地升級到這種體系結構;(5)通過在瀏覽器中嵌入ActiveX控件可以實現在瀏覽器中不能實現或實現起來比較困難的功能;(6)將服務器端劃分為WEB服務器和WEB應用程序兩部分。WEB應用程序采用組件技術實現三層體系結中的商業邏輯部分，達到封裝源代碼，保護知識產權的目的。Internet應用程序采用組件技術。使得它的處理能力能夠隨著用戶數量、數據量所需性能的提高而增加。COM的無逢擴展集COM+，有著如內存數據庫、負載平衡等強大的功能。

4.系統模塊設計

(1)系統業務流程圖設計。通過對系統的需求分析，及詳細調查后作出系統業務流程圖，如圖4所示。

(2)系統功能結構圖設計。根據需求分析和性能分析及業務流圖，對系統各功能進行集中、分塊，按照結構化程序設計的要求得到如圖5所示的系統總體功能結構圖如下:

(3)系統數據庫設計

(4)系統數據流程圖設計，如圖6所示。

(5)數據項和數據結構設計

針對網絡辦公系統的需求，通過對辦公過程的內容和數據分析，設計如下所示的數據項和數據結構:

公告信息:包括的數據項有公告編號、公告主題、公布人、公布日期、公布內容等。

回復議題:包括的數據項有回復編號、回復議題編號、回復標題、回復人、回復時間、回復內容等。

文件信息:包括的數據項有文件編號、文件名、文件大小、上傳人、以及上傳的時間等。

用戶信息:包括的數據項有用戶編號、用戶名、密碼、權限、職務、所屬部門、性別、電子郵件地址、聯系電話、住址、上站次數等。

私人信件信息:包括的數據項有信件編號、信件主題、收件人、發信人、收信時間、信件內容、新舊等。

系統日志信息:包括的數據項有日志編號、使用者名稱、時間、所做的事件等。

議題討論信息:包括的數據項有議題編號、議題主題、提議人、提議時間、提議內容、閱讀次數、回復次數等。

(6)數據庫概念結構設計

根據上面的設計所規劃出的實體有:公告信息實體、議題信息實體、文件實體、用戶實體、私人信件實體、系統日志實體，設計出的系統E-R圖(如圖7)如下。

四、結束語

本系統在此設計思路下，最終編程實現，并在某部門試用后，得到一致好評，認為該系統的數據涉及到該部門辦公的各個方面，實現了各管理部門的無紙化辦公和信息系統資源的共享，查詢管理的便捷，通過數據集成和對各系統的數據進行統計分析，為領導作出決策提供了依據。

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